働き方改革や新型コロナ感染症対策のために導入する企業も増えた「テレワーク」。
少子高齢化に伴う労働人口現象の対策や生産性向上のためにもこれからもっと「テレワーク」という働き方が広がると予想されます。
そのため、テレワークにおいてのメリット・デメリットを正しく理解し、自社のデメリットを解消する方法を検討することが必要となります。
そこで今回の記事では、テレワークのメリット・デメリットを企業側と社員側に分けて解説し、デメリットを補うツールをご紹介させていただきます。
企業にとってのメリット
優秀な人材の確保
テレワークができることは、社員からすると魅力的な職場環境に思えます。
育児や介護を理由として、退職せざるを得なくなった社員を継続して雇用できたり、多様な働き方をしたい優秀な人材を確保することだってできます。
また、働く場所を選ばないことから海外人材を雇用することも可能となるため、今まで以上に幅広い人材を登用することができるようになります。
通勤費やオフィスコストの削減
テレワークを導入することで、社員の通勤がなくなるため、交通費を削減することができます。
また、出社する社員の減少に伴いオフィスを利用することで発生する空調・照明などの光熱費を減らしたり、使用するオフィスも小さくすることでオフィス賃料の削減などが望めます。
非常事態においても事業継続が可能に
社内においてテレワークのルールが定まっていると、自然災害などが発生した際も事業の継続ができるようになります。
特に、日本は災害大国でもあるため、非常事態に陥る可能性が高いです。
非常事態においても、テレワークによって事業継続と、災害からの早期復旧が可能なので、テレワーク環境の整備はとても重要です。
企業イメージ向上
現在、テレワークを導入している企業は2割と言われており、その中でテレワークを導入すれば、先進的な取り組みを行っている企業として注目を浴びるでしょう。
テレワークを実施することで企業イメージの向上にも貢献することができます。
業務改善
テレワークをするには、ICT(情報通信技術)を活用し、デジタル化を進めないといけません。
もし、紙ベースでアナログに業務を行っていたらテレワークをする際に対応することができないためです。
テレワークの際にもスムーズに業務を行えるように、オフィス業務もデジタル化することで業務効率化を図ることができます。
企業にとってのデメリット
セキュリティを強化しないといけない
社外でパソコンを使って仕事をするときに注意しなければならないのがセキュリティの問題です。
外部で仕事をすると端末の紛失や、画面の覗き見によって情報漏洩に繋がることが考えられますし、公共のWi-Fiに繋ぐとウイルス感染の危険性も高まります。
ポケットWi-Fiを支給したり、セキュリティ対策に関して社内ルールを作る必要があります。
労働時間の管理が難しい
社員がオフィスにいないので、実際にどれくらいの時間働いたかの把握が難しくなります。
労働時間の管理が煩雑になると長時間労働に繋がる可能性もあります。
テレワークの際の勤怠管理は、パソコンの作業時間でやるのか、勤怠管理システムを導入するのか等、検討する必要があります。
コミュニケーションが取りにくい
テレワークすると、どうしてもチーム内のコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。
メンバーがそれぞれ違う場所で働いているため、部下は上司に対して質問があれば気軽に聞きにくくなり、上司は部下の仕事ぶりを実際に目にすることが難しくなるため、マネジメントしにくくなってしまいます。
スムーズなコミュニケーションを実現するために、ビジネス用のコミュニケーションツールを導入するのも1つの手です。
社員にとってのメリット
生産性向上
テレワークをする大きなメリットの1つに、仕事に集中し生産性を向上させることができることが挙げられます。
自宅で勤務する場合には、オフィスではあった雑音や電話といった集中力を邪魔するものがなくなる上、自分が働きやすい環境を作ることができます。
必要な時だけ連絡するようになるので、ついつい話してしまいがちな無駄話もなくなり、効率的に仕事ができるようになります。
自分で仕事を進める力がつく
テレワークをする際は、各社員が時間管理やタスク管理を自分でしないと成功しません。
よって、自分で仕事を進める力がつき、優秀な社員が育つようになります。
育児や介護との両立が可能に
今まで、妊娠や育児、介護などでオフィスに向かうのが難しくなり、仕事を辞めざるを得なかった人もテレワークを導入することで、自宅でも仕事ができるようになるので、両立が可能になります。
ストレス削減
出社の必要がなくなり、通勤時の満員電車の疲労やストレスから解放されます。
効率よく仕事ができるようなり、プライベートの時間を確保して家族と触れ合ったり、趣味の時間にすることも可能となり、健康的な状態で働けるようになります。
社員にとってのデメリット
自分で仕事管理しないといけない
テレワークでは時間管理やタスク管理などが、全て自己責任となります。
自宅にいて集中できず、作業を終わらせることができなければ、長時間労働にもつながってしまいます。
そのため、集中できる環境を作り、自ら責任を持って仕事管理をすることでテレワークをする上で大切なことになります。
IT端末がないと仕事できない
テレワークは、オフィス以外で働くことになるので、ICT（情報通信技術）を活用してパソコンやタブレット端末を活用して働くことになります。
普段からパソコンを利用する職種はテレワークが可能ですが、接客業や製造業に関わる方々はテレワークができません。
社内でテレワークができる人とできない人で格差が生まれ、不満が出ててくる可能性があります。
運動不足になりやすい
通勤などの外出の機会が減るため、運動不足になる可能性があります。
一日中自宅にこもると、部屋の空気も悪くなり健康に良い、とは言えません。
仕事以外の時間で散歩をしたり、家の中で運動をしたりと体を動かすように意識しましょう。
テレワークのデメリットを解消するツール
テレワークによるデメリットを企業側の面と社員側の面から、ご紹介させていただきました。
例えば、チームメンバーが一同に介していないと、対面でのコミュニケーションができず、情報共有が疎かになりがちですが、情報共有ツールを導入すれば改善が見込めます。
このように、自社が感じるデメリットに対し、デメリットを補うツールを導入しテレワークの円滑な運営を目指しましょう。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
Chatwork
Chatworkは、ビジネス用のコミュニケーションツールです。
チャット機能以外にも、タスク管理やファイル管理ができる機能があり、潤滑なコミュニケーションが可能になります。
＜Chatworkのポイント＞
- 既読がつかない・グループ参加以前のやりとりを見れるチャット機能
ビジネス用のチャットとして、メッセージを見ても既読がつかなかったり、グループ参加以前のチャットを確認できるのが特徴です。
- タスク管理も可能
チャットに結びついたタスク管理ができたり、チームメンバーのタスクを一覧で確認することもできます。
＜Chatworkを使う上で気をつけたい点＞
- フリープランでは使い勝手が悪い
フリープランだと、ユーザーの追加や削除ができず、広告も表示されるので使い勝手が悪く、有料プランの方が利便性が高いです。
- タスクのリマインド機能がない
タスクの登録はできますが、期限が近くなったタスクのリマインドはできないため、自分で期限を意識する必要がありそうです。
Zoom
Zoomはどんな端末からでもWeb会議ができるツールです。
会議に招待される側は会員登録を必要とせず、発行されたURLで参加できるお手軽さが特徴です。
＜Zoomのポイント＞
- 簡単に参加できる
会議を開催する側は会員登録をする必要がありますが、招待される側は開催者が発行したURLをクリックするだけで参加できます。
- 大人数にも対応できる
無料版でも100人までWeb会議に参加できるので、研修等にも活用することができます。
＜Zoomを使う上で気をつけたい点＞
- 無料版だと3人以上は40分までしか利用できない
無料版では、1対1の利用では制限はありませんが、3人以上の利用だと40分までという時間制限があります。
- メッセージ機能がない
Zoomは会議中はチャット機能を使うことができますが、会議以外だと利用することができるので、会議の調整などは他ツールを使う必要があります。
ジョブカン
ジョブカンは、クラウド上で出勤や休暇申請等に関する勤怠管理ができるツールです。
1人200円から利用できるとてもコスパの良い勤怠管理ツールです。
1人200円から利用できるとてもコスパの良い勤怠管理ツールです。
＜ジョブカン名のポイント＞
- 必要な機能を選んで契約できる
出勤管理やシフト管理、スマホ操作、休暇申請管理など、様々な機能から必要な機能を選んで契約することができます。
- 選べる打刻方法
ICカード、スマホ、LINE、指静脈など多彩な方法で打刻することができるので、自社にあった打刻方法を選ぶことができます。
＜ジョブカンを使う上で気をつけたい点＞
- 月額最低利用料金がある
1人あたり月額200円からとお手頃に導入することができますが、月額最低利用料金は2,000円からとなるので注意が必要です。
- 打刻の機器は別途料金がかかる
勤務時間の打刻に、指静脈打刻や打刻専用のICカードを発行するためには別途料金が発生します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
テレワークに伴うメリット・デメリットを企業側と社員側に分けてご紹介させていただきました。
一概にメリットだけがあるわけでもないので、デメリットをいかに補うかが重要になってきます。
紹介したツールをテレワークのデメリットを解消するツールとして導入をしていただければ幸せです。
