昨今の感染症対策の一環としてテレワークが注目され始め、実際に導入に踏み切る企業も増えています。
 
しかし、テレワークは簡単に始められるものではないので「社員の感染症対策のため」という理由だけではなかなか導入はできません。また、テレワークを導入した際に生じるデメリットも把握しておかなければ、業務に支障をきたす恐れがあるのです。
 
そのため、テレワークの実施を検討する企業のなかには「結局、テレワークで得られるメリットも、対策すべきデメリットも分からない」悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、テレワークが企業や社員に与えるメリット・デメリットをご紹介します。
 
  • テレワーク導入を推進したいがなかなか稟議が通らない
  • テレワーク導入後の問題を未然に防げる対策を知りたい
  • テレワークのメリットを最大化して、デメリットをカバーする方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テレワークを導入した際に注意すべき点とその対策が分かり、自社で展開するイメージが持てます。


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テレワークが自社に与えるメリットとは

昨今のテレワークの普及は感染症対策の一環としての意味合いが強いですが、ほかにも以下のようなメリットがあります。

企業が得られる5つのメリット

(1)大幅なコスト削減が見込める

テレワークを実施する企業では大幅なコスト削減が見込めます。具体的な項目は以下の通りです。
 
  • 固定費用
  • オフィスの賃料や設備費、光熱費などの固定費用が削減されます。
  • 移動費用
  • 通退勤に伴う交通費などの移動費用が削減されます。
  • そのほか雑費
  • 社内情報のデジタル化によって印刷費用などの雑費が削減されます。
テレワークを実施するために購入すべき機材等はありますが、長期的な視点で考えるとテレーワークは大幅なコスト削減に貢献します。

(2)デジタル化で業務が改善される

テレワークを推進すると社内業務がデジタル化され、結果的に業務が改善されます。
 
従来の紙書類では目的の情報を確認するために、分厚いファイルから探し出す必要がありました。一方で、テレワークでも仕事ができるようにデジタル化された書類は時間や場所を問わずにアクセス可能で、検索すればすぐに見つけられるので効率的です。
 
つまり、テレワークにより無駄な作業が一気に減った結果、仕事に時間と労力をより利益につながる業務に費やせるようになるのです。

(3)優秀な人材を確保できる

テレワークの実施は優秀な人材の確保にもつながります。テレワークで優秀な人材を確保できるのには以下の2つの理由があります。
 
  • 諸事情で働けなかった優秀な人材を「外から確保できる」
  • これまで育児や介護などの家庭の事情や、地方に居住しているためにオフィスへ出社できなかった優秀な人材を採用することが可能です。
  • すでに自社で働く優秀な社員を「外に逃さない」
  • 柔軟な働き方が選択できれば転職を考える社員を定着させ、職場復帰しようとする社員も受け入れられます。
以上のように、テレワークの実施は優秀な人材を自社に集め、さらに定着させられる制度なのです。

(4)緊急時でも事業継続ができる

緊急時でも自社の事業を止めることなく継続できるのもテレワークのメリットです。
 
自然災害などの予期せぬ状況が発生した際でも「出社する選択肢しかない企業」では、さまざまな業務が滞ってしまい重大な損失につながりかねません
 
一方で、テレワーク形態を一部でも導入している企業では大きな混乱やトラブルもなく、テレワークでも通常通り業務を進められるのです。

(5)企業イメージが向上する

テレワークを実施する企業は「社員の働きやすさを重視している」として、社会的なイメージ向上が期待できます。
 
現在では、多様な働き方を求める人が年々増えているため、優秀な人材を集めるためにも具体的な制度を整える必要があるのです。そのため、企業イメージにも直結するテレワークをいち早く導入することが、競合他社と差別化するうえで重要になってきます。

社員が得られる5つのメリット

(1)移動の負担がなくなる

自社でテレワークが導入されれば、社員は職場へ移動する負担がなくなります。
 
とくに、都心近くにオフィスがある企業では往復で何時間も満員電車に乗らなければならず、社員は毎日ストレスを抱えながら仕事をしています。一方で、テレワークであれば満員電車で移動する手間や時間がなくなるので、空いた時間を別のことに費やせるのです。
 
以上のように、テレワークの導入で移動の負担がなくなるだけで社員にとっては大きなメリットになります。

(2)育児や介護と両立ができる

仕事を育児や介護と両立できるのもテレワークのメリットです。
 
オフィスに出社する必要がある勤務形態では、育児や介護は施設などに頼るほか方法がありません。しかし、テレワークでは在宅で仕事ができるので、社員一人ひとりのライフスタイルに合った選択肢が増えるのです。
 
家庭の事情によって仕事ができない優秀な人材が多いことからも、企業は積極的にテレワークを推進する必要に迫られています。

(3)働きやすい環境で仕事ができる

次に、テレワークでは社員が働きやすい環境で自由に働けるのがメリットです。
 
たとえば、在宅勤務であればほかの社員の会話や電話の音などで集中力が途切れることはありません。また、気分を変えてカフェやコワーキングスペースで仕事もできます。
 
以上のように、オフィスでは全社員が用意された空間で仕事をしなければなりませんが、テレワークであれば社員自身が働きやすいと感じる環境を設定できるのです。

(4)仕事以外のことにも挑戦できる

テレワークでは通勤時間がなくなるので、空いた時間を別のことに費やせます。
 
新たなスキルや知見を得るために時間を充てれば、ビジネスマンとしてのスキルアップも可能です。また、これまで忙しさを理由に挑戦しなかったことにも向き合う時間が生まれるので、企業としても社員のやる気の向上が期待できるのです。

(5)ワーク・ライフ・バランスが実現できる

最終的に、ワーク・ワイフ・バランスの実現につながるのが最大のメリットです。
 
ワーク・ライフ・バランスとは単純に仕事の時間を少なくして、プライベートを充実させることではありません。テレワークなどで無駄な業務を効率化して「仕事とプライベートの両方を充実させること」が重要です。
 
テレワークでこれまでの業務の無駄が改善されれば、社員自身が持つ能力を活かせる仕事に注力できるうえに、プライベートの時間を存分に楽しむことも叶うのです。
 
関連記事: テレワークのやり方とは?導入手順やメリットもあわせて解説!
 
関連記事: 【簡単解説】テレワークとは?導入に必要な3つのポイントをご紹介


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テレワークが自社に与えるデメリットとは

「テレワーク導入にはメリットしかない」と言われる一方で、注意すべきデメリットもあります。自社でテレワークを導入する前に解決策と一緒に理解しておきましょう。

【対策あり】企業が対応すべき3つのデメリット

(1)部下のマネジメントが難しくなる

テレワークでは部下のマネジメントが難しいというデメリットがあります。
 
テレワークはオフィスでの仕事とは異なり気軽にコンタクトがとれないので、「部下が何をしていて、どこまで進んでいるのか」が分かりません。そのため、上司はマネジメントの立場として適切な判断を下せないという困難な状況に陥ります。
 
具体的な対策としては、「ITツール」の導入が挙げられます。テレワークでも勤務状況を把握できる勤怠管理ツールや、仕事の進捗を把握するプロジェクト管理ツールなど多種多様なので、自社で必要な機能を見極めて導入を進めましょう。

(2)セキュリティ対策が必要になる

次に、テレワークは職場以外の場所で仕事をするので、厳重なセキュリティ体制が必要不可欠です。
 
昨今では顧客情報の流出などが問題視されており、このような事件が発生した場合、企業の信用が失墜しかねません。そのため、情報漏洩のリスクには厳しく対応する必要があります。
 
具体的な対策は、「紙資料の持ち出しを禁止すること」と「国際セキュリティ基準を満たすITツールを導入すること」の2点です。紙資料の持ち出しは紛失の可能性が高く、デジタル情報でもITツールのセキュリティが脆弱では不正アクセスを防げないからです。

(3)円滑な情報共有が困難になる

最後に、テレワークを実施すると円滑な情報共有が困難になります。
 
ビジネスにおいて重要な「情報共有」が困難なのは致命的です。とくに、チームでプロジェクトを進めている状況で情報共有がされないと、「誰が何をしているのか分からない」「トラブルに気が付かない」「納期に間に合わない」などの問題が起こります
 
そのため、「テレワークでも簡単に情報共有できるITツール」を採用しましょう。チャットツールやストレージツールで情報共有を試みる企業もありますが、チャットツールは情報が流れてしまい、ストレージツールはファイル管理が面倒で誰もアクセスしません。
 
たとえば、ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルな「Stock」のように社内で共有された情報が蓄積されて、すぐにアクセスできるのでストレスがないITツールが最適です。

【対策あり】社員が抱える3つのデメリット

(1)自己管理能力が必要になる

テレワークを実施する場合、社員には自己管理能力が求められます。
 
テレワークではほかの社員の目がないのでサボることもできますが、仕事の成果が伴わないので上司からの評価に関わります。逆に、テレワークで仕事とプライベートの境が分からなくなり、心身の健康を損ねてしまうケースもあります
 
具体的な対策としては、「定期的に業務進捗を上司に報告すること」「タスク(やるべきこと)を管理できるITツールを活用する」の2つがあります。上司への定期的な進捗報告を義務にすれば適度な緊張感で仕事ができ、上司は部下の過重労働も把握可能です。
 
また、タスク管理ができるITツールを活用すれば「やるべき仕事」が可視化されるだけでなく、「やらなくて良い仕事」が分かるので無駄が削減されるのです。

(2)コミュニケーションが少なくなる

テレワークでは社員同士のコミュニケーションが少なくなるのもデメリットです。
 
とくに、これまでオフィスで仕事をしていた企業でテレワークを実施すると、「少し案件について聞きたいことがあっても聞きづらい」と感じる社員が多くいます。そのため、顔を合わせていなくても気軽にコミュニケーションがとれる手段が必要です。
 
具体的な対策としては、「メッセージ機能がある情報共有ツール」を活用する方法があります。
 
社員同士でコミュニケーションをとるためのメッセージ機能が搭載された情報共有ツールであれば、顧客情報や案件情報に紐づいたメッセージができるので情報が分散しません。
 
一方、テキストでやりとりができる代表的なツールに「チャットツール」があります。ただし、チャットツールでやりとりされたメッセージは流れてしまい、あとから振り返るのは難しいので注意しましょう。

(3)ITツールを使いこなす必要がある

ITツールが使いこなせない社員は、テレワークが難しいのが最大のデメリットです。
 
テレワークでアクセスする社内情報はすべてデジタル化されており、オフィス業務と遜色なく仕事を進めるためにはITツールを使いこなす必要があるのです。そのため、ITに詳しくない社員はテレワークを始めるためにITツールの使い方を学ぶ必要があります。
 
しかし、通常業務をこなしながらITへの苦手意識を払拭するのは困難です。そのため、 導入した即日から誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなITツールをテレワークで活用しましょう。
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!


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テレワークのデメリットを解消する情報共有ツール

以下では、テレワークのデメリットを解消する情報共有ツールをご紹介します。テレワークが企業と社員個人に与えるデメリットのなかでも、早急に対処すべきものは以下の3つです。
 
  1. セキュリティ対策が必要になる
  2. オフィス以外の環境で仕事をするので、情報が漏えいする危険が高いです。
  3. 円滑な情報共有が困難になる
  4. 情報共有が難しいので、業務の進捗や質に大きな影響があります。
  5. ITツールを使いこなす必要がある
  6. ITツールの利用が前提になるので、使いこなせなければ仕事ができません。
そのため、これからテレワークを導入する企業では「高いセキュリティ基準を満たし、誰でも簡単に情報共有ができるITツール」を活用することが求められるのです。
 
たとえば、テレワークの情報共有に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」は、すべての通信を暗号化して社内情報を保護し、ITに詳しくない人でも情報共有が簡単にできるITツールなのでテレワークに最適と言えます。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、「ノート」に蓄積される社内情報はリアルタイムで任意のメンバーへ共有されるので、面倒な操作が一切必要ありません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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テレワークのメリット・デメリットまとめ

これまでテレワークが企業や社員に与えるメリット・デメリットをご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • テレワークにはコスト削減や人材確保などのメリットがある
  • 逆に、情報共有不足やコミュニケーション低下のデメリットもある
  • 結論、誰でも簡単に使いこなせるITツールで解決すべき
以上のように、テレワークのメリットを最大限享受し、さらにデメリットをカバーするためには「誰でも簡単に使えるITツール」が必要不可欠です。
 
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