PCで業務を進める企業が多いなか、スマホで業務を進める企業も増加傾向にあります。業務用のスマホは社内外でメールやスマホを用いたやりとりがメインとなりますが、実はアプリを使って業務効率化の実現も可能です。
 
このように業務効率化に貢献するスマホアプリを入れておくと、移動中などオフィス以外の場所でも仕事がしやすくなり、柔軟な対応ができるようになります。また、スマホとPC両方で使えるアプリを導入すると、クラウド上で同期ができるので、離れていても共同作業が可能です。
 
効率的に時間を使えると、普段の働き方、業務にかける時間の使い方も変わり、無駄や残業の削減ができるのでコスト削減にも繋がります。一方で、セキュリティの観点から自社でインストールするには不安な企業の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務効率化に貢献し、セキュリティも安全なオススメのビジネスアプリの種類やおすすめを中心にご紹介します。
 
  • 社用携帯がスマホに変わったので、より便利な使い方をしたい
  • ビジネスアプリにはどのような種類があるのかを把握してから自社にマッチしたアプリを導入したい
  • スマホとPCの両方で使える、かつ業務の役立つアプリを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、ビジネスに必要なアプリの種類がわかり、自社にはどのアプリがマッチしているのかを判断できます。


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目次

ビジネスアプリにはどんな種類がある?

ビジネスに役立つスマホアプリにはさまざまなものがあります。業界問わず使えるものはもちろん、特定の業界によく使われる種類もあります。以下では業界や企業規模を問わず、よく使われるアプリの種類についてご紹介します。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、メールよりもさらに簡単に、気軽にコミュニケーションが取れるツールです。チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送らなくても良く、CcやBccなどの設定も不要なことから、送り間違いを防止できます。
 
チャットツールや社内SNSなどが代表的なアプリです。多くの企業で活用されており、SNSのような操作性で使いやすいものが多くリリースされています。
 
メールは一度送った内容を修正できませんが、チャットツールであれば送信した内容の編集や削除も可能です。

オンラインファイルストレージ

主にファイルやフォルダの保管庫として活用されるツールです。
 
社内のファイルを自社のサーバーやHDDに保管してしまうと、容量を圧迫して操作が遅くなってしまったり、必要なファイルがどこにあるのかわからなくなってしまったりするという問題が発生します。
 
しかし、オンラインファイルストレージを使うと、インターネットに接続していれば時間や場所を問わず、ファイルにアクセスできます。また、大容量のファイルでもストレスなく管理ができます。
 
フォルダごとにファイルを分類しておけば、必要なファイルにさらにアクセスしやすくなるなどの工夫をすると、業務スピードの向上が見込めます。

タスク・プロジェクト・スケジュール管理

タスク・プロジェクト・スケジュール管理アプリは、自社の案件を適切に、正しく管理ができます。
 
通常、抱えているタスクが少なければ、メモ書きやカレンダーへ直接記載することもできます。しかし、案件が増えるなかでメモでの管理をし続けると、各プロジェクトの進捗や状況がわかりづらくなってしまい、作業漏れなどトラブルの原因となってしまうでしょう。
 
一方、日々発生するタスクをアプリで効率よく管理すれば、プロジェクトの進捗が円滑になります。また、個人のタスクだけでなく全員のタスクを共有しておけば、それぞれのタスクを確認でき、チームとして協力しながら進めることも可能です。

名刺管理

名刺管理アプリは、主に営業メンバーに重宝されるツールです。
 
名刺交換してそのままになりがちな名刺をアプリで管理すれば、連絡先などの情報をすぐに取り出せます。
 
名刺の内容を元に、営業をかけることはもちろん、既存顧客として育成するための情報に使うこともできます。

経費精算

毎月の経費精算もアプリを使えば、時間をかけずに集計・精算ができます。
 
交通費などをはじめとした領収証などの金額を記録していけば自動的に集計されていくため、管理する側も余計な業務が発生することはありません。
 
経費精算の際にも、あらかじめ決まったフォーマットで申請できるので、一から申請書をつくるといった手間も省くことができます。

営業支援システム

SFA(Sales Force Automation)と呼ばれ、商談や顧客情報などの営業情報の管理を行うシステムです。特に、営業部署の人数が多く、各社員ごとに管理方法が属人化してしまっている場合や、数字の動きを部署内で一元管理したいときに有効です。
 
ほかにも、SFAは直感的に入力できる見た目で設計されているものが多く、営業の社員が事務的な作業に時間を取られなくなります。そのため、営業活動に専念できるのもメリットとして挙げられます。
 
また、スマホからアクセス可能なものを使えば、時間や場所を問わず情報確認・更新も簡単になります。


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ビジネスアプリを使うメリット

スマホにビジネスアプリを導入し、社内で効果的に運用できるようになると業務効率化に大きく貢献し、さまざまなメリットが得られます。ここでは、具体的にどんなメリットがあるのかを解説していきます。

外出先からでも情報の閲覧ができる

アプリを導入すると、スマホで外出先からでも情報が閲覧できるようになるため、場所を問わず情報にアクセスできるようになります。
 
また、移動中に情報の共有などもできるため、時間を効率的に使えます。つまり、必ずしも社内から情報にアクセスする必要が無くなります。
 
場所にとらわれず仕事ができるようになるので、今日多くの企業で普及しているテレワークによって大きなメリットであると言えます。

社内の情報共有の活性化に繋がる

コミュニケーションアプリなどを使うことで、社内のやり取りの頻度が多くなります。そのため、社内の情報共有が円滑となり、活性化に繋がります。
 
また、チャット機能を使えば、リアルタイムコミュニケーションが可能になり、場所が離れていてもスムーズなやり取りができます。緊急性の高い連絡や急な連絡などにも対応しやすくなります。

定型業務を自動化できる

毎月行うような請求書の発送をはじめとして定型業務はアプリの導入によって自動化が可能です。そのため、空いた時間を別の業務に使うことができます。
 
他にも、データの入力や集計など、今まで手作業でしていた業務に関して、アプリを使うことで自動化が可能になります。
 
社員それぞれが本来やるべき仕事に集中できるようになり、業務スピードの向上に繋がります。
 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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働き方が変わるオススメのビジネスアプリ13選

以下では、働き方が効率的になるおすすめのビジネスアプリ13選をご紹介します。
 
ビジネスアプリにはさまざまな種類があるので、自社内で「導入目的」にマッチしたアプリを選定する必要があります。さらに、アプリは導入後に運用されてはじめて効果を発揮するので、社員全員がストレスな使えるかどうかの判断も必要です。
 
アプリの中には多機能で複雑なものもありますが、「いつかこの機能を使うから」という理由だけで選定してしまうと社内に浸透せず一部の人しか使わない、もしくは使われなくなってしまう可能性もあります。
 
そのため、アプリの機能は「過不足のないもの」を選ぶ必要があります。
 
たとえば、導入したその日から業務効率化が実現できる情報共有ツールのStockのようなアプリを選定すると、ストレスなく運用ができます。そして、シンプルなアプリなので、運用後のスピードはもちろん、社内稟議までのスピードも向上します。
 
Stockは実際に非IT企業を含む導入実績が70,000社を誇る、今注目の情報共有ツールです。

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

「Slack」|次世代のビジネスコミュニケーションツール

Slackのトップページ

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
カスタマイズ性が高く、他サービスとの連携も充実しています。そのため、エンジニア向けのチャットツールとしても使用できます。

■Slackの主な機能

Slackのチャート画面

チャット機能ではテキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろん、絵文字機能などがあります。

■Slackの費用

Slackの料金プランページ
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数などに制限があります(無料プランでは10,000件まで)。
制限をなくしたり、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プラン(850円/月(1人)〜)にする必要になります。
 


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「Dropbox」|個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービス

Dropboxのトップページ

Dropboxは、全てのファイルをクラウド上に保管できる、オンラインストレージサービスです。
プライベートの写真を保管したり、業務に必要なファイルなどを一箇所に保管できます。
また、クラウド上に保管しているため、端末に左右されることなく、いつでもどこでもアクセスできます。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理では、共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有できます。

Dropboxのファイル管理画面

■Dropboxの費用

Dropboxの料金プランページ https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

無料で利用できますが容量2GBまでの制限があるので、有料プラン(1,200円/月(1人)〜)の契約にすると容量の増加ができます。
 


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「Eight」|無料で使える名刺管理アプリ

Eightのトップページ

Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。
名刺交換した名刺をスキャンするだけで、クラウド上に情報を残すことができます。そのため、従来のようにファイリングする手間もなく、必要な時に、必要な名刺情報をすぐに取り出すことができます。

■Eightの主な機能

Eightの名刺管理画面

名刺管理機能で登録された名刺は一覧で確認できるので、すぐに必要な名刺の情報アクセスできます。アナログな名刺ファイルで管理するより、効率的に管理ができます。

■Eightの費用

完全無料で基本機能を利用できます。
有料プラン(400円/月)にすると、名刺データをダウンロードして管理できます。
 


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「Inbox by Gmail」|膨大なメールを素早く処理するためのメールアプリ

Inbox by Gmailのトップページ

Inbox by Gmailは、Gmailの開発チームが提供しているアプリです。
通常のGmailアプリは時系列にメールがリスト化されていますが、Inbox by GmailはToDoリストのように新着メールから、対応済みのメールなど、カテゴリーごとに分類してくれることが特徴です。

■Inbox by Gmailの主な機能

Inbox by Gmailの起動画面

■Inbox by Gmailの費用

完全無料で利用することができます。
 


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「RUNDA」|話題の記事がすぐに見つかる検索エンジン

RUNDAのトップページ

RUNDAは、国内のweb記事を対象として、話題の記事が1秒で見つかる検索エンジンです。
SNSでの反響が大きいニュースをすぐに検索できます。また、LINEからも話題のニュースを受け取れます。

■RUNDAの主な機能

SNSで反響の大きかったニュースを中心に、話題になったニュースをすぐに確認できます。

RUNDAの起動画面

■RUNDAの費用

RUNDAの料金プランページ
https://runda.jp/concept/

無料でも利用できますが、検索条件(直近1ヶ月の記事まで)や検索結果表示件数(30件まで)の制限があります。有料プラン(48,000円/月〜)にすることで、制限がなくなる他、オプションで検索結果のダウンロードなどができるようになります。
 


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「Pocket」|オンラインブックマークサービス

Pocketのトップページ

Pocketは、気になったオンライン上の記事や動画、画像などをブックマークできるサービスです。
保存したいページのURLをコピーしてPocketに登録するだけで、自分の「あとで読む」リストが完成します。
また、一度インターネットに接続した状態でブックマークしておけば、インターネットに接続していなくてもブックマークしたものを読めるので非常に便利です。

■Pocketの主な機能

Pocketの起動画面

ブックマーク機能ではワンクリックで保存ができ、一度保存してしまえば、オフラインでも内容を見られるう
え、異なる複数のデバイスから保存したものを見ることもできます。

■Pocketの費用

Pocketの料金プランページ
https://getpocket.com/premium

Pocketは無料で使うことができますが、プレミアム会員(月額500円)になると、広告が非表示になったり、検索機能、タグ機能などが使えたりします。
 


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「Evernote」|多機能なノート型ツール

Evernoteのトップページ

Evernoteは、多機能なノート型情報蓄積ツールです。
個人のアイデアを蓄積し、チームのメンバーに共有するという運用が役に立ちます。

■Evernoteの主な機能

ノート機能ではテキスト形式での入力だけで、音声入力や手書きにも対応しています。もちろん、画像やOffice文書などあらゆる形式のファイルを貼り付けることができます。

Evernoteのノート画面
Evernoteで手書きメモを取る

■Evernoteの費用

Evernoteの料金プランページ
https://evernote.com/intl/jp/get-started

無料でも利用できます。
有料プラン(5,200円/年(1人)〜)にすることで、データ容量を増やしたり、同期端末制限を無制限にできます。
 


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「Microsoft Excel」|外出先でもExcelが使えるアプリ

Microsoft Excelのトップページ

Excelは、Microsftが提供する表計算ソフトです。
スマホアプリをインストールしておくと、外出先からでもデータの変更などが行え、効率的に作業を進めることができるようになります。

■Microsoft Excelの主な機能

PCでの操作と同じようにデータの入力・編集などがスマホからでも自由にできるようになります。

Microsoft Excelの入力画面

■Microsoft Excelの費用

アプリは無料で利用することができますが、アプリ内課金があります(¥115~¥1,274)。
 


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「netprint」|セブンイレブンでコピーが簡単にできるアプリ

netprintのトップページ

netprintは、スマホやPCの書類などをセブンイレブンのコピー機でプリントできます。外出先での急な印刷が必要な場合などに便利なアプリになります。

■netprintの主な機能

プリント機能では端末内のファイルだけでなく、DropboxやGoogleドライブ内のファイルもプリントできます。

netprintのプリント画面

■netprintの費用

完全無料で利用することができます。
 


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「Dr.経費精算」|クラウド経費精算システム

Dr.経費精算のトップページ

Dr.経費精算は、スマホで撮るだけで経費精算ができる、クラウド経費精算システムです。毎月の経費精算の入力にかかる手間や時間を大幅に削減できます。
「Dr.経費精算」https://www.keihi.com/

■Dr.経費精算の主な機能

経費精算が主な機能であり、スキャンした領収書などは手作業で入力されるため、正確なデータとして取り込まれます。

Dr.経費精算の領収書スキャン風景

■Dr.経費精算の費用

Dr.経費精算の料金プランページ
https://www.keihi.com/#comparison

15日間の無料トライアル期間がありますが、基本的には有料プラン(29,400円/月(30人)〜)で利用することになります。無料トライアル期間でも有料プランと同じ機能を利用できます。
 


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「CamScanner」|人気No.1のスキャナーアプリ

CamScannerのトップページ

CamScannerは、高性能なスキャナアプリです。
スマホのカメラで撮影した文書などを、綺麗に画像化(PDF化)できます。

■CamScannerの主な機能

カメラで撮るだけで、自動で加工し、文書をスキャンしてくれます。

CamScannerのスキャニング画面

■CamScannerの費用

1Passwordのトップページ

無料で利用することができますが、有料プラン($4.99/月(1人)〜)にすることで、容量の増加やエクスポート機能を利用できます。
 


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「1Password」|パスワード管理アプリ

1Passwordのトップページ

1Passwordは、パスワード管理ソフトです。
同じパスワードを使い回すのはセキュリティ上危険ですが、さまざまなパスワードを管理していると混乱してしまう可能性があります。
1Passwordを使えば、パスワードを一括管理できるので、そのような心配はありません。
「1Password」https://1password.com/

■1Passwordの主な機能

パスワード管理機能では、利用するサービスを登録しておけば、自動ログインできる機能もあります。

■1Passwordの費用

1Passwordの料金プランページ

スマホアプリの場合、無料で利用できます。
PC版の場合は、30日間の無料トライアルがついていますが、それ以降は有料プラン($2.99/月(1人)〜)で利用する必要があります。
 
上位プランでは家族・チーム・ビジネスなど、複数人で利用する際に最適なものとなっています。
 


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関連記事: 無料で使える業務効率化ツールおすすめ13選【シーン別】


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ビジネスアプリの種類・おすすめのまとめ

ここまでビジネスアプリの種類やメリット、おすすめアプリをご紹介してきました。
 
さまざまなジャンルでのビジネスアプリに共通している事項として「アナログでの管理を効率化する」点が挙げられます。よくあるケースでは、紙やファイルなどを用いた書類の管理や、情報共有はメモ書きとなっている場合は情報共有に関するトラブルが発展しやすくなる例があります。
 
なお、このような情報共有に関するトラブルに対しては、情報共有アプリを導入すると解決できるケースがほとんどです。営業管理システムなどと比較すると安価でアプリが導入できるうえ、大きな効率化が見込める、費用対効果の高いアプリと言えるでしょう。
 
特に、今回ご紹介したStockは、情報共有に関する業務効率化を実現するために必要な機能が「過不足なく」備わっています。
 
利用は無料からでき・登録は1分で完了するので、ぜひStockで社内の情報共有を効率化し、空いた時間で効率的に他の業務を進めていきましょう。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!