日々の業務はPCで進めているという企業がほとんどですが、スマホやiPadで利用できるビジネス専用アプリを導入すると、移動中や出先などオフィス以外の場所でも仕事ができ、結果として時間を効率的に使えるようになります。
一方で、セキュリティの観点からアプリをインストールするのに不安を感じる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化に貢献し、安全に利用できるビジネスアプリのおすすめ9選をご紹介します。
- 社用携帯がスマホに変わったため、より便利な使い方をしたい
- ビジネスアプリにはどのような種類があるのかを把握し、自社にマッチしたアプリを導入したい
- スマホとPCの両方で使える、かつ業務の役立つアプリを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、ビジネスに必要なアプリの種類がわかり、自社にはどのアプリがマッチしているのかを判断できます。
ビジネスアプリにはどんな種類がある？
以下では業界や企業規模を問わず、ビジネスにおいて利用頻度の高いアプリの種類についてご紹介します。どのアプリを自社スマホに取り入れるべきか検討しながら見ていきましょう。
情報共有ツール
情報共有ツールとは文字通り、自社の情報共有に利用するツールです。チャットツールや文書管理システム・タスク管理などツールによって利用できる機能には差があります。
スマホやパソコン・タブレットのマルチデバイスに対応しているツールが多く、スマホから更新したデータは自動で同期されるため、後からデータをパソコンで編集するなどの運用が可能です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、メールよりもさらに簡単かつ気軽にコミュニケーションが取れるツールです。チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送らなくても良く、CcやBccなどの設定も不要なことから、送り間違いを防止できます。
また、メールの場合一度送った内容は修正できませんが、チャットツールであれば送信した内容の編集・削除も可能です。こうした使い勝手が評価を受け、昨今ではコミュニケーションツールを社内コミュニケーションの基本ツールとする企業も増えています。
オンラインファイルストレージ
オンラインファイルストレージは、ファイルやフォルダの保管場所となるツールです。
社内のファイルを自社のサーバーやHDDに保管すると、容量を圧迫して操作が遅くなる、必要なファイルがどこにあるのかわからなくないといった事態が起こりやすいです。
しかし、オンラインファイルストレージを使うと、データはインターネット上で管理されるため大容量のファイルでもストレスなく保管できます。さらに、インターネット環境さえあれば、格納したデータに時間や場所を問わずアクセスできます。
タスク・プロジェクト・スケジュール管理
タスク・プロジェクト・スケジュール管理アプリでは、自社の案件の適切な管理ができます。通常、抱えているタスクが少なければ、メモ書きやカレンダーへ直接記載した管理が行えます。
しかし、日々の業務で案件が増えるなかでメモでの管理を続けると、各プロジェクトの進捗や状況がわかりづらくなってしまいます。その結果、作業漏れなどトラブルが起こりかねません。
一方、日々発生するタスクをアプリで効率よく管理すれば、プロジェクトの進捗が円滑になります。また、個人のタスクだけでなく全員のタスクを共有しておけば、それぞれのタスクがチームメンバー同士で確認できるので、チームとして協力しながら進めることも可能です。
名刺管理
名刺管理アプリは、名刺をデジタルデータ化して管理するツールです。通常、名刺交換してそのままになりがちな名刺をアプリで管理することで、連絡先などの情報がすぐに取り出せるようになります。
その結果、名刺の内容を元にした営業はもちろん、既存顧客として育成するための情報にも使えます。
経費精算
毎月の経費精算もアプリを使えば、時間をかけずに集計・精算ができます。
経費精算アプリでは、交通費などをはじめとした領収証などの金額を記録していくだけで自動的に集計されるので、管理者にとっても余計な業務が発生を避けられます。
一方、経費精算に関わるすべての業務を自動化できるかどうかは、アプリによって異なる点に注意が必要です。
営業支援システム
営業支援システムはSFA（Sales Force Automation）と呼ばれ、商談や顧客情報などの営業情報の管理を行うシステムです。とくに、営業部署の人数が多く各社員ごとに管理方法が属人化している場合や、数字の動きを部署内で一元管理したい場合には有効です。
また、SFAは直感的に入力できる見た目で設計されているものが多く、導入によって営業の社員は事務的な作業に時間を取られなくなります。したがって、営業活動に専念できるのもメリットとして挙げられます。
働き方が変わるオススメのビジネスアプリ7選
以下では、働き方が効率的になるおすすめのビジネスアプリ7選をご紹介します。
ビジネスアプリを導入する際に注意すべきなのは「目的を達成できる機能があること」と「そのアプリを社員が確実に使いこなせること」です。
なぜならビジネスアプリにはさまざまな種類があり、目的とは異なるアプリを選んでしまえば業務の効率化は行えないからです。また、目的に適したアプリであっても、操作が難しく社内浸透が進まなければ折角アプリを導入しても意味がありません。
したがって、アプリの機能は目的・操作性共に過不足のないものである必要があります。
たとえば、導入したその日から業務効率化が実現できる情報共有ツールの「Stock」のようなアプリを選定すれば、ストレスのない運用が実現可能です。
Stockは過不足のない機能ではあるものの、タスク管理やコミュニケーションといったビジネスシーンで必ず起こるさまざまな課題が解決できるので、業界業種関係なく目的とかけはなれたツールを選ぶ恐れもありません。
【情報共有ツール】チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【名刺管理アプリ】Eight
＜Eightの特徴＞
Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺交換した名刺をスキャンするだけで保存でき、必要な時に必要な名刺情報をすぐに取り出せるのが特徴です。
＜Eightの注意点＞
- チームメンバーの名刺も利用したい場合は別料金
- データのエクスポート機能はない
基本無料で利用できますが、チームメンバーの持つ名刺も利用したい場合はEight Team：10,400円/月～への加入が必要です。
読み込んだ名刺データのエクスポート機能がないので、原本の名刺は別途保管する必要があります。
＜Eightの料金体系＞
- 基本無料で利用できます。
名刺データをダウンロードしたい場合はEightプレミアム：480円/月の加入が必要です。
【オンラインファイルストレージ】Box
＜Boxの特徴＞
Boxは、有料の法人向けサービスを主軸に持つ、高いセキュリティ機能があるストレージサービスです。法人利用で必要となる管理者権限がすべて揃っているのが特徴です。
＜Boxの注意点＞
- 直接購入の場合日本語サポートが利用できない
- オフライン使用には対応していない
Boxはベンダーから直接購入すると日本語のサポートに対応していません。そのため日本語サポートを希望する場合は代理店から購入する必要があります。
インターネット環境がないところでは利用できません。
＜Boxの料金体系＞
- Business：1,800/月
- Business Plus：3,000/月
- enterprise：4,200円/月
- Enterprise Plus：要問合せ
5GBまで利用できるプランです。
15GBまで利用できるプランです。Businessとは異なり社外とのコラボレーションができます。
50GBまで利用できるプランです。Business Plusの機能に加えて高度なセキュリティ機能が利用できます。
150GBまで利用できるプランです。enterpriseで利用できる機能に加えて高度な管理機能が利用できます。
【営業支援システム】Salesforce Sales Cloud
＜Salesforce Sales Cloudの特徴＞
Salesforce Sales Cloudは営業支援（SFA）＋顧客管理（CRM）システムです。新規顧客の発掘・見込み客の育成など、案件の早期受注を図るためのさまざまな機能が利用できるのが特徴です。
＜Salesforce Sales Cloudの注意点＞
- スマホ利用では一部機能制限がある
- ITリテラシーが低いと開発が難しい
ブラウザでの利用時やスマホアプリでの利用時に、一部機能が利用できません。
機能を開発して自由にカスタマイズできますが、ITリテラシーが低いと開発は難しいです。
＜Salesforce Sales Cloudの料金体系＞
- Essentials：1ユーザーあたり3,000円/月
- Professional：1ユーザーあたり9,000円/月
- Enterprise：1ユーザーあたり18,000円/月
- Unlimited：1ユーザーあたり36,000円/月
【経費精算アプリ】RECEIPT POST
＜RECEIPT POSTの特徴＞
RECEIPT POSTは、スマホで撮るだけで経費精算ができる、クラウド経費精算システムです。毎月の経費精算の入力にかかる手間や時間を大幅に削減できるのが特徴です。
＜RECEIPT POSTの注意点＞
- 運用開始まで時間かかる
- 自動読込の精度は低い
運用開始まで最低1ヶ月〜2ヶ月程度かかります。
撮った写真から自動入力できる機能がありますが、精度があまり高くないというユーザーの声があります。
＜RECEIPT POSTの料金体系＞
- 初期費用300,000円＋30,000円/月〜
紙の領収書枚数に応じた従量課金制なので、ユーザー数に制限はありません。
【タスク管理】TimeCrowd
＜TimeCrowdの特徴＞
TimeCrowdはチームメンバーが行っているタスクをリアルタイムで確認できるタスク管理ツールです。時間管理だけに特化しているので、操作がシンプルで分かりやすいのが特徴です。
＜TimeCrowdの注意点＞
- 同時に複数プロジェクトの登録はできない
- 動作が重くなりやすい
記録する作業は1つのみになっており、平行して行っている作業の記録はとれません。
動作が重く作業に支障が出るというユーザーの声があります。
＜TimeCrowdの料金体系＞
- 法人向けプラン：ユーザー1人あたり880円/月
【コミュニケーションツール】Microsoft Teams
＜Microsoft Teamsの特徴＞
Microsoft Teamsは社内のチームワークを実現するコラボレーションツールです。チャット機能のほか、ビデオ会議やファイル共有なども行えるのが特徴です。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 音声の遅延や障害が発生する
- アプリとウェブで挙動が違う
ビデオ会議時に音声が遅延したり、途切れてしまったりしたというユーザーの声があります。
アプリとウェブで挙動が異なり、特にアプリ版では動作が安定しにくいのて注意が必要です。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：1ユーザーあたり430円/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Basic：1ユーザーあたり540円/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーあたり1,360円/月（年間契約）
最大60分のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり5GBの容量が利用できるプランです。
最大30時間のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり10GBの容量が利用できるプランです。
Teams Essentialsの機能に加えて文字起こし機能やメール機能が利用できるプランです。
Business Basicの機能に加えてデスクトップ版の Office アプリが利用できるプランです。
ビジネスアプリの種類・おすすめのまとめ
ここまで、ビジネスアプリの種類やおすすめをまとめてご紹介しました。
ビジネスアプリにはさまざまな種類がありますが、どの種類のアプリであっても、導入する際は移動時などの空き時間をアプリによっていかに業務に生かせるか、に注目して検討する必要があります。
つまり、少々課題には感じるものの頻度が高くないような業務であれば、無理にアプリを導入する必要はありません。さらに言えば、出先で行わないような内容であれば、パソコンでツールを導入するだけで解消する可能性もあります。
したがって、アプリによる業務効率化を図りたい場合は、日々の利用頻度が高く、かつ移動時など空き時間での利用が想定されるシーンにマッチしたアプリがおすすめです。
たとえば、情報共有ツールStockでは社内のすべての情報の蓄積が可能かつチャットも利用できるので、外出時に確認したい客の情報や前回の商談でのやりとりや、チームメンバーへの連絡がツール1つで完結します。
出先や移動時での利用が想定される内容が網羅されているため、アプリ導入による効果を最大限発揮するのに最適だと言えます。
登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、隙間時間を使った効率的な業務進行を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
