企業において、就業時間を過ぎても仕事をする「残業」は珍しくありません。しかし、残業の常態化は、社員の健康や管理する企業側にとっても解決すべき課題と言えます。
 
実際に、職場で「常に」残業している人がいる労働環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、いつも残業している人の特徴を解決策と併せてご紹介します。
 
  • 常に残業する人がいる環境にどうしたらいいか分からず悩んでいる
  • メンバーの健康を守る観点から残業を今すぐに削減したい
  • 残業する人・職場を改善する方法を知り自社に活用したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、残業が多い人の特徴や残業の放置によって発生する課題を理解しながら、解決のヒントが得られます。


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残業しがちになってしまう人の特徴3選

ここでは、残業する人の特徴3選を解説します。以下に当てはまっている場合は、必要以上に残業が発生してしまう傾向にあるため、注意が必要です。

(1)タイムマネジメントができない

残業する人の特徴として多く挙げられるのがタイムマネジメントができないことです。
 
担当している業務量を踏まえ、優先的に解決する業務の選定ができていなかったり、こだわる必要のない部分に時間をかけていたりする原因があるからです。そして、達成しなければならないタスクが就業時間を過ぎても完了せず、残業が発生してしまうのです。
 
また、仕事は個人だけではなくチームで進めます。そのため、タイムマネジメントのできないメンバーがいると、チームメンバーに迷惑がかかり、業務進行に遅れが発生するので注意しなければなりません。

(2)役職の関係で業務量が多い

残業する人の特徴として次に挙げられるのが、役職の関係で業務量が多いことです。
 
複数のプロジェクトを兼任・統括することに加え、部下のマネジメントなども担当しているリーダーは、単純な業務量の多さから「残業しなければ仕事が終わらない」ケースもあります。
 
また、リーダーの業務を、ほかのメンバーが処理できない「属人化」も負担増加に繋がっています。「オフィスに不在になると、関係する一連の業務がストップしてしまう」という心理的な負担からも、残業せざるを得なくなってしまうのです

(3)報連相ができていない

報連相ができないことも、残業する人の大きな特徴です。
 
タスクがどこまで完了しているのかの「報告」や、担当している業務にトラブルが発生して遅れるなどの「連絡」を疎かにすると、ほかのメンバーの手が空いていたとしてもカバーができません。
 
また、分からないところの「相談」を怠ると、抱えている問題の根本的な解決も難しくなります。結果、何度も同じミスが発生し、仕事の質と業務効率が低下します。
 
以上のように、残業する人は報連相ができずにタスクを溜め込んでしまい、質とスピードの両方が低下するおそれもあるのです。


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残業によって発生する課題やリスク

ここでは、残業によって発生する課題やリスクについて解説します。残業の習慣を放置すると、以下のデメリットが生まれるため、チーム全体で解決する必要があります。

メンバーの健康に支障が出る

残業によって発生する課題やリスクの代表に、健康への支障が挙げられます。
 
残業が習慣化されれば、労働時間も長くなってしまい、身体的だけでなく精神的にも負担をかけることになります。また、企業にとっても、貴重な社員が病気を理由に休職・退職してしまったり、採用コストが必要以上に発生したりするのです。
 
そのため、企業側は各メンバーの労働状況を正しく管理し、心身の健康に支障がでないように配慮する必要があります。残業の常態化はメンバーの心身に負担をかけ、業務効率の著しい低下を招くので、すぐに解消する必要があります。

非効率な業務状態に陥る

職場の残業を放置し続けると、非効率な業務状態に陥りやすくなります。
 
集中して残業をするのではなく、山積みになったタスクに対して「だらだら」と残業するのは危険です。目的が「タスクを消化すること」のみになってしまっているので集中力も続かず、業務クオリティも最大化できません
 
そこで、企業側が「業務量の配分」や「時間を明確に規定する」対策を講じ、集中できる時間内で業務を進める必要があります。ただし、「定時で帰ること」のような抽象的な対策のみでは隠れ残業が発生し、残業の課題が本質的に解決できないので注意です。


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残業が多い人・職場が実践すべき改善策

ここでは、残業が多い人や職場が実践すべき改善策を紹介します。残業削減は個人でできること、チームでできることがあるので、以下を参考にスピード感を持って残業削減の取り組みへ着手しましょう。

業務に優先順位を付ける

残業が多い人が取り組むべき改善策に「業務に優先順位を付けること」が挙げられます。
 
自身が担当している業務から優先順位を付け、解決するタスクを選定しましょう。たとえば、納期が迫っているタスクはもちろん、チームのタスクが「直列関係か並列関係か」を見極め、業務に取りかかるのが有効です
 
また、業務に優先順位を付けることで、自然と作業の「見える化」が可能になります。その日の”やるべきタスク”が明確になると、逆に当日”やらないタスク”の選定もでき、業務に埋もれてしまうこともなくなります。

業務の標準化を行う

業務の標準化も残業が多い職場で有効な改善策です。
 
残業を「しなければならない」リーダーや専門職の業務を、社内に共有するために細分化してマニュアルにしたり、ほかのメンバーでも担当できる業務は、委任したりして業務の標準化を行いましょう。
 
また、業務標準化のプロセスでは、現状の業務を整理し、課題の洗い出しから、無駄な業務の発見が行われます。結果、工数の削減によって業務が改善され、業務効率化ができるメリットもあるのです。
 
関連記事: 【必見】業務の標準化とは?メリットやデメリットも紹介!

情報共有を習慣にする

情報共有の習慣化は、残業は多い人・職場の改善に最適な手法です。
 
情報共有が習慣化されたチームでは、業務に必要な情報を簡単に共有したり、間に合わないタスクはほかのメンバーに事前にアラートを出して委任したりする環境が整備されています。チーム内での「横のつながり」が強固に構築されていると、特定のメンバーに負荷が偏ることがありません。
 
そのため、個人に業務が偏りすぎる問題が発生せず、残業も自然と防止されているのです。実際に、職場の情報共有を活発にし、残業の問題を解決しているチームは「Stock」のような情報共有ツールを活用して、報連相を的確に行っています。


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残業問題の改善に役立つ情報共有ツール紹介

以下では、残業問題の改善に役立つ情報共有ツールをご紹介します。
 
残業の防止には、個人やチームでの「報連相」の徹底が重要です。また、メンバーの業務負荷が大きい場合はタスクを細分化したり、マニュアルなどの「業務情報」を簡単に共有・蓄積できたりする環境を「情報共有ツール」で構築しなければなりません。
 
一方、ツール導入でありがちな「導入者数が多いから」「有名なツールだから」といった定性的な理由での選定は控えましょう。必ず自社にマッチするとは限らず、複雑なツールは「扱いにくさ」からメンバーにストレスを発生させ、使われなくなってしまうのです。
 
結論、習慣化された残業の改善には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にチームの業務情報をまとめて残しつつ、マニュアルも作成して共有できるうえ、直感的な「フォルダ」で細分化した業務管理も簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で話題ごとにコミュニケーションがとれたり、メンバーのタスク管理も簡単です。

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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残業する人の特徴と改善策まとめ

ここまで、残業する人の特徴と改善策を中心に解説してきました。
 
残業の常態化は、社員だけでなく企業にとってもデメリットがあるため、解決が急務の課題です。そこで、個人やチーム内で報連相の習慣がなかったり、残業しなければならなかったりする課題は「適切なタスク管理や情報共有」で解決しましょう。
 
そこで、各メンバーの報連相を活発化させ、業務標準化をして残業を削減するためにも、情報共有ツールの導入が必須なのです。ただし、導入するツールの「シンプルさ」を前提としなければメンバーが使いこなせず、ストレスを発生させ残業が解消できません。
 
したがって、Stockのように、非IT企業の65歳以上でも即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールを使って、情報共有・管理の側面から、無駄な残業を削減すべきです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を活発にし、企業の残業問題を解決しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。