自分の経験したことのない作業を行うとき、また他人にそのやり方を教えるとき、マニュアルがあればだれでも簡単にその作業を行うことができます。
 
そのため、マニュアルを作成することは多くの企業において、非常に重要なものだと考えられています。
 
しかし、いざ作成してみようと思っても、
 
「マニュアルのデザインをどうしたらいいのか分からない」
「見やすく分かりやすい、マニュアルのデザインや構成はどうしたらいいのか」
 
こんなお悩みが出てきてしまう方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、
 
マニュアルの正しいデザインの方法
マニュアルの作成手順
作成時における注意点
 
にスポットをあててご紹介します。
 
自社でマニュアルを作る際に活用できる「無料マニュアル作成ツール」も併せてご紹介いたしますので、是非最後までご覧ください。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

読みやすいマニュアルのデザイン術

マニュアルのデザインで重要なことは以下の3つになります。
 
・文字や写真の配置ルールを決める
・フォントサイズ・色の決定
・レイアウトのコツ
 
それでは、実際に1つずつ見ていきましょう。

文字や写真の配置ルールを決める

マニュアルのデザイン決めで1番重要なことは「文字や写真の配置ルール」を設定することです。
 
具体的に言うと、文字の色や大きさ、写真の配置場所などにルールを設ける必要性があります。
 
こうすることで、マニュアルに「統一感」を出すことができるからです。
統一感のないマニュアルは、読み手に対して混乱を招きかねません。
 
たとえば、マニュアルの文字の大きさが一文の中で変わっているというマニュアルを想像していただければ、その分かりにくさがイメージできるかと思います。
 
理解しやすいマニュアルを作るためにも、「タイトルと小見出しは〇〇のサイズ」や「写真は左側にする」など、予めルールを設けて「統一感」を出しましょう。

フォントサイズ・色の決定

マニュアルに「統一感」を出し、読みやすく、分かりやすくするためにフォントのサイズ・色を決めましょう。
 
オススメとしては、下記画像のように「タイトル」「目次」に対して文字のサイズを変えるといいでしょう。
 
実際、ネットの記事でも本でも、タイトルや目次の文字サイズが大きくなっているために、直感的に理解しやすいという面があります。
 
また、重要な部分や注意点を書く際には色を変えるといいでしょう。
今回は重要表現に「青」、注意点に「赤」を使用しています。
 
青には、「知的」「冷静」などのイメージがあり、反対に赤は「危険」「情熱」という意味が連想できます。
 
色使いは好みにもよりますが、色が持つイメージをもとに文章の色分けをすると、皆が理解しやすくなるかもしれません。
 
ここで注意しておくのは、色を2~3色に限定して、それぞれが持つ意味を決めておくということです。
 
あまりに多くの色を使ってしまうと、色が持つ意味を理解しづらくなり、マニュアルの読み手に対して混乱を招いてしまう恐れがあります。
 
写真

レイアウトのコツ

最後にレイアウトのコツをご紹介します。
 
作業手順のマニュアルを書く際に、作業内容を分かりやすく伝えるためには、「写真」や「イラスト」を使うことがオススメです。
 
ここで注意すべきなのは、上記の「文字や写真の配置ルールを決める」でも述べたように、写真の配置ルールを決めることです。
 
下の図のように、左側を「写真」、右側を「説明文」にするといいでしょう。
 
人は左から右に読むので、初めに写真でイメージを持ってから文章で説明されると、より具体的に内容を理解できるようになります。
 
また、写真と文章の幅や大きさにも注意が必要です。
 
上下の写真の幅が異なると、視覚的に違和感を覚えることがあります。
 
また、写真の横に書かれている文章も、写真と同じ幅に収めないと、どの写真に対しての文章かが曖昧になりがちです。
 
写真と文章の幅に気を配り、見やすく、分かりやすいレイアウトを心がけましょう。
 
写真
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

簡単マニュアル作成手順

マニュアル作成の手順は大きく分けると以下の5つになります。
 
①作成期間の設定
②前提条件
③構成決め
④業務手順の書き出し
⑤フィードバックを得る
 
では、マニュアル作成手順を1つずつ説明していきます。

作成スケジュールを設定する

まず初めに、マニュアル作成のスケジュールを確定させます。
 
あらかじめスケジュールを決めておかないとマニュアル作成を後回しにしてしまったり、逆に凝りすぎてリソースが足りないという場合があるからです。
 
作成するために必要な期間や、マニュアルを公開したい時期などを考慮したうえでスケジュールを組んでいきます。
 
マニュアル作成は業務の効率化を図る上で非常に重要ですが、こだわればこだわるほどにメインタスクを圧迫してしまいがちなので、両者のバランスをとったスケジュール設定にしておくことをおすすめします。

マニュアルの前提条件を決める

スケジュールを設定したら、マニュアルの前提条件を決めます
 
ここでいう「マニュアルの前提条件」とは、「誰に向けて」「何のために」「どのくらい」という3つの視点のことを言います。
 
この視点を持つことで、マニュアルに記載する内容はもちろんのこと、マニュアルの見せ方も簡単に決められるようになります。
 
たとえば、新入社員に向けた教育マニュアルであれば、専門用語を減らしたり、説明をつけたり、業界のルールなどを記載する必要があります。
 
しかし一方で、一通りの知識を持っている社員向けの作業手順マニュアルでは、専門用語の説明は不要であり、むしろ専門用語を利用し、文章を簡略化して作成するべきです。
 
このように、読み手によってマニュアルで必要な情報は変わってきます。
読み手にとって不必要な情報や分かりにくい情報を省き、利用しやすいマニュアルを作るように心がけましょう。

マニュアルの構成を決定する

マニュアルの前提条件を決めたら、「マニュアルの構成」に入ります。
 
ここでいう「構成」は、「本の目次」などを想像していただければ分かりやすいかと思います。
 
先ほどの前提条件と同様に「マニュアルの構成」を決めることで、目的に対してムダを省くことが可能です。
 
例えば、コンビニエンスストアの「レジ作業のマニュアル」を作るとします。
 
その場合、以下の3つの構成に分けることが可能です。
 
①挨拶
②商品の入力
③会計
 
このように「構成」を決めることで、目次に対しての文章の内容が書きやすくなるでしょう。

業務手順を書き出す

上記で決めた「構成」をもとに、必要な作業手順や注意点を書き出します。
 
作業手順の書き出しでは、「分かりやすく、読みやすい」文章を心がけるようにしましょう。
 
デザインやレイアウトも大事ですが、読み手に配慮した文章を目指すことも同様に重要です。
 
また、なぜその作業をおこなわなければならないのか、なぜこの順番で作業を進めるべきなのか、という理由や目的についても説明することで、作業対してより正しく理解を促せます。

利用者のフィードバックを得る

作業手順の書き出しを終え、大まかにマニュアルが完成したら、利用者に見せ「フィードバック」をもらいましょう。
 
主観的に書いているので、実際にマニュアルを利用する人の「客観的視点」を取り入れることが重要です。
 
フィードバックをもとにマニュアルを改善することで、より分かりやすく、読みやすいマニュアルになります。
 
1度マニュアルの改善が終わったら、正規のマニュアルとして社内に普及しましょう。
 
さらに発展してマニュアル作成のコツや、運用方法なども知りたい方がいればこちらのリンクを参照してみてください。
 
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

こんなところに気を付けよう!マニュアル作成の注意点

読みやすい文章になっているか

同じ内容を説明する際の用語や表現が統一されていないマニュアルは非常に読みにくいです。
 
たとえば「手動」「手で動かす」「手動動作」など言い換えられる言葉がたくさんある用語や表現は、あらかじめどの表現にするか決めておく必要があります。
 
また、「主語・述語の係り受けが正しくない」「ですます調の文章中にである調の文章が混じっている」など、文章としておかしい場合も読みにくいマニュアルとなってしまいます。
 
そのため、マニュアル内の文章がきちんと成立しているかどうか必ず確認するようにしましょう。

情報が検索しやすいか

目次や参照先の書き方が適切でないと、情報の検索が難しくなり、使いにくいマニュアルとなってしまいます。
 
例えば、特定の章だけボリュームが大きかったり、目次の階層を深く設定してしまったり、文章内の参照先の案内を見ても欲しい情報が見当たらなかったりする場合が不適切な例に当たります。
 
そういった場合には、「章立て自体を見直す」「目的別に探せるような目次を別に作成する」「参照ページだけではなく見出しも記載する」などして、検索しやすい環境を作りましょう。
 
また、段落内に長文がだらだらとある場合も必要な情報を見つけづらいため、情報の種類ごとにグルーピングし、それぞれのグループごとに記載位置をまとめます。
 
こうすることで、必要な情報をより見つけやすくすることが出来ます。

マニュアル作成にリソースがかかりすぎていないか

社内で業務マニュアル作成を実施しようとしたとき、よく問題として挙がるのが、リソース不足です。
 
ほとんどの企業において、業務マニュアル作成は実務との兼任になります。
 
そのため、マニュアル作成よりも実務が優先されてしまい、マニュアル作成が進まないということも多いです。
 
実務との折り合いがつかない場合は、マニュアル作成ツールや、マニュアル代行サービスなどを使うのも一つの手です。
 
また、外部ライターを導入し、業務マニュアルを作成してもらうという方法もあります。

デザインに凝りすぎていないか

 
作り始めて実際にマニュアルが形になってくると、「もっとこうしたほうが見やすそう」「ここを変更したい」という気持ちが湧いてくることが多いです。
 
さらにデザインやフォーマットについて、周囲からアドバイスや提案を受けることもあるでしょう。
 
そこでマニュアルの作り替えをはじめてしまうというのが、よく陥りがちな注意点です。
 
マニュアルの本来の目的は、エンドユーザーから見てマニュアルが「見やすく」、操作が「理解しやすい」ことです。
 
デザインを作りこみすぎる無限ループにならないためにも、デザインはシンプルなものにし、徹底的にそぎ落としていきましょう。

自作できるマニュアル作成ツール

今回ご紹介する「Stock」という情報共有ツールは、マニュアル作成が可能なのはもちろんのこと、マニュアルの共有にも長けているツールです。
 
ツールの機能には、マニュアルのデザインに必要な「文字の太さや色」、「写真の貼り付け」や「リンクの挿入」も備わっています。
 
また、チャット機能も付いているので、マニュアルに対するフィードバックを簡単に得ることも可能です。
 
現在70,000社に導入されており、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!
 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
マニュアルのデザインで1番重要なことは、「マニュアル内での、文字・イラストの配置のツールを決めること」です。
 
また、マニュアルの作成手順においても言えることですが、何事も作業に取り掛かる前に、前提条件を決めることがポイントになってきます。
 
初めがしっかりしていると、目的に対してブレがなくなり、効率的に作業を進めることが可能になります。
 
ぜひ、今回の記事をマニュアル作りにお役立ていただけますと幸いです。
 
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?意味や目的・作成方法からポイントも紹介
 
関連記事: 業務マニュアルを簡単に作れる!無料で使えるテンプレートサイト9選!
 
関連記事: わかりやすいマニュアルには構成が重要!作り方もご紹介