マニュアルのレイアウトやデザインを整えるだけでも、視認性が高まり、社内に浸透しやすくなります。また、マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識の食い違いによる作業ミスも防げるのです。
しかし、「見やすいマニュアルを作りたいが、デザインやレイアウトをどのように決めれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、見やすいマニュアルのデザインの特徴や注意点を中心にご紹介します。
- 現在のマニュアルは視認性が低く、社員に活用されていない
- マニュアルにおける最適なデザインやレイアウトを把握したい
- 簡単に”整ったレイアウトのマニュアル”を作れるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。
目次
分かりやすいマニュアルデザインの特徴とは
ここでは、分かりやすいマニュアルのデザインやレイアウトのポイントをご紹介します。マニュアル利用に対する社員の抵抗感をなくし、視認性を高めるためにも、以下の点を意識しましょう。
(1)文字や写真の位置関係が考えられている
分かりやすいマニュアルデザインの1つ目の特徴は、文字や写真の位置関係が決められていることです。
具体的には、「文字の色」や「写真の配置場所」などに規則性を持たせましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり、写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。
そのため、上図のように「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。
(2)フォントサイズ・色が決まっている
分かりやすいマニュアルデザインの2つ目の特徴は、社内マニュアルに統一感を出すために、「フォントのサイズや色が決められていること」です。具体的には、下記の見本のように、”タイトルや目次の文字サイズ”を変えると視認性が高まります。
また、上記のように、重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、色を使いすぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。
(3)適切なレイアウトが組まれている
分かりやすいマニュアルデザインの3つ目の特徴は、視認性を高めるための、適切なレイアウトが組まれていることです。
たとえば、写真やイラストを盛り込むときは、左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。
一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。
ただし、ExcelやWordでレイアウトを揃えたり調整したりするのは、なかなか上手くいきません。そこで、機能やUI(デザイン)がシンプルなので、複雑な操作なしでマニュアルのレイアウトを整えられる「ナレカン」のようなツールならば、社内の誰でも使いこなせるのです。
したがって、読みやすいマニュアルを短時間で作りたい方は、ITツールを積極的に活用しましょう。
(4)テンプレートを活用している
分かりやすいマニュアルデザインの4つ目の特徴は、テンプレートを使って作成されていることです。
たとえレイアウトを簡単に整えられるITツールを使っても、「記載する項目や順番」が作り手によって違うと読みづらさにつながります。さらに、「箇条書きで使う記号」「見出しの文字の太さ」までを部署や全社で統一するのは簡単ではありません。
そこで役立つのが、ITツールの「テンプレート機能」です。テンプレートに”自社のマニュアル用の記載項目”を登録しておけば、短時間で細部まで統一されたデザインのマニュアルを作れます。
(5)関連情報がまとまっている
分かりやすいマニュアルデザインの最後の特徴は、関連情報がまとまっていることです。
情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。該当作業を進めるときに、読むべき箇所が1つだけになるのです。
一方、関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する手間がかかります。結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下するのです。
【必見】シャープで見やすいマニュアル作成に最適のツール
ここからは、「見やすいレイアウトのマニュアル」を簡単に作れるツールを紹介します。
紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、手直しが面倒だと言えます。また、ExcelやWordはレイアウトの調整が面倒なので、PC作業に慣れていない人とっては作成しづらいです。
そこで、マニュアル作成には、レイアウトの調整が簡単にでき、写真の差し込みや動画の添付も可能なITツールを使いましょう。また、自社に合わせたマニュアルテンプレートを登録できるツールならば、全社員が統一されたレイアウトでマニュアル作成できます。
したがって、自社のマニュアル作成には、ITツールに不慣れな社員でも簡単に操作でき、テンプレート機能が備わった「ナレカン」一択です。
ナレカンで簡単に作成したマニュアルは、任意のメンバーにリアルタイムで共有されるので、共有にメールや別のチャットツールを使う必要はありません。さらに、”ExcelやPowerPointを使って、バラバラのフォーマットで作成しているマニュアルデータ”の、「ナレカンへの移管サポート」もあるので安心です。
業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
[見本]ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例
以下は、Stockでシンプルなマニュアルを作成した見本になります。
このように、タイトルを見て「〇〇のマニュアルだな」ということが分かるように、マニュアル1つにつき1ノートを作成するのがポイントです。
また、大分類の「現場のマニュアル」フォルダのなかに、「フロント」「清掃班」というように小分類のフォルダを作成すれば、どこに・どのマニュアルがあるのかをすぐに把握できるようになります。
「見やすいマニュアル」の作り方
ここでは、見やすいマニュアルを作る人が実践している作り方を紹介します。以下の手順を押さえれば、見やすいマニュアル作りにかかる時間を、大幅に減らせます。
(1)マニュアルの前提条件を決める
まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。
マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要となる情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。
以上のように、マニュアルの対象者を明確にしておけば、たとえ作り終えたあとに細かなミスが見つかったとしても、全体を大幅に書き直す事態にはなりません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。
(2)作成スケジュールを設定する
マニュアルの前提条件が決まったら、スケジュールを確定させましょう。
スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。
一方、スケジュールを決めておけば、期日から逆算して余裕を持ってマニュアル作成を進められるのです。ただし、マニュアル作成にかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。
(3)構成と小見出しを決定する
本文を執筆するまえに、マニュアル全体の構成を立てます。
マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。
また、小見出しのタイトルは、「短く、分かりやすく」を心がけましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎると、かえって内容が分かりづらくなるため、可能な限り簡潔にするべきです。
(4)業務手順を書き出す
構成を立てたら、必要な手順や注意点を書き出します。
業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れや金銭的トラブルにつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。
また、業務手順を時系列で表記したり箇条書きを使ったりすると、社員が業務を理解したうえでスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。
(5)現場のフィードバックを得る
マニュアルが完成したら、現場に共有してフィードバックをもらいます。
マニュアルを運用するまえに、現場の声を聞く機会を設ければ、「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」などを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。
また、何度かフィードバックを受け、内容を精査していくことも大切です。マニュアルが適切に機能することをチェックしたうえで共有して、確実に社内へ浸透させましょう。
その際に、マニュアルごとにコメントが紐づいている「ナレカン」のようなツールを使うと、フィードバックのやりとりを簡単におこなえます。
業務マニュアルを作成するときの6つの注意点
ここでは、マニュアルを作るときの6つの注意点を紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。
(1)分かりやすい文章になっているか
マニュアルを作るときは、読みやすい文章になっているかに注意しましょう。
たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、”ですます調”と”である調”が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しなければなりません。
したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう。
(2)デザインに凝りすぎていないか
デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。
マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。デザインは「分かりやすくする要素」に過ぎず、時間をかけて作るものではないからです。
マニュアル作成で最も大切なことは、前提条件で決めた「読者」にとって、必要な情報が分かりやすく伝わるか否かです。したがって、マニュアルづくりの目的から逸れないためにも、デザインは可能な限りシンプルにしましょう。
(3)リソースがかけすぎていないか
マニュアルづくりにリソースがかかりすぎていないことを確認しましょう。
マニュアルづくりに多くのリソースを割くと、ほかの業務に充てる時間や人員が減ってしまいます。「作成すること」が目的となってしまい、本来の業務が滞ると、企業のさまざまな活動に悪影響が出かねないので注意しなければなりません。
そこで、テンプレートを活用して、「体裁を整える工程をなくす」ことで、作成時間を大幅に減らせます。また、マニュアルの項目を社内で統一できるので、「マニュアルの作成者によって書き方が異なる」といった問題が起こらなくなるのです。
したがって、マニュアルづくりに無駄なリソースをかけないためにも、テンプレートを使って短時間で資料を作れる仕組みを整えましょう。
(4)情報へのアクセス性はよいか
マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へのアクセス性も考慮するべきです。
目次の内容が不明瞭だったり、項目が多かったりして該当箇所を見つけられない場合、社員のストレスとなるほか作業ミスにもつながりかねません。そのため、重要なキーワードは太字にするなど検索性を高める工夫をしましょう。
また、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるには、検索機能が備わった”ITツール”の活用が欠かせません。たとえば、キーワードを絞って検索できる「ナレカン」であれば、誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。
(5)完璧を目指していないか
マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。
マニュアルは最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提として作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。
また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。
(6)全社に共有できるか
作成したマニュアルは全社ですぐに共有できなければ意味がありません。
たとえば、ExcelやPowerPoint、Wordでマニュアルを作成した場合、全社に共有するのに「メールで送信する」「格納されているフォルダのURLを共有する」手間がかかります。そのため、数百人~数万人規模の企業では、マニュアルを共有するのも一苦労です。
つまり、分かりやすいマニュアルを作成できるかはもちろん、全社員にすぐに共有できるかも重要なポイントとなるのです。
たとえば、作成・編集した内容がリアルタイムで反映されるITツールを使えば、「マニュアルを送ったメールを見落としてしまっていた」などの問題も解消できます。
分かりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ
ここまで、分かりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。
マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり、構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。
しかし、紙やExcel、Wordで作成したマニュアルは社員への共有に時間がかかるほか、あとから見つけづらいというデメリットがあります。そこで、マニュアルが確実に使われる仕組みを整えるためにも、”検索や分類機能”で必要な資料がすぐに見つかる「ITツール」を活用しましょう。
ただし、使い方が難しいツールは”ITツールの操作に慣れた社員”しか使えません。つまり、“検索とフォルダ機能”を備えていて、メールが使える社員なら説明なしで使いこなせるマニュアル管理ツール『ナレカン』が必須なのです。
検討段階~導入後の手厚いサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、簡単にマニュアルを作成・管理・共有できる仕組みを整えましょう。