「マニュアルのデザインをどうしたらいいのか分からない」
「見やすく分かりやすい、マニュアルのデザインや構成は?」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

マニュアルの正しいデザインの方法
マニュアルの作成手順
 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

また、自社でマニュアルを作る際に活用できる「無料マニュアル作成ツール」も併せてご紹介いたします。

マニュアルのデザインと作成手順をシンプルにまとめたので、今すぐにでも作成が可能になるかと思います!

読みやすいマニュアルのデザイン術

マニュアルのデザインで重要なことは以下の3つになります。

・文字や写真の配置ルールを決める
・フォントサイズ・色の決定
・レイアウトのコツ

 
それでは、実際に1つずつ見ていきましょう。

文字や写真の配置ルールを決める

マニュアルのデザイン決めで1番重要なことは「文字や写真の配置ルール」を予め決定することです。

具体的には、文字の色や大きさ、写真の配置場所などにルールを設ける必要性があります。
ではなぜ、マニュアルのデザインのルールを決める必要があるのでしょうか?

それは、マニュアルを読む人が混乱しないように「統一感」を出すためです。

後に説明するフォントサイズに関して極端な例を挙げると、文字の大きさが一文の中で変わっているととても読みづらいことがイメージできるかと思います。

そのため、「タイトルと小見出しは〇〇のサイズ」や「写真は左側にする」など、予めルールを設けて「統一感」を出しましょう。そうすることで、マニュアルの読み手が混乱せず、内容を理解しやすくなります。

フォントサイズ・色の決定

マニュアルに「統一感」を出し、読みやすく、分かりやすくするためにフォントのサイズ・色を決めましょう。

オススメとしては、下記画像のように「タイトル」「目次」に対して文字のサイズを変えるといいでしょう。

実際、ネットの記事でも本でも、タイトルや目次の文字サイズが大きくなっているために、直感的に理解しやすいという面があります。

また、重要な部分や注意点を書く際には色を変えるといいでしょう。
今回は重要表現に「青」、注意点に「赤」を使用しています。

青には、「知的」「冷静」などのイメージがあり、反対に赤は「危険」「情熱」という意味が連想できます。

色使いは好みにもよりますが、色が持つイメージをもとに文章の色分けをすると、皆が理解しやすくなるかもしれません。

ここで注意しておくのは、色を2~3色に限定して、それぞれが持つ意味を決めておくことです。
あまりに多くの色を使ってしまうと、色が持つ意味を理解しづらくなり、マニュアルの読み手に対して混乱を招いてしまう恐れがあります。

写真

レイアウトのコツ

最後にレイアウトのコツをご紹介します。

作業手順のマニュアルを書く際に、作業内容を分かりやすく伝えるために「写真」や「イラスト」を使うことをオススメします。

ここで注意しておくことは、上記の「文字や写真の配置ルールを決める」でも述べたように、写真の配置ルールを決めることです。

下の図のように、左側を「写真」、右側を「説明文」にするといいでしょう。
人は左から右に読むので、初めに写真でイメージを持たせてから文章で説明されると、より具体的に内容を理解できるようになると思います。

また、写真と文章の幅や大きさにも注意が必要です。

上下の写真の幅が異なると、視覚的に違和感を覚えることがあります。
また、写真の横に書かれている文章も、写真と同じ幅に収めないと、どの写真に対しての文章かが曖昧になりがちです。

ですので、写真と文章の幅に気を配り、見やすく、分かりやすいレイアウトを心がけましょう。

写真

簡単マニュアル作成手順

マニュアル作成の手順は大きく以下の4つに分かれています。

 

①前提条件
②構成決め
③業務手順の書き出し
④フィードバックを得る

 
では、マニュアル作成手順を1つずつ説明していきます。

マニュアルの前提条件を決める

マニュアル作成の第一歩は、マニュアルの前提条件を決めることです。

このマニュアルの「前提条件」とは、「誰に向けて」「何のために」「どのくらい」という3つの視点を指しています。

上記の3つの視点を持つことで、対象や範囲などの「マニュアルを作成する大枠」を決定することができ、不必要なことや無駄なことを書かずに済みます。

それにより、マニュアル作成を効率的に進めることが可能になるでしょう。

マニュアルの構成を決定する

マニュアルの前提条件が決まったら、「マニュアルの構成」に入ります。

ここでいう「構成」は、「本の目次」などを想像していただければ分かりやすいかと思います。

先ほどの前提条件と同様に「マニュアルの構成」を決めることで、目的に対してムダを省くことが可能です。

例えば、コンビニエンスストアの「レジ作業のマニュアル」を作るとします。
その場合、以下の3つの構成に分けることが可能です。

①挨拶
②商品の入力
③会計

 
このように「構成」を決めることで、目次に対しての文章の内容が書きやすくなるでしょう。

作業手順を書き出す

上記で決めた「構成」をもとに、必要な作業手順や注意点を書き出します。

作業手順の書き出しでは、「分かりやすく、読みやすい」文章を心がけるようにしましょう。
デザインやレイアウトも大事ですが、読み手に配慮した文章を目指すことも同様に重要です。

利用者のフィードバックを得る

作業手順の書き出しを終え、大まかにマニュアルが完成したら、利用者に見せ「フィードバック」をもらいましょう。

主観的に書いているので、実際にマニュアルを利用する人の「客観的視点」を取り入れることが重要です。
フィードバックをもとにマニュアルを改善することで、より分かりやすく、読みやすいマニュアルになります。

1度マニュアルの改善が終わったら、正規のマニュアルとして社内に普及しましょう。

さらに発展してマニュアル作成のコツや、運用方法なども知りたい方がいればこちらのリンクを参照してみてください!

自作できるマニュアル作成ツール

今回ご紹介する「Stock」というツールは、もとは情報共有ツールなのですが、マニュアル作成も可能です。

ツールの機能には、マニュアルのデザインに必要な「文字の太さや色」、「写真の貼り付け」や「リンクの挿入」も備わっています。
また、チャット機能も付いているので、マニュアルに対するフィードバックを簡単に得ることも可能です。

現在50,000社に導入されており(2020年7月末現在)、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

マニュアルのデザインから作り方まで一挙にご紹介!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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<Stockの料金>

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40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

マニュアルのデザインで1番重要なことは、「マニュアル内での、文字・イラストの配置のツールを決めること」でした。

また、マニュアルの作成手順にも言えることですが、何事も作業に取り掛かる前に、前提条件を決めることがポイントになってきます。
初めがしっかりしていると、目的に対してブレがなくなり、効率的に作業を進めることが可能です。

ぜひ、今回のマニュアルのデザイン・作成手順を活用してみてください!