企業においてチームを率いる立場になると、業務を円滑に進めるために部下に対して指示をする「業務命令」の場面が多く訪れます。
一方、業務命令を出す際に、認識齟齬が発生しトラブルになりかけたことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務命令の概要と正しく伝えるポイントを中心にご紹介します。
- 的確な指示で部下やチームの業務効率を向上させたい
- 業務命令で押さえるべきポイントを理解し活用したい
- 部下への指示が正確に伝わっていないことが多く業務を円滑に進められない
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務命令で気をつけるべきポイントを理解しながら、部下への指示を的確に行うヒントを得られます。
目次
業務命令とは
「業務命令」とは業務遂行を目的に、使用者が労働者に発する命令のことです。
ここでの「使用者」は企業の経営陣やチームリーダーを指しており、社内の経営陣(役職者)は「業務命令権」を有しています。
この業務命令が効力を持つのは、企業と労働者の間に「労働契約法」によって雇用関係が結ばれているからです。この労働契約法によって労働者が業務命令を受けることに同意されているので、従業員は基本的に受けた業務命令を拒否できません。
一方、使用者が発する業務命令にも認められない場合があります。それは、「合理性のある命令か」という点です。労働者にとって不合理な命令だったり、人権を侵害したりするような命令の場合は「違法」のため、その限りではありません。
業務命令と業務指示の違いとは
業務命令と業務指示の明確な違いは、「権利があるかないか」という点です。
業務命令は使用者が命令をする権利を有していますが、業務指示は命令する権利がありません。たとえば、部長や課長などの役職に就いていない先輩社員や同僚が出すのは「業務指示」に該当します。
一方、経営陣の指示すべてが業務命令ではありません。たとえば、業務命令に該当するものとして、残業・配置転換・出向（在籍、転籍）・出張などが挙げられます。
業務命令で気をつけるべきポイント3選
ここでは、業務命令で気をつけるべきポイント3選を解説します。企業の担当者は、従業員との間で認識齟齬が発生させないために、以下を必ず押さえておきましょう。
(1)業務の目的を伝える
業務命令を出す際は、業務の目的を的確に伝えるようにしましょう。
指示を出すとき、業務内容や期限を伝えるだけでなく「何のためにやるか」を伝えなければなりません。上司から業務内容や期限だけを伝えられた仕事は、受動的になりやすく、タスクだけを完了させるだけの形式的な業務となってしまいます。
業務の目的や背景を伝えれば、ゴールにむけて解決策を主体的に考え実行できるようになります。また、仕事のモチベーションを向上させ、業務の生産性にも貢献します。
部下に対して正しく指示の目的を伝えれば、納得感を持って業務を進められるのです。
(2)情報を過不足なく伝える
情報を過不足なく伝えることも、業務命令を出す際に気をつけたいポイントです。
部下に向けて命令する際に「これくらいわかるだろう」という先入観から抽象的に情報共有すると、上司と部下間での経験値の違いから認識齟齬が発生します。
命令の内容が不足していれば、部下は指示に対して何をすればいいのか分からなくなってしまいます。一方で、具体的すぎると、部下の行動を制限してしまう要因になるため注意しましょう。
したがって、業務命令では部下の経験値を考慮した「過不足ない情報共有」をすると、適切なコミュニケーションが図れるので、士気向上に繋がります。
(3)報告をルール化する
業務命令で気を付けるべきポイントの最後は報告のルール化です。
職場では、上司が部下に対して業務上の指示をする場面が多いですが、命令に対してのレスポンスがないと「業務理解が追い付いているのか」「タスクは完了したのか」が分からなくなってしまいます。
そこで、報告をルール化すると、部下の進捗把握やアドバイスが可能になり、的確なマネジメントがしやすくなるのです。また、上司が報告に対して必ずフィードバックする環境では、部下の報告作業も形式的なものから能動的なコミュニケーションへと発展していることもポイントです。
業務命令を行う代表的な2つの方法
ここでは、業務命令を行うための代表的な2つの方法について解説します。以下を参考に状況にあわせた業務命令を行いましょう。
アナログな共有方法
業務命令でよく使われる方法が、口頭や書面を活用したアナログな共有方法です。
口頭はテキストよりもスピーディに情報共有できたり直接顔を合わせられたりすることから、認識のズレが発生しにくい点が特徴です。また、書面では定量的な数値を記載できるので、誰でも客観的に見られる点で優れています。
ただし、口頭は内容を記録として残せないため、後日、当事者間で「言った言わない」問題が発生してしまう可能性があります。また、書面はかさばることで管理がしにくく、紛失したときの情報漏洩のリスクを考慮すると最適とは言えません。
アナログな手法は非IT企業における一般的な共有手法ですが、共有から管理までの作業工数に無駄があり、注意しなければかえって認識齟齬を招く原因になってしまうのです。
デジタルな共有方法
テレワークの導入企業が増加した背景からも、デジタルな共有方法が今日では主流です。
業務命令のデジタル化は、ITツールを活用して場所やタイミングを選ばない情報共有を実現します。わざわざオフィスに出社しなくても任意のメンバー同士で業務指示を共有できるため、仕事のスピード感向上にも貢献します。
そして、口頭や書面の課題である「情報の蓄積」も可能です。ツール上にまとめて管理すれば、後から簡単に振り返れるアクセス面に優れるだけでなく、紙媒体で発生しがちな「かさばるストレス」や「物理的なスペースの必要性」もありません。
このように、デジタルな業務命令の共有方法が根付くと、メンバーの認識齟齬や情報共有不足が発生しないことで、業務効率の向上が見込めるのです。
【非IT企業向け】業務命令が「残る」おすすめのツール
以下では、非IT企業向けに業務上の命令が正しく「残る」ツールをご紹介します。
非IT企業では、部下への指示が口頭や書面といったアナログな方法で行われていることが多いため、後から振り返る手段がなかったり、煩雑な管理によって探す手間がかかったりしてしまいます。そこで、アナログな共有方法からツールを用いたデジタルな共有に刷新し、認識齟齬を防止しながら業務命令を「残し」ましょう。
ただし、非IT企業では、導入するツールがITリテラシーの浅い社員でも使いこなせる「シンプルさ」が必須です。複雑なツールは社員の「扱いづらさ」から嫌悪感が発生し、アナログな業務命令に戻ってしまうので、情報の抜け漏れ防止や効率化の実現ができません。
結論、部下への業務命令を的確に残すには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務命令をまとめるだけで必要なメンバーと共有でき、直感的な「フォルダ」を活用すれば簡単に蓄積可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で業務の話題ごとに意思疎通が図れるので、上司と部下間でのフィードバックも簡単です。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務命令のポイントや手法まとめ
ここまで、業務命令のポイントや手法を中心に解説してきました。
部下への命令では、まずは目的を明確にしたうえで、過不足なく情報共有を行うことが求められます。命令後に当事者間で報告をするルールがあると、部下の帰属意識を高めるアドバイスが可能です。
ただし、アナログな情報共有では命令の抜け漏れはもちろん、言った言わないの問題も発生します。そこで、情報共有ツールを用いて、過不足のない的確な情報共有ができ、認識齟齬が発生しないような環境構築が重要です。
一方、複雑な情報共有ツールでは、アナログな共有方法が根付いたチームのストレスを発生させ、業務命令が的確に行われません。したがって、Stockのように、非IT企業の65歳以上でも即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールを使って、命令をはじめとした情報を埋もれさせずに管理すべきなのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でデジタルな共有方法に刷新し、業務命令を的確に行いましょう。
