マニュアルの定義とは？マニュアル作成の目的とメリットもご紹介！

「マニュアルと手順書、説明書の違いって？」
「そもそもマニュアルを作る目的・メリットって何？」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

・マニュアルの定義
・マニュアルの目的・メリット

 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

さらに、作っただけでは終わらせない「マニュアル運用のコツ」も併せてご紹介いたします。
 
新人教育のためのマニュアル作りに悩んでいる方や、マニュアルの作り方が分からない方の参考になれば幸いです。

ここでは「マニュアル」の言葉の定義から入ります。
辞書でのマニュアルの定義は以下の通りです。

マニュアル【manual】
① 機械・道具・アプリケーションなどの使用説明書。取扱説明書。手引き書。
② 作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類。
 
引用:デジタル大辞泉

 
定義によると「マニュアル」は、①の機械や道具などの「取扱説明書」と、②の作業手順をまとめた「作業手順書」の2つの意味があります。

特に、ビシネスの世界では「マニュアル」=「作業手順書」として扱われていることが多く見られます。
一方、日常生活における「マニュアル」は、電化製品などの「取扱説明書」を指すことが多いでしょう。

今回は、新人教育などの「ビジネス」でマニュアルを作る人向けの記事なので、これ以降は、「マニュアル」=「作業手順書」として進めていきます。

そもそもなぜマニュアルを作る必要があるのでしょうか？

「作るのに手間がかかる上に、そもそも使われるかどうかも分からない。」
こういったことが頭によぎり、マニュアル作りに踏み込めないことが多いかもしれません。

しかし、マニュアルによる「業務手順の共有」によって、業務効率化に絶大な影響を与えます。
例えば、新人指導の際に使用したり、業務の引き継ぎに使われたりすることが多いでしょう。

では実際に、マニュアルを作ることによる「業務効率化」に、どのようなメリットがあるのでしょうか？

結論から言うと以下の3つのメリットがあります。

 
それでは詳しく解説していきます。

マニュアルを導入する1つ目のメリットは、「知識・スキルの統一化」です。

例えば、「〇〇の作業はAさんしか分からない」「Bさんがいないと××の作業はできない」、といったことが起きたことはありませんか？

上記の状態では、知識とスキルが特定の人に偏ってしまっているため、業務が行えなかったり、作業の遅延が起きたりしてしまいます。

ですので、マニュアルを作ることによって「知識とスキルの統一化」をし、メンバー内での知識やスキルの偏りをなくします。
それにより、業務の遅延等がなくなり、業務の効率化が進むのです。

マニュアルを導入する2つ目のメリットは、作業品質の均一化です。

これは、チーム内のどのメンバーが同じ作業をしても、作業の品質(結果)が均一になるということです。

実際に、コンビニエンスストアなど、「年齢・国籍」問わず働いている方が多いですが、店は一定の利益を出しています。

マニュアルを使用することによって、作業品質が均一化され、人によって変わらない作業結果を生み出すことができるのです。

マニュアルを導入する3つ目のメリットは、「タイムロスが減る」ことです。

例えば、自分が行う作業で分からないことがあった時に、聞く人が近くにいない場合「マニュアル」を見た方が早いと思います。
他にも、質問相手が忙しそうにしている場合にも必要性は高まると思います。

マニュアルを導入することで「時間短縮」にも繋がり、質問相手への時間的負担も減らすことができるのです。

ここでは、使われるマニュアルにするための運用術をご紹介します。

マニュアルでよくあることは、「作ったはいいが、運用が行われておらず使われていない」ということが少なくありません。

マニュアルを作ることが目的になってしまうと、しばしばこのようなことが起きてしまいます。

ですので、マニュアルの運用術を駆使して、使われるマニュアル運用を行いましょう！

マニュアル運用術で最も重要なことは、「マニュアルの管理者」を決めることです。

マニュアルの管理者を決めることで、継続的に運用が可能になり、マニュアルに関しての意見や質問先を分かり易くすることにも繋がります。

マニュアルを使い続けるものにするためには、「利用者のフィードバックを得て改善」することが重要です。

なぜなら、マニュアルを使うのは、マニュアルの作成者ではなく、マニュアルを使って作業をする人です。
利用者にとって読みやすい文章で書くこと、作業手順を正しく記載することなどを追求する必要があります。

ですので、マニュアルを管理する人を決め、マニュアルに対する意見を求めるための「アンケート」を行うといいでしょう。

事実、私たちが利用している音楽配信サービスなどには、ユーザーにとってより良いサービスを提供するために、利用アンケートやお客様のお問い合わせを設けてあることがほとんどです。

最後の運用術は「マニュアルの目的・メリット」を理解することです。

上記で、マニュアルは、情報共有による「業務効率化」を目的としていて、以下の3つメリットがありました。

ここでは、マニュアル作成の流れを説明します。

マニュアルを作る媒体は、「word」や「パワーポイント」、「マニュアル作成ツール」など様々あるので、企業にあった媒体にするといいでしょう。

特に、マニュアル作成ツールなどの「情報共有ツール」では、チャットも同時に行うことができ、フィードバックを集めやすくなるというメリットがあるのでオススメです。

マニュアル作成手順の1つ目は、マニュアルの大枠を考えることから始めます。

大枠とは、マニュアルを作る前提条件であり、「誰のために」「何を」「どの範囲まで」ということを決め、マニュアルの方向性を決定します。

マニュアルの方向性を決めることで、次に繋がる「構成」を決めやすくすることが可能です。

次は、マニュアルの「構成」を考えます。

構成とは、マニュアルに書く「作業手順の骨格」となるものです。
「構成＝目次」と考えていただければ、分かりやすいかと思います。

この作業手順骨格となる「構成」を決めることで、作業全体の流れのブレを無くし、一貫性を持たせることが可能になります。

構成を考えた後は、各構成に沿って作業手順を書き出します。

ここで大事なことは、読み手に配慮したマニュアルを作ることを1番に考えることです。

文章の読みやすさや、専門用語を分かりやすく言い換えること、図や写真を使って、読み手の理解を促す工夫を最大限にすることをオススメします。

自社でマニュアルを作成する媒体として、「情報共有ツール」を使うことをオススメします。
「情報共有ツール」を使用することで、マニュアルの共有はもちろん、複数人での編集も行うことができます。
また、チャット機能もついており、マニュアルの利用フィードバックを簡単に得ることができ、素早いマニュアル改善に繋げることができます。

今回紹介する情報共有ツール「Stock」は、現在50,000社に導入されており（2020年7月末現在）、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。

「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

40ノートまでは無料で利用することができます。

有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。

有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

マニュアルを導入することで業務効率はもちろん、以下のメリットが得られます。

 
しかし、マニュアルを作っただけでは、メリットを受けられません。
使い続けてこそ上記のメリットを得ることができます。

ですので、マニュアルの運用術で解説したように、皆に使われるマニュアル作りを目指してください！