現場の業務効率化を実現するマニュアルの作成には、事前に正しいマニュアル作成の手順と運用方法を押さえておく必要があります。
 
一方、マニュアル作成をいきなり始めようとしても、作成経験がなく、押さえるべきポイントがわからないため、どうすればいいか悩んでしまう担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、正しいマニュアルの作成手順・運用方法や、ノウハウ、時間短縮に便利な「マニュアル作成ツール」を具体的に解説します。
 
  • マニュアル作りを任されたが、具体的な作り方が分からない
  • 作る手間を減らしてくれる、マニュアル作成ツールを探している
  • 一括でマニュアルを運用・管理できるような仕組みが欲しい
という担当者の方は、この記事を参考にすることでマニュアルの運用方法が明確になるほか、手順書など他の文書作成などにも考え方を活用できます。


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マニュアルを作成する目的とは

マニュアル作成における一番の「目的」は、業務手順の共有による業務効率化です。
 
たとえば、新人指導や業務引き継ぎの際に、マニュアルがなければ、ひとりひとりに教育担当をつけて一から説明し直す必要があります。こうした運用体制では、教育担当者は自分の業務があるにもかかわらず、同じ教育のために毎回リソースを割かなければいけません。
 
業務の要点がわかりやすくまとめられたマニュアルがあれば、該当のマニュアルを見るだけで教育が進むため、教育コストや担当者の負担を削減できます。

マニュアルを作成する3つのメリットとは

ここでは、マニュアルの作成によって得られる3つのメリットについて解説します。メリットを把握して取り組むことで、マニュアルを作る目的を定め、ブレのない運用を実現させましょう。

作業の質が均一化される

マニュアル導入の1番のメリットは、作業の質が均一化することです。
 
つまり、同じ作業をどの人が行っても、作業の質(結果)を同じにできます。
 
たとえば、自社製品のプロダクトやサービスの質にばらつきがあっては、クレームの原因にもなってしまいます。また、質にばらつきがあるためにファンもつきづらく、結果としてビジネスの持続化が難航しかねません。
 
こうした状況を防ぐためにも、マニュアルを導入して作業の質を均一化しましょう。実際に、ファストフード店やコンビニエンスストアなどでは、業務マニュアルが利用されており、年齢や国籍問わず働いている人がいるにも関わらず、商品・サービスの質が均一に保たれています。
 
安定した作業結果の維持は、顧客との関係性構築にも貢献し、商品やサービスのブランディングにも繋がるでしょう。

タイムロスがなくなる

マニュアルを導入する2つ目のメリットは「タイムロスがなくなる」ことです。
 
作業に関して分からないことを知りたいときに、人に聞くよりマニュアルを見る方が、業務再開までの時間短縮ができます。
 
「分からないことを聞きたいけれど、相手が忙しそう」
「近くに教えてくれる人がいない」
 
このような状況になった場合、マニュアルがなければ、担当者のリソースが空くまでその作業はストップしなければなりません。
 
しかし、マニュアルがあれば人的リソースがなくても、マニュアルを参考にすれば良いので「担当者がいないから対応できない」という状況を避けることができます。

知識・スキルを平等に共有できる

マニュアルを導入する3つ目のメリットは「知識やスキルを平等に共有できる」ことです。
 
たとえば、とある一業務の遂行方法がわからず、あるベテラン社員がいないと対応できない、という状況でマニュアルがなければ、社内は混乱してしまいます。
 
「Aさんがいなくて〇〇の作業ができない」
「××のことはBさんしか分からない」
 
というような状況が発生すると、その問題を解決することなく後回しにしなければなりません。
 
このように、スキルやノウハウが一個人に偏っている状況を知識とスキルの属人化と言います。
 
マニュアルを作成していないために「知識とスキルの共有」ができておらず、作業の遅延や、作業の実行不能という事態に陥ってしまったのです。
 
作業トラブル防止のためにも、マニュアルを作成して、チームや組織のメンバーと知識・スキルを共有しましょう。各メンバー間における知識やスキルの偏りがなくなれば、自然と業務効率も向上します。
 
関連記事: マニュアルをきちんと管理することのメリットとは?ツールを使って社内のノウハウを蓄積しよう!


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マニュアル作成のコツ7選

マニュアルはパワポやExcelなどで作成できますが、ただ闇雲にマニュアルを作って共有しても、要点が押さえられていない場合は「作ったはいいが使っていないマニュアル」となってしまう可能性が高いです。
 
そのため、以下の7つのコツをおさえて「使われるマニュアル」作りを目指しましょう。

テーマを明確にする

マニュアルを作成するまえに、まずはマニュアルのテーマを明確にしましょう。テーマが明確に定まっていなければ、思いつきで書くことになり、結果として一貫性のないマニュアルになってしまいます。
 
マニュアルでは、伝える内容や説明したい手順が明確になるような書き方で記載する必要があります。マニュアルのテーマを明確にして、構成やデザインの工夫を施し理解を得やすいマニュアル作成を行いましょう。

読み手を一番に考える

マニュアル作成で特に重要なのが、読み手を一番に考えることです。
 
この「読み手を一番に考える」というのは、「専門用語を使わず、誰にでも分かる言葉を使う」「作業手順に漏れがなく、分かりやすい文章で記載する」ことを指しています。
 
なぜこのように読み手のことを考えるかというと、マニュアルを読む人の知識は、人それぞれであり、同じではないからです。
 
読みづらい文章や分からない言葉が多いマニュアルでは、理解できる人が少なくなり、マニュアル作成の目的である「情報共有による業務効率化」を達成することができません。
 
そのため、プレゼン資料などと同じように、どんな人が見ても共通の理解ができるように構成する必要性があるのです。

要点を抑える

ただ文が書き連ねてあるマニュアルでは、どこが大事でどこに注意すべきなのかわかりにくく、作業の間違いを生んでしまう恐れがあります。そのため、マニュアルでは要点を明確に記載していきましょう。
 
業務におけるポイントは分かりやすく目立つように記載し、曖昧な表現ではなく明確に言い切ります。
 
詳細に記載されたマニュアルであっても、重要なポイントが分からないマニュアルでは、読み手の理解が進みません。読み手の立場に立ち、どうしたら理解できるかに注意を払って作成しましょう。

検索性を上げる

マニュアル作成において、検索性をあげることも活用されるためのコツになります。
 
見出しやタイトルに適切なキーワードをつけることで、どこに何が書いてあるのかが分かりやすくなります。検索性が高く必要な情報に辿りつきやすいマニュアルは、社内にも浸透しやすいです。
 
検索性を上げるためにも構成を練る段階で、誰もが検索しやすいキーワードを設定しましょう。情報に辿りつきやすくなれば、情報を探すための時間の削減にも繋がります。

階層構造にする

業務は一般的に階層に分かれています。複雑な業務は
階層構造にしておくと、必要な作業手順にたどり着きやすくなります。
 
階層とは、Aの手順からB、Cといった手順を重ねていくことで目的の作業が達成できる構造を指します。手順を階層構造にしておくと、マニュアルを最初から読まずに必要な部分から読めるため、必要以上に確認の手間がかからなくなります。

図・写真の挿入

もう一段階マニュアルを読みやすく、理解しやすくするためには「図・写真の挿入」をすることも重要です。
 
特に、言葉より写真や図で見た方が分かりやすい「技術的な作業」や、細かい手順などには図・写真の挿入が有効です。
 
多くのマニュアル作成ツールでは、動画も載せられるので、より具体的かつ鮮明に作業手順を理解することができるでしょう。

マニュアルを使いながら改善

初めから完璧なものを作ろうとするのではなく、マニュアルは使いながら改善することを念頭において、作成しましょう。
 
マニュアルは、マニュアルを見て作業をする人のためのものです。
 
マニュアルを使用するうちに、「マニュアルに記載されている作業手順が違う」「〇〇の手順も載せて欲しい」等のリクエストが出てくる可能性があります。
 
現場の声を取り入れた継続的にブラッシュアップを行えば、次にマニュアルを閲覧する参照者の知識理解も深まり、教育コストを削減できます。
 
初めから完璧なマニュアルを作成することは不可能なので、リクエストに対して、日々継続的に改善していくのがポイントです。
 
マニュアルの改善をする際は、作成したマニュアルを紙媒体ではなく、クラウド上で保存しておくと、マニュアル内容を簡単に更新できるうえ、保管場所を選ばないためおすすめです。
 
関連記事: 分かりやすいマニュアルが簡単に作れる!デザインから作成のコツまでを一挙ご紹介!


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マニュアル作成の手順4ステップ

マニュアル作成は大まかにわけると4つのステップで構成されます。
 
各ステップごとの流れを把握するとよりスピーディにマニュアル作成を進められます。
実際の現場状況とも照らし合わせながら作成してみましょう。

マニュアルの大枠を決定

まずはマニュアルの大枠を、5W1Hを使ってそれぞれ決定していきます。5W1Hの各項目で決めるべき内容は、それぞれ以下のように考えていきます。
 
  • why:「なぜ作るのか?」
  • what:「何を書くのか?」
  • when:「いつまでに作成するのか?」
  • who:「誰のためか?」
  • where:「どこで使うのか?」
  • how「どのようにするか?」
マニュアルと言えど、全ての業務や規則等を書くわけではありません。そのため、マニュアルに記載する内容や前提条件の絞り込みをして、マニュアルに書く内容の範囲を限定し、一貫性のあるマニュアルを作ることが重要です。

構成の決定

マニュアルの大枠が決定したら、マニュアルの構成を作成します。
 
大枠を決めるのと同様に、マニュアルの構成を決定することで一貫性のあるブレのないマニュアル作成が可能です。
 
構成は「マニュアルの目次」と考えると、理解しやすいでしょう。
 
以下の画像は、飲食店のマニュアル例です。あらかじめ構成を決めることで、作業全体の流れを決めやすくなります。
 
飲食店マニュアル

業務手順を書き出す

マニュアルの大枠・構成を決めた後は作業手順を書き出し、細部を書き込んでいきます。
 
読み手にとって読みやすく、理解しやすいマニュアルを心がけましょう。
 
読み手を考慮するために、現場で行われている業務の流れを一度経験した後で、業務手順を洗い出すのもおすすめです。
 
「図やフローチャートの挿入」「平易な文章」を意識して記載し、スムーズに読み進められて使い方がわかりやすく、かつ内容が正しく理解できるようにマニュアルを作成します。

マニュアル利用者からのフィードバック

マニュアルの草案が完成したら、普及させる前にマニュアルを使う現場の人に1度見せて、フィードバックをもらいましょう。
 
マニュアルの作成者は一度該当の業務を経験していることが望ましいですが、そうでない場合は、第三者からの意見を得て確認と修正を繰り返し、完成へと近づけていく必要があります。
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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マニュアルの運用法

マニュアルを作成した後は、実際に運用をしていきます。運用には、担当者が押さえておきたい、「使い続けられるマニュアルの運用方法」が3つありますので、作成後はぜひ以下を参考に実践してみましょう。

フィードバックを得る仕組みを作る

「使われ続けるマニュアル」は、利用者の意見を取り入れ、改善を繰り返されているものです。
 
そのためにも、利用者からのフィードバックを得る仕組みを取り入れましょう。「アンケート」や「口頭での質問」などの定期的な実施がおすすめです。
 
実際に、私たちが日々利用しているサービスの多くでは、利用アンケートの実施やお問い合わせフォームが設けられています。
 
こうしたフィードバックが必要な理由は、サービス利用者の意見を得て、より良いサービスへと改善をするためであり、これはもちろんマニュアル作成のシーンでも当てはまります。
 
したがって、利用者の声を反映することは必須だと言えます。

定期的にマニュアルをアップデートする

現場からのフィードバックを得たら、次はマニュアルの修正、改善を行います。
 
アンケートで集めた声をもとに修正をしていくのは必須ですが、特に新規事業や新しい施策を展開する際は業務フローが頻繁に変わることがあります。
 
そのため、複数人が参画しているプロジェクトなどは、変更点があり次第、都度マニュアルをアップデートしていく必要があります。

古いマニュアルを残しておく

定期的な更新によってマニュアルを最新の状態に保つのは大事ですが、古いマニュアルの取扱いにも注意が必要です。マニュアルは更新したら古いものを処分するのではなく、適切に保管しておきましょう。
 
「新しい方法に切り替えたが従来のやり方の方がよかった」「新しい道具が一時的に利用できないため、古い道具を利用して作業を行いたい」といった場合には、古いマニュアルに記載されている再度確認する必要がでてきてしまいます。
 
こうしたときにすぐに対応できるよう、古いマニュアルの作成データは一定期間バックアップを残しておきましょう。
 
どうしても処分が必要な場合は、「今後記載内容を再利用する可能性があるか」「他に情報を保管する手段があるか」を事前に確認し、万が一の場合に備えておきます。


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電子マニュアル作りに最適なツールとサービス6選

以下では、電子マニュアルに最適なツールと、代行サービスをご紹介します。
 
マニュアル作成ツールとマニュアル作成代行サービスのどちらを利用するか迷う場合は、まずは作成ツールの導入から始めることをおすすめします。
 
マニュアル作成代行サービスは高精度のマニュアルが作成できる一方で、利用コストが嵩む傾向があります。そのため、社内規定など経営の基盤となる重要なマニュアルの作成にはおすすめですが、日々の簡単な業務マニュアルの作成にはあまり向かないからです。
 
マニュアル作成ツールを選ぶ際は、今後の運用の面からもなるべく操作性が簡単で、管理までが一元化できるツールを選択しましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」は、マニュアル作成・管理に利用できる情報共有ツールです。
 
ノートに直接記載していくだけで、誰でも簡単にマニュアルの作成ができます。マニュアルの表紙にあたるページが存在しないため、デザインを考える必要なく記載できるうえ、テンプレート機能を利用すると、より効率的かつ統一感のあるマニュアルが作れます。
 
また、ノートに紐づくメッセージ機能を利用すれば、マニュアルに対するフィードバックを受けやすくなるため、運用面でも便利に利用できます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Teachme Biz】マルチデバイス対応のマニュアル作成ツール

Techme Biz

<Teachme Bizの特徴>

  • 手厚い導入サポート
  • 運用体制やルールの決定や、初期設定・操作説明等に関するサポートが手厚いです。
  • マニュアルの分析ができる
  • 閲覧率の高いマニュアルや、検索率の高いキーワードなどの分析ができます。

<Teachme Bizの注意点>

  • データ反映にはラグがある
  • アプリで編集したものがパソコンですぐに反映されないというユーザーの声があります。
  • 画像か動画をいれないとマニュアルが作成できない
  • 必ず画像もしくは動画をいれないと作成できない仕様のため、作成に手間取る可能性があります。

<Teachme Bizの料金体系>

  • スタータープラン:5万円/月
  • 編集アカウントは10名、閲覧アカウントは50名までのプランです。
  • ベーシックプラン:10万円/月
  • 編集アカウントは30名、閲覧アカウントは150名までのプランです。
  • エンタープライズプラン:30万円/月
  • 編集アカウントは100名、閲覧アカウントは500名までのプランです。

【フィンテック】マニュアル代行サービス

フィンテックのトップページ

<フィンテックスの特徴>

  • 多種多様な業界での導入実績
  • IT企業大手の「Yahoo!」や証券会社大手の「野村証券」などにもマニュアルの導入実績を持っています。
  • マンガや動画を使ったマニュアル制作が可能
  • マニュアルを使った「業務や操作」の理解をより促すために、動画やマンガを使うことができます。

<フィンテックスの注意点>

  • 自社でマニュアルは作れない
  • あくまでもマニュアル作成代行サービスなので、自社ではマニュアル作成ができません。

<フィンテックスの料金体系>

  • マニュアル作成を依頼するには、問い合わせが必要です。

【iTutor】eラーニングも作成できるツール

iTutor

<iTutorの特徴>

  • 自動マニュアル作成ができる
  • 実際に画面上でマニュアル化したい動作を行うだけでマニュアルの作成ができます。
  • 動画マニュアルやe-ラーニングも作成できる
  • テキストで分かりづらい部分を動画にしてマニュアル化できるほか、マニュアルの内容そのものをトレーニング教材としても活用できます。

<iTutorの注意点>

  • テンプレートの数が少ない
  • 利用できるテンプレートの数が少ない傾向があります。
  • PDFデータの取り込みは出来ない
  • PowerPointデータの取り込みはできますが、PDFデータの取り込みは出来ません。

<iTutorの料金体系>

  • Mac専用エディション:16.5万円~
  • Macを使用してマニュアル作成などが行えるプランです。
  • エントリービデオエディション:27.5万円~
  • 動画制作など、動画メインのプランです。
  • エントリーオフィスエディション:27.5万円~
  • 手順書や業務マニュアルに特化した、ドキュメントメインのプランです。
  • スタンダードエディション:49.5万円~
  • ドキュメントも動画も作成したい場合のプランです。
  • プロフェッショナルエディション:66万円~
  • 各種Officeフォーマットへのエクスポートや画像変換ができるプランです。

【Dojo】マニュアルの自動作成できるツール

Dojo

<Dojoの特徴>

  • 自動でマニュアルが作れる
  • アプリケーションやシステムに関するマニュアルを作成する際、PCを操作するだけで自動的にPC画面の写真を撮り、操作方法もテキスト化してくれます。
  • 出力形式が豊富
  • 作成したマニュアルは、「Word」はもちろん、「Excel」「パワーポイント」「html」など多様な出力が可能です。

<Dojoの注意点>

  • 手軽な共有がしにくい
  • 必ず一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません。
  • マニュアル作成以外で使えない
  • マニュアル作成に特化するツールなので、他の業務での利用はできません。

<Dojoの料金体系>

  • 料金については問い合わせが必要です。

【マイクロメイツ】多言語対応のマニュアル作成代行サービス

マイクロメイツ

<マイクロメイツの特徴>

  • 対応力に優れている
  • マニュアル作成時の作成企業への常駐や、マニュアルの保守代行も提供しています。他にも20ヵ国以上の言語にも対応しています。
  • さまざまな種類のマニュアルが作れる
  • 業務マニュアルから社内規定まで、多種多様なマニュアル作成が行えます。

<マイクロメイツの注意点>

  • 小規模なマニュアルの作成には向かない
  • 代行サービスのため、小規模な業務に関するマニュアル作成を行うにはコストが嵩む傾向があります。

<マイクロメイツの料金体系>

  • 依頼内容によって異なるため、料金については問い合わせが必要です。
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!
 
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マニュアル作成の手順や運用方法まとめ

今回は、マニュアル作成の手順から運用、マニュアル作成ツールまでをご紹介しました。
 
マニュアルは運用し続けることに意味があり、作るだけではマニュアルのメリットが得られません。一方で、マニュアル作成の手順や運用には複数のコツ・ポイントがあり、一担当者として業務マニュアルを策定するとなると非常に工数がかかります。
 
しかし、マニュアル代行サービスは値段が高いために、気軽に始めることが難しいと考えている方も多いのはでないでしょうか。もし、ミニマムスタートでマニュアル作成を効率化したいのであれば、「Stock」のような非IT企業でも簡単に使える情報共有ツールの利用が必要です。
 
実際に、Stockは非IT企業でもマニュアル作成・運用管理が簡単にできるように設計されています。共同作業機能が利用できるほか、作成したマニュアルは、ノート機能を用いてマニュアルページとして情報ストックができます。
 
利用・登録は無料からできるので、ぜひ「Stock」の導入を実施し、効率化を実現しましょう。
 
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