現場の業務効率化を実現するマニュアルを作成するためには、事前に正しいマニュアル作成の手順と運用方法を押さえておく必要があります。
 
一方、マニュアル作成をいきなり始めようとしても、作成経験がなく、押さえるべきポイントがわからないため、どうしたら良いのかがわからないという担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、正しいマニュアルの作成手順・運用方法や、ノウハウ、時間短縮に便利な「マニュアル作成ツール」を具体的に解説していきますので、
 
  • マニュアル作りを任されたが、具体的な作り方が分からない
  • 作る手間を減らしてくれる、マニュアル作成ツールを探している
という方は、この記事を参考にすることでマニュアルの運用方法が明確になるほか、手順書など他の文書作成などにも考え方を活用できます。
 
ぜひこの記事を参考にして業務効率化や生産性の向上を実現していきましょう。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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マニュアルを作成する目的と3つのメリット

マニュアル作りの目的を正しく認識することで、目的の軸を持ち、一貫性を持ったマニュアルの作成ができます。
 
マニュアルの作成の「目的」は、業務手順の共有による業務効率化です。
 
例えば、新人指導や業務引き継ぎの際に、マニュアルがなければ、ひとりひとりに教育担当をつけて一から説明し直す必要があります。
 
このような運用体制では、教育担当者は自分の業務があるにもかかわらず、同じ教育のために毎回リソースを割かなければいけません。
 
このようなときこそ、業務の要点がわかりやすくまとめられたマニュアルを利用することで、教育コストや担当者の負担を削減できます。
 
そして、マニュアル作成により得られる、メリット・効果は以下3つが挙げられます。「マニュアルのメリット」を理解することで、マニュアルを作る目的を定め、ブレのない運用の実現に繋がります。

作業の質が均一化される

マニュアル導入の1番のメリットは、作業の質が均一化することです。
 
つまり、同じ作業をどの人が行っても、作業の質(結果)を同じにできます。
 
例えば、自社製品のプロダクトやサービスの質にばらつきがあっては、クレームの原因にもなるうえ、ファンもつきづらく、結果としてビジネスの持続化が難しいという結果になりかねません。
 
実際に、ファストフード店やコンビニエンスストアなどでは、年齢や国籍問わず働いている人がいるにも関わらず、商品・サービスの質は均一に保たれています。
 
このように、マニュアルを使うことで作業クオリティが均一化され、安定した作業結果とパフォーマンスを可能にします。
 
安定した作業結果を維持することは、顧客との関係性構築にも貢献し、商品やサービスのブランディングにも繋がるでしょう。

タイムロスがなくなる

マニュアルを導入する2つ目のメリットは「タイムロスがなくなる」ことです。
 
作業に関して分からないことを知りたいときに、人に聞くよりマニュアルを見る方が、業務再開までの時間短縮ができます。
 
「分からないことを聞きたいけれど、相手が忙しそう」
「近くに教えてくれる人がいない」
 
このような状況になった場合、マニュアルがなければ、担当者のリソースが空くまでその作業はストップしていなければなりません。
 
しかし、マニュアルがあれば人的リソースがなくても、マニュアルを参考にすれば良いので「担当者がいないから対応できない」という状況を避けることができます。

知識・スキルを平等に共有できる

マニュアルを導入する3つ目のメリットは「知識やスキルを平等に共有できる」ことです。
 
例えば、とある一業務の遂行方法がわからず、あるベテラン社員がいないと対応できない、という状況でマニュアルがないと、社内が混乱してしまいます。
 
「Aさんがいなくて〇〇の作業ができない」
「××のことはBさんしか分からない」
 
というような状況が発生すると、その問題を解決することなく後回しにしなければなりません。
 
このように、スキルやノウハウが一個人に偏っている状況を知識とスキルの属人化と言います。
 
マニュアルを作成していないために「知識とスキルの共有」ができておらず、作業の遅延や、作業の実行不能という事態に陥ってしまいます。
 
マニュアルを作成することで、チームや組織のメンバーと知識・スキルを共有、各メンバー間における知識やスキルの偏りをなくし、作業トラブルの防止ができるのです。
 
関連記事: マニュアルをきちんと管理することのメリットとは?ツールを使って社内のノウハウを蓄積しよう!


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マニュアル作成のコツ3選

写真
 
マニュアル作成手順の前に、マニュアルを作るためのコツである
 
  • 読み手のことを1番に考える
  • 図・写真の挿入
  • マニュアルを使いながら改善
の3つを深掘りし、具体的にご紹介します。
 
ただ闇雲にマニュアルを作って共有しても、このような要点が押さえられていない場合は、「作ったはいいが使っていないマニュアル」となってしまう可能性が高いです。
 
そのため、以下の3つのコツをおさえて「使われるマニュアル」作りを目指しましょう。

読み手を一番に考える

マニュアル作成で特に重要なのが、読み手を一番に考えることです。
 
この「読み手を一番に考える」というのは、「専門用語を使わず、誰にでも分かる言葉を使う」「作業手順に漏れがなく、分かりやすい文章で記載する」を指しています。
 
なぜこのように読み手のことを考えるかというと、マニュアルを読む人の知識は、人それぞれで、同じではないからです。
 
読みづらい文章や分からない言葉が多いマニュアルでは、理解できる人が少なくなり、マニュアル作成の目的である「情報共有による業務効率化」を達成することができません。
 
そのため、プレゼン資料などと同じように、どんな人が見ても共通の理解ができるようにする必要性があるのです。

図・写真の挿入

もう一段階マニュアルを読みやすく、理解しやすくするために「図・写真の挿入」をすることも重要です。
 
特に、言葉より写真や図で見た方が分かりやすい「技術的な作業」や、細かい手順などには図・写真の挿入が有効です。
 
多くのマニュアル作成ツールでは、動画も載せられるので、より具体的かつ鮮明に作業手順を理解することができるでしょう。

マニュアルを使いながら改善

初めから完璧なものを作ろうとするのではなく、マニュアルを使いながら改善することを念頭において、マニュアルを作成しましょう。
 
マニュアルは、マニュアルを見て作業をする人のためのものです。
 
マニュアルを使用するうちに、「マニュアルに記載されている作業手順が違う」「〇〇の手順も載せて欲しい」等のリクエストが出てくると思います。
 
現場の声を取り入れて継続的にブラッシュアップしていくと、次にマニュアルを閲覧する参照者の知識理解も深まり、教育コストを削減できます。
 
初めから完璧なマニュアルを作成することは不可能なので、リクエストに対して、日々の継続的な改善がポイントです。
 
マニュアルの改善にあたって、作成したマニュアルは紙で保存するのではなく、クラウド上で保存でしておけば、マニュアル内容のアップデートがあったとしても簡単に更新でき、保管場所を選ばない、というメリットもあります。
 
関連記事: マニュアルのデザインから作り方まで一挙にご紹介!


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マニュアル作成の手順4ステップ

マニュアルの作成手順は、以下の4ステップで進めていきます。
 
  • 大枠の決定
  • 構成の決定
  • 手順の書き出し
  • フィードバックを得る
各ステップごとの流れを把握するとスピーディにできます。実際の現場状況とも照らし合わせながら作成してみましょう。

マニュアルの大枠を決定

まずはマニュアルの大枠を、5W1Hを使ってそれぞれ決定していきます。5W1Hの各項目で決めるべき内容は、それぞれ以下のように考えると良いでしょう。
 
  • why:「なぜ作るのか?」
  • what:「何を書くのか?」
  • when:「いつまでに作成するのか?」
  • who:「誰のためか?」
  • where:「どこで使うのか?」
  • how「どのようにするか?」
マニュアルと言えど、全ての業務や規則等を書くわけではありません。そのため、マニュアルに記載する内容や前提条件の絞り込みをして、マニュアルに書く内容の範囲を限定し、一貫性のあるマニュアルを作ることが重要です。

構成の決定

マニュアルの大枠が決定したら、マニュアルの構成を作成します。
 
大枠を決めるのと同様に、マニュアルの構成を決定することで一貫性のあるブレのないマニュアル作成が可能です。
 
構成は「マニュアルの目次」と考えると、非常に理解がしやすいでしょう。
 
以下の画像は、飲食店のマニュアル例です。構成を決めることで、作業全体の流れを決めやすくなるのでおすすめです。
 
飲食店マニュアル

業務手順を書き出す

マニュアルの大枠・構成を決めた後は作業手順を書き出し、細部を詰めていきます。
 
読み手にとって読みやすく、理解しやすいマニュアルにする点に注意しましょう。
 
読み手を考慮するために、今の現場で発生している業務の流れを一度経験した後で、業務手順を洗い出すのもおすすめです。
 
また「図や写真の挿入」「平易な文章」を心がけ、スムーズに読み進められて使い方がわかりやすい、内容が正しく入って来るようなマニュアルの作成が必要です。

マニュアル利用者からのフィードバック

マニュアルの草案が完成したら、普及させる前にマニュアルを使う現場の人に1度見せて、フィードバックをもらいましょう。
 
マニュアルの作成者は一度業務を経験していることが望ましいですが、そうでない場合は、第三者からの意見を得て確認と修正を繰り返し、完成に近づけていく必要があります。
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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マニュアルの運用法

マニュアルを作成した後は、実際に運用をしていきます。運用には、担当者が押さえておきたい、「使い続けられるマニュアルの運用方法」が2つありますので、作成後はぜひ以下を参考に実践してみましょう。

フィードバックを得る仕組みを作る

「使われ続けるマニュアル」は、利用者の意見を取り入れ、改善を繰り返しています。
 
そのためにも、フィードバックを得る仕組み、すなわち「アンケート」「口頭での質問」などを定期的に行うことが重要です。
 
実際に、私たちが日々利用しているサービスの多くで、利用アンケートを求められたり、お問い合わせが設けられています。
 
フィードバックが必要な理由は、サービス利用者の意見を得て、より良いサービスへと改善をするためであり、もちろんマニュアル作成のシーンでも当てはまります。
 
そのため、利用者の声を反映することは必須と言えます。

定期的にマニュアルをアップデートする

マニュアルを使う現場からのフィードバックを得たら、次はマニュアルの修正、改善を行います。
 
アンケートで集めた声を基に修正をしていくのは必須ですが、特に新規事業や新しい施策を展開する際は業務フローが頻繁に変わることがあります。
 
そのため、複数人が参画しているプロジェクトなどは、変更点があり次第、都度マニュアルをアップデートしていく必要があります。


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電子マニュアル作りに最適なツールとサービス6選

これまでマニュアル作成のポイントや運用方法などについて解説してきましたが、マニュアル作成には、必要な機能が備わっている「マニュアル作成ツール」や「マニュアル作成代行サービス」を使うと効果的です。
 
以下では、マニュアルを手動で作るツールと、外部に委託して作る代行サービスをご紹介します。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Teachme Biz

Techme Biz

Teachme Bizは、PCだけでなくスマホやタブレットからでも閲覧が可能な「マニュアル作成ツール」です。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 手厚い導入サポート
    ツールでのマニュアル作成なので、基本は自社のメンバーでマニュアルを作る必要があります。しかしTeachme Bizでは、運用体制やルールの決定や、初期設定・操作説明等を一貫してサポートしてくれます。
  2. 料金
    その一方で、初期費用が¥300,000、月額費用は¥100,000または¥300,000と高額です。2つのプランの違いは、閲覧アカウント数の制限が150人または500人の違いです。
 


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フィンテック

フィンテックのトップページ

フィンテックは、動画やマンガを使った分かりやすいマニュアルを作ることができる「マニュアル代行サービス」です。

<フィンテックのポイント>

  1. 多種多様な業界での導入実績
    IT企業大手の「Yahoo!」や証券会社大手の「野村証券」などにもマニュアルの導入実績を持っています。
  2. マンガや動画を使ったマニュアル制作が可能
    マニュアルを使った「業務や操作」の理解をより促すために、動画やマンガを使うことができます。
 


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iTutor

iTutor

iTutorは、動画マニュアルやeラーニングも作成できる「マニュアル作成ツール」です。

<iTutorのポイント>

  1. 自動マニュアル作成
    PC上での操作をマニュアル化する場合、PCの操作を自動的にキャプチャしてスライド化します。また、操作の説明も自動でテキスト化することが可能です。
  2. 安価な料金形態
    月額¥150,000から利用可能です。料金形態は5つありますが、大きな違いは出力形式にあります。1番安価な料金プランだと、「pdf,png,ビデオ」での出力のみ可能ですが、上位のプランだと「word,Excel,パワーポイント」での出力が可能になります。
 


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Dojo

Dojo

Dojoは、マニュアルの自動作成に優れた「マニュアル作成ツール」です。

<Dojoのポイント>

  1. 自動でマニュアルが作れる
    PC上のアプリケーションやシステムに対してマニュアルを作るとき、PCを操作するだけで自動的にPC画面の写真を撮り、操作方法もテキスト化してくれます。
  2. 出力形式が豊富
    作成したマニュアルは、「Word」はもちろん、「Excel」「パワーポイント」「html」など多様な出力が可能です。
 


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マイクロメイツ

マイクロメイツ

マイクロメイツは、多言語に対応した「マニュアル作成代行サービス」です。

<マイクロメイツのポイント>

  1. 対応力に優れている
    マニュアル作成時の作成企業への常駐や、マニュアルの保守代行も提供しています。他にも20ヵ国以上の言語にも対応しています。
  2. 代行サービスなのでツールと比べると金額が高め
    「操作マニュアル作成(Wordで300P程度)の場合:¥6,105,000(税込み)~」
    「業務マニュアル作成(Wordで300P程度)の場合:¥5,115,000(税込み)~」
    となっています。
 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!
 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう


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マニュアル作成の手順や運用方法まとめ

今回は、マニュアル作成の手順から運用、マニュアル作成ツールを複数ご紹介しました。
 
マニュアルは運用し続けることに意味があり、作るだけではマニュアルのメリットが得られません。
 
一方、マニュアル作成の手順や運用には複数のコツ・ポイントがあり、一担当者として業務マニュアルを策定するとなると非常に工数がかかります。
 
しかし、マニュアル代行サービスは値段が高く、気軽に始めることが難しいと考えている方も多いはず。
 
もし、ミニマムスタートでマニュアル作成を効率化したいのであれば、「Stock」のような非IT企業でも簡単に使える情報共有ツールの利用がおすすめです。
 
実際に、Stockは非IT企業でも情報ストックやタスク管理が簡単にできるように設計されているので、70,000社以上の導入実績を誇っています。
 
もちろん、共同作業機能や作成したマニュアルは、ノート機能を用いてマニュアルページとして情報ストックができます。利用・登録は無料からできるので、ぜひこの機会にマニュアル作成ツールの導入を実施し、効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?意味や目的・作成方法からポイントも紹介