「マニュアル作りを任されたけれど、具体的な作り方が分からない」
「作る手間を減らしてくれる、マニュアル作成ツールはないかな…」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

マニュアル作成の手順と運用方法
マニュアル作成のツール
 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

いきなりマニュアル作りを任されたけれど1回も作った経験がない、という方も多いかと思います。

私自身も飲食店の接客マニュアルを作った時は、右も左も分からず、初めの頃は多くの労力と時間を使いました。
しかし、書籍などで情報収集をし、実際のマニュアル作りに活かす事ができました。

そこでこの記事では、実際の経験に基づいた「マニュアル作りのノウハウ」と、時間短縮に便利な「マニュアル作成ツール」をご紹介します。

マニュアルを作成する目的と3つのメリット

具体的なマニュアル作成のノウハウや、ツール紹介の前に、そもそも「なぜマニュアルを作成するのか?」からご説明します。

なぜなら、マニュアル作りの目的を正しく認識することで、目的に対してブレのない、一貫性を持った「マニュアル」を作ることが可能になるからです。

マニュアルの作成の「目的」は、業務手順の共有による業務効率化です。

例えば、新人指導や業務引き継ぎの際に、マニュアルが役立つ事が多いでしょう。

では具体的に、マニュアル作成により、「業務効率化」に対してどのようなメリット・効果があるでしょうか?

下記で説明する「マニュアルのメリット」を理解することで、マニュアルを作る目的を再認識できるかと思います。

作業の質が均一化される

マニュアルを導入することの1番のメリットは、作業の質が均一化することです。
つまり、同じ作業をどの人が行っても、作業の質(結果)が同じになるということです。

実際に、ファストフード店やコンビニエンスストアなど、「年齢・国籍」問わず働いている人がいるにも関わらず、商品・サービスの質は均一に保たれています。

このように、マニュアルを使うことで作業クオリティが均一化され、安定した作業結果を出すことが可能です。

タイムロスがなくなる

マニュアルを導入する2つ目のメリットは「タイムロスがなくなる」ことです。

これは、自分が作業に関して分からないことを知りたい時に、マニュアルを見る方が人に聞くより時間短縮になるということです。

「分からないことを聞きたいけれど、相手が忙しそう」
「近くに教えてくれる人がいない」

 
こういった経験をされた方はいらっしゃるのではないでしょうか?

上記の問題を解決するためにあるのが、マニュアルの存在です。

知識・スキルを平等にする

マニュアルを導入する3つ目のメリットは「知識やスキルを平等にする」ことです。

例えば、

「Aさんがいなくて〇〇の作業ができない」
「××のことはBさんしか分からない」

 
こういったことが起きることはありませんか?

このことを知識とスキルの属人化と言います。マニュアルを作成していないために「知識とスキルの共有」ができておらず、作業の遅延や、作業の実行不能という事態に陥ってしまいます。

マニュアルを作成することで「知識とスキルの共有」を図り、各メンバー間における知識やスキルの偏りをなくす事で、作業トラブルを未然に防ぐ事ができるのです。

マニュアル作成のコツ

写真

 

マニュアル作成手順の前に、マニュアルを作るためのコツである

  • 読み手のことを1番に考える
  • 図・写真の挿入
  • マニュアルを使いながら改善

の3つを紹介します。

この3つのコツを押さえると、「使われるマニュアル」にすることができます。

ただ闇雲にマニュアルを作ってしまっては、「作ったはいいが使っていないマニュアル」になってしまう可能性が高いです。

以下の3つのコツをおさえて「使われるマニュアル」作りを目指しましょう!

読み手のことを一番に考える

マニュアル作成で特に重要なのが、読み手のことを一番に考えることです。
この「読み手のことを一番に考える」というのは、「専門用語を使わず、誰にでも分かる言葉を使う」「作業手順に漏れがなく、分かりやすい文章」といったことを指しています。

なぜこのように読み手のことを考えるかというと、マニュアルを読む人の知識は、人それぞれで、同じではないからです。

読みづらい文章や分からない言葉が多いマニュアルでは、理解できる人が少なくなり、マニュアル作成の目的である「情報共有による業務効率化」を達成することができません。

そのため、プレゼン資料などと同じように、どんな人が見ても共通の理解ができるようにする必要性があるのです。

図・写真の挿入

先ほどは、マニュアルの文章について説明しました。
しかし、もう一段階マニュアルを読みやすく、理解しやすくするために「図・写真の挿入」をすることも重要です。

特に、言葉より写真や図で見た方が分かりやすい「技術的な作業」や、細かい手順などには図・写真の挿入が有効です。

後ほど紹介する「マニュアル作成ツール」では、動画も載せることができるので、より具体的かつ鮮明に作業手順を理解することができるでしょう。

マニュアルを使いながら改善

初めから完璧なものを作ろうとするのではなく、マニュアルを使いながら改善することを念頭において、マニュアルを作成しましょう。

「読み手のことを一番に考える」の項目でお話しした通り、マニュアルは、マニュアルを見て作業をする人のために作られたものです。

マニュアルを使用するうちに、「マニュアルに記載されている作業手順が違う」「〇〇の手順も載せて欲しい」等のリクエストがでてくると思います。

初めから完璧なマニュアルを作成することは不可能なので、リクエストに対して、日々改善を続けることがポイントになります。

マニュアル作成の手順

マニュアル作成の目的・メリット、そしてコツを理解したところで、いよいよマニュアル作成の手順に入ります。

ここでは、マニュアルの作成手順を

  • 大枠の決定
  • 構成の決定
  • 手順の書き出し
  • フィードバックを得る

の4つに分割して説明します。

マニュアルの大枠を決定

マニュアルを作る第一歩目は、マニュアルの大枠を決定することです。

マニュアルの大枠とは、5W1Hを使って、
 
why:「なぜ作るのか?」
what:「何を書くのか?」
when:「いつまでに作成するのか?」
who:「誰のためか?」
where:「どこで使うのか?」
how「どのようにするか?」
 
を決めることが重要です。

なぜなら、マニュアルと言えど、全ての業務や規則等を書くわけではありません。

ですので、マニュアルに記載する内容や前提条件の絞り込みをして、マニュアルに書く内容の範囲を限定し、一貫性のあるマニュアルを作ることが重要です。

構成の決定

マニュアルの大枠の決定の次は「マニュアルの構成決定」です。

大枠を決めるのと同様に、マニュアルの構成を決定することで一貫性のあるブレのないマニュアルを作ることができます。

では具体的に構成とは何を指すのでしょうか?
「構成=マニュアルの目次」と考えると、非常に理解がしやすいと思います。
下記画像は、飲食店でのマニュアルの例です。

飲食店のマニュアルの例のように、目次を決めることで、作業全体の流れを決めやすくなるでしょう。

飲食店マニュアル

業務手順を書き出す

マニュアルの大枠・構成を決めた後は作業手順を書き出し、細部を詰めていくだけです。

ここでの注意点は、マニュアル作成のコツで挙げたように、読み手にとって読みやすく、理解しやすいマニュアルにすることです。

「図や写真の挿入」「平易な文章」を心がけましょう!

マニュアル利用者からのフィードバック

マニュアルが8割近く完成したら、普及させる前にマニュアルを使う方々に1度見せて、フィードバックをもらいましょう。

マニュアルを作成した人は、あくまでも主観に基づいて書いていますし、そもそもマニュアルを使う人でないこともあります。
そのため、客観的視点からの意見を得て改善することで、皆に使われるマニュアルに仕上げていきましょう。

マニュアルの運用法

マニュアルを作って満足してはいけません。
マニュアルは使い続けるからこそ意味があるのです。

そこでここでは、使い続けられるマニュアルの運用方法を2つご紹介します。

フィードバックを得る仕組みを作る

「使われ続けるマニュアル」は、利用者の意見を取り入れ、改善を繰り返しています。

そのためにも、フィードバックを得る仕組み、「アンケート」「口頭での質問」などを定期的に行うことが重要になります。

実際に、私たちが日々利用しているサービスの多くで、利用アンケートを求められたり、お問い合わせが設けられています。
これは、サービス利用者の意見を得て、より良いサービスにするための改善をするためであり、マニュアル作りだけでなく、全てのサービスにとって重要なことです。

定期的にマニュアルをアップデートする

マニュアルを使う方々からのフィードバックを得たら、次はマニュアルの修正、改善を行います。

改善要望が重複しているものから修正していくことをおすすめします。

電子マニュアル作りに最適なツールとサービス6選

今回は、自分達でマニュアルを手動で作るツールと、外部に委託して作る代行サービスをご紹介します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Teachme Biz

Techme Biz

Teachme Bizは、PCだけでなくスマホやタブレットからでも閲覧が可能な「マニュアル作成ツール」です。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 手厚い導入サポート
    ツールでのマニュアル作成なので、基本は自社のメンバーでマニュアルを作る必要があります。しかしTeachme Bizでは、運用体制やルールの決定や、初期設定・操作説明等を一貫してサポートしてくれます。
  2. 料金
    その一方で、初期費用が¥300,000、月額費用は¥100,000または¥300,000と高額です。2つのプランの違いは、閲覧アカウント数の制限が150人または500人の違いです。
 
マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

フィンテック

マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

フィンテックは、動画やマンガを使った分かりやすいマニュアルを作ることが特徴の「マニュアル代行サービス」です。

<フィンテックのポイント>

  1. 多種多様な業界での導入実績
    IT企業大手の「Yahoo!」や証券会社大手の「野村証券」などにもマニュアルの導入実績を持っています。
  2. マンガや動画を使うことが可能
    マニュアルを使った「業務や操作」の理解をより促すために、動画やマンガを使うことができます。
 
マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

iTutor

iTutor

iTutorは、動画マニュアルやeラーニングも作成できる「マニュアル作成ツール」です。

<iTutorのポイント>

  1. 自動マニュアル作成
    PC上での操作をマニュアル化する場合、PCの操作を自動的にキャプチャしてスライド化します。また、操作の説明も自動でテキスト化することが可能です。
  2. 安価な料金形態
    月額¥150,000から利用可能です。料金形態は5つありますが、大きな違いは出力形式にあります。1番安価な料金プランだと、「pdf,png,ビデオ」での出力のみ可能ですが、上位のプランだと「word,Excel,パワーポイント」での出力が可能になります。
 
マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

Dojo

Dojo

Dojoは、マニュアルの自動作成に優れた「マニュアル作成ツール」です。

<Dojoのポイント>

  1. 自動でマニュアルが作れる
    PC上のアプリケーションやシステムに対してマニュアルを作る時、PCを操作するだけで自動的にPC画面の写真を撮り、操作方法もテキスト化してくれます。
  2. 出力形式が豊富
    作成したマニュアルは、「Word」はもちろん、「Excel」「パワーポイント」「html」など多様な出力が可能です。
 
マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

マイクロメイツ

マイクロメイツ

マイクロメイツは、多言語に対応した「マニュアル作成代行サービス」です。

<マイクロメイツのポイント>

  1. 対応力に優れている
    マニュアル作成時の作成企業への常駐や、マニュアルの保守代行も提供しています。他にも20ヵ国以上の言語にも対応しています。
  2. 代行サービスなのでツールと比べるとお高め
    「操作マニュアル作成(Wordで300P程度)の場合:¥6,105,000(税込み)~」
    「業務マニュアル作成(Wordで300P程度)の場合:¥5,115,000(税込み)~」
    となっています。
 
マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介

まとめ

今回は、マニュアル作成の手順から運用、またマニュアル作成ツールもご紹介しました。

マニュアルは使うことに意味があり、作るだけではマニュアルのメリットが得られません。

そのためにも、マニュアル作成のコツである「読み手のことを1番に考える」ことを忘れずに、マニュアル作成手順や運用をするよう心がけて下さい。