業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえでマニュアルは必須です。マニュアルの作成においては、「テンプレート」を活用すると、作成時間を大幅に減らせるほか、見やすいフォーマットで統一できます。
しかし、「多くのサイトから自社に合うテンプレートを探すのは面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアルにおすすめの無料テンプレート5選を中心に紹介します。
- 自社のマニュアル作成に最適なテンプレートを見つけたい
- テンプレートを活用して、マニュアル作成の手間を省きたい
- マニュアルの作成後、形骸化せずに社内に浸透するようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを簡単に作れるだけでなく、作成後の運用もスムーズに進められます。
目次
テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット
ここでは、テンプレートでマニュアルを作成するメリットを3つ紹介します。「マニュアルを毎回一から作成している」という担当者の方は必見です。
(1)デザインを統一できる
テンプレートを使えば、マニュアルのデザインを統一できます。
テンプレートを使うと「作成者によって構成やデザインが異なり、クオリティに差が出る」といった事態を防げます。つまり、マニュアルの品質の底上げにもつながるのです。
また、デザインが統一されていれば読み手側も分かりやすいので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。
(2)抜け漏れを防ぐ
テンプレートには、項目の抜け漏れを防げるメリットもあります。
テンプレートを使わずに一からマニュアルを作ると、項目の記載漏れが起きやすいです。そして、万が一抜け漏れがあれば、作業が滞るうえ、重大な作業ミスにもつながります。
そこで、テンプレートを使えば、あらかじめ項目が記載されているので、記載漏れを確実に防げるのです。
(3)作成時間が短縮される
テンプレートを使えば、マニュアル作成にかける時間を短縮できます。
マニュアルを一から作ると「必要な項目は何か」「どのような流れで記載するか」をその都度確認しなければならず、膨大な時間がかかります。そこで、テンプレートを使えば、確認の手間をかけずに短時間でマニュアルを作れるのです。
したがって、マニュアル作成の作業が効率化して、ほかの業務へ多くのリソースを割けるようになります。
見やすいマニュアルの作成ポイント5選
テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。そのため、「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。
(1)読み手の目線になる
まずは、読み手の目線になることが大切です。
たとえば、新人社員が使うマニュアルに専門用語を多用しても、理解するのに時間がかかります。一方、ベテラン社員向けのマニュアルに事細かな説明を載せると「無駄な部分が多い」とみなされ、読まれなくなる恐れがあります。
したがって、読み手の目線になって、ストレスなく読めるマニュアルを作りましょう。また、学んだことをすぐに業務に活かせるように、担当者の経験談や意見を載せるのも1つの方法です。
(2)写真や画像を使う
マニュアルにはテキストだけでなく、写真や画像を使うのも有効です。
テキストだけのマニュアルは、具体的な作業をイメージしづらく、読むモチベーションも下がっていきます。そこで、写真や画像を使えば視覚的に見やすくなり、メリハリを持って読み進められるのです。
そのため、マニュアルにはテキストだけでなく、写真・画像も残しましょう。たとえば、あらゆる情報を「記事(ノート)」に残せる「ナレカン」なら、写真や画像、PDFなどのファイルまで添付できます。
(3)5W1Hを意識する
マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。
- When:「いつ使われるのか」
- Where:「どこで使われるのか」
- Who:「誰が使うのか」
- What:「何を載せるべきか」
- Why:「なぜ必要なのか」
- How:「どのように使われるのか」
以上のポイントを載せれば、読み手は作業を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められます。
(4)重要箇所を分かりやすくする
マニュアルを見やすくするために、重要箇所を分かりやすくしましょう。
文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な情報を見逃してしまう恐れがあります。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば、注意すべき箇所が明確になるのです。
ただし、強調表示を使いすぎると、重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。
(5)ITツールを活用する
マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用が不可欠です。
紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelはマニュアルを確認する度にファイルを開かなければならないうえ、スマホやタブレットからは使いづらいので、外出が多い業務には不向きです。
そこで、「ITツール」を活用すれば、紙やExcelのデメリットを解消できます。また、検索機能を使えば、必要なマニュアルへすぐにアクセスできるため、欲しい情報がすぐに見つかるのです。
ただし、多機能なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、マニュアル作成に必要な機能が過不足ない「ナレカン」を使うと、ITに慣れていない従業員でも簡単にマニュアルを作成・共有できます。
Word・Excel|マニュアル作成で使える無料のテンプレート5選
以下では、マニュアルの作成に便利な無料のテンプレートを5つ紹介します。いずれのフォーマット(ひな形)もマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。
【Word】Microsoftの引き継ぎ書テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する業務引き継ぎ書のテンプレートです。
フォーマットに沿って記入するだけで、必要な情報を簡単にまとめられます。また、細かく色分けされているほか、画像を添付する欄も設けられているので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。
【Word】短期間の作業引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、短期間の作業引き継ぎ書のテンプレートです。
作業の引き継ぎ期間を記入する欄があり、一定期間別のメンバーに引き継ぐ際に使えます。ただし、作業内容を細かく記載するスペースはないので、マニュアルとしては情報が不足する恐れがある点に注意が必要です。
【Excel】シンプルな業務マニュアルのテンプレート
こちらは、シンプルな業務マニュアルのテンプレートです。
文字の大きさや色を区別したり、字下げを使ったりして業務内容を見やすく、階層的にまとめられます。また、自由にページを差し替えできるので、業務内容に大幅な変更があった場合でも、簡単にマニュアルを修正できるのです。
【Excel】作業手順を細かく記載できるテンプレート
こちらは、作業手順を細かく記載できるテンプレートです。
作業内容とポイントを、手順ごとに細かくまとめられます。また、捺印枠が設けられているので、上司への提出が必要なシーンで便利です。
【Excel】作業の変更も記載できる作業手順のテンプレート
こちらは、作業の変更も記載できる作業手順のテンプレートです。
作業内容に加え、作業の変更点や改訂日の記入欄があるので、マニュアルを一から作り直す手間を省けます。また、記入項目は自由に追加可能なので、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。
【注意】マニュアル作成の問題点
マニュアルの作成に紙やWord、Excelを使うと、マニュアルを作成しても社内に浸透せず、放置される事態につながりやすいです。
たとえば、紙の場合は離れたメンバーに共有しづらいほか、作成後の修正が難しいため、情報が陳腐化する可能性が高いです。また、WordやExcelを使うと、膨大な数のファイルが乱立してしまい、目的のマニュアルを探すのが面倒になります。
そのため、マニュアル作成には「ITツール」を導入して、簡単に管理できる仕組みを整えましょう。たとえば、フォルダで見やすく情報管理できる「ナレカン」を使えば、マニュアルの作成から管理までをスムーズに進められます。
【必見】誰でも簡単にマニュアルを作成・共有する方法とは
ここでは、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できるツールをご紹介します。
紙のマニュアルの場合、印刷や修正に時間がかかるうえ、社内メンバーに共有するのに手間がかかります。また、WordやExcelではマニュアルを見るたびにファイルを開かなければならず、アクセスすること自体が面倒です。
そのため、「マニュアルをスピーディに作成・共有でき、目的の情報をすぐに見つけられるツール」を使いましょう。ただし、複雑なツールでは従業員に浸透しない恐れがあるので「誰でも簡単にマニュアルを運用できるツール」でなければなりません。
結論、自社に必要なマニュアル管理ツールは、わずかな操作でマニュアルにアクセスでき、メールを使える方なら誰でも使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には自作のテンプレートを登録でき、いつでも簡単に呼び出してマニュアル作成を始められます。また、精度の高い「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで欲しい情報が見つかるため、マニュアル管理の負担を一気になくせるのです。
誰でも使えるマニュアル作成ツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ
ここまで、マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントなどを紹介しました。
テンプレートを使えば、マニュアル作成の負担を軽減できるほか、見やすいデザインで統一できます。ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に共有・管理しなければ「活用されるマニュアル」になりません。
したがって、とくに人数の多い企業では、「ナレッジ管理ツール」でマニュアルを共有・管理すべきです。ただし、社内の全メンバーが使うことを前提に「誰でも操作のストレスなく使えるツール」を選びましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内のマニュアルを管理できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを効果的に活用できる仕組みを整えましょう。