属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにするために必要なマニュアルですが、作成には非常に手間がかかります。
マニュアルをひとつ作成するのでも業務の階層化や、トラブル例の想定、ヒアリングなどの過程が必要であり、作成に大変な思いをしている方も多いのではないでしょうか。
そこで、マニュアル作成の効率化を助けてくれるのが「テンプレートの活用」であり、作成時間を大幅に短縮することができます。
今回は、テンプレートを使ったマニュアル作成のメリットとポイント、テンプレートのサイトを9選ご紹介しますので、
- マニュアルをより効率的に作りたい
- テンプレートにはどんな種類があるのかを知り、自社にあったマニュアルを作成したい
- マニュアル作成後の運用まで見据えた、円滑にマニュアル管理がしたい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることで効果の高いマニュアル作成・運用が実現できます。
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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目次
テンプレートを使ったマニュアル作成のメリット3選
マニュアルの作成にテンプレートを使うことで得られるメリットは、以下の3つが挙げられます。
デザインが綺麗で分かりやすい
テンプレートを使用すると、デザインが元々決まっているので、一からデザインを考える必要がなく、さらに必要項目を入力していくだけでマニュアルが完成します。
ゼロの状態からマニュアルを作るとなると、デザインを上手く決められず読みにくいマニュアルになってしまう可能性があります。
その点、テンプレートはプロが作ったものなので、綺麗で分かりやすいデザインとなっています。
また、複数人でマニュアルを作っても同じデザインのままマニュアル作成が可能であり、作成者によって見た目が変わってしまう、などのトラブルを防止できます。
抜け漏れを防ぐことができる
テンプレートを使ってマニュアル作成すると、必要な項目の抜け漏れを防止できます。
逆に、テンプレートを使わずにマニュアルを作成した場合、項目の設置や記載内容にどうしても抜け漏れが発生してしまう可能性があります。
テンプレートでは、元々必要な項目が記入されており、それに沿って情報を埋めていけばいいので、見落としがちな情報まで忘れることなく記入できるようになります。
効率的にマニュアルを作ることができる
テンプレートを使うことで、効率的にマニュアルを作成できます。
最初から作ろうとすると、どの項目が必要なのか、順番はどうするかなど、さまざまな内容をチェックするのに膨大な時間がかかってしまいます。
テンプレートには、どんな情報を記入すればいいのかが初めから示されているので、1からマニュアルを作るより遥かに効率的に作成できます。
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テンプレートを使ってマニュアルを作成するうえでのポイント5つ
テンプレートを使うだけでも綺麗なマニュアルの作成が可能ですが、以下でご紹介するポイントを意識すると、使いやすさも向上しますので、ぜひ実践してみましょう。
読み手のレベルに合わせる
分かりやすいマニュアルとは、読者が初めて読んでも理解し、実行できるということです。
全てを伝えようと思い、一文に長々と説明してしまうと、分かりにくいマニュアルとなってしまいます。
そのため、結論を先に言及し、内容の区別をはっきりつけると読者も分かりやすいと感じます。冗長な表現は控えて、簡潔で短い文章にするようにしましょう。
他にも、マニュアルを読む人の視線に立ち、「どのような疑問点が浮かぶだろうか」などを考えながら作ることにより、分かりやすいマニュアルを作成できます。
文字情報だけでなく、写真や画像を使う
マニュアルの各ステップで写真や画像を使うことで、実際のイメージがつきやすくなります。
特に、テキストだけの場合は、人によって受け取り方が違うような表現で書いてしまうと、マニュアルがあることによって混乱を招く可能性もあります。
そこで、写真や画像などを用いると、視覚的にわかりやすくマニュアルの内容を伝えられるうえ、業務の定着スピードが向上すると言えるでしょう。
誰でもわかるような表現を使う
例えば、専門用語が多く使われているなど特定の人にしか分からない記述が多い場合、読む人の立場に立ったマニュアルとは言えません。
作成者の目線だけでなく、実際にマニュアルを使う人の目線に立って、誰が読んでも分かるような言葉で書くことが重要です。
一番は現場の社員や担当者がマニュアル作成を行うのが一番ですが、難しい場合は現場からヒアリングをし、作業工程を確認したうえでの作成がおすすめです。
5W1Hを意識する
業務内容によってマニュアルの形はさまざまですが、作成する際は、5W1Hを意識して作りましょう。
「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識すると、読み手が具体的な行動を取りやすくなり、分かりやすいマニュアルを作成できます。
作業者が業務に慣れていて理解していても、新入社員や他部署から異動してきた社員には正確に示さないと分からない場合も多くあります。
したがって、「これは書かなくても分かるだろう」と作成者の独断で判断せず、5W1Hに当てはめて考えてみましょう。
テンプレートのデザインを生かす
テンプレートはデザインが統一されている点が作成者にとって嬉しいポイントです。
文字のフォントやサイズをデフォルトのまま使うことで統一感が生まれ、読み手にとってわかりやすいマニュアルを作成できます。
それに加えて、重要なポイントは太字や赤字にして強調したり、文字だけだと分かりにくい部分は図やイラストを挿入して補足すると、より分かりやすいマニュアルになります。
関連記事： マニュアルのデザインから作り方まで一挙にご紹介！
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作成したマニュアルを管理するおすすめのツール
マニュアルの作成も重要ですが、作成しただけでは業務効率化や生産性の向上には貢献せず、作成したマニュアルは、その後適切に運用・管理されることで効果を発揮します。
例えば、作成はできたもののあとは現場や担当者に預けておくだけでは、実際に運用されているのか、マニュアルの効果は得られているのかなどが不明であり、人によって作業工程が違うという状況になってしまいます。
管理とは、プリントアウトして業務中に見られるようにする、社内パソコンに保存するなどの方法がありますが、ツールを使って管理すると更新もしやすくなり、必要なときに必要なマニュアルへすぐにアクセスできます。
そして、マニュアルはいつでもチームメンバーが共有できる状態が理想ですので、例えば、70,000社以上の導入実績を誇る、「Stock」に代表されるような情報共有ツールを用いると、簡単にファイルが見られ、メッセージ欄にてフィードバックも送ることができます。
また、閲覧制限の設定も可能ですのでマニュアルはもちろん、そのほかの重要書類なども管理でき、セキュリティも安心です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
マニュアル作成に使えるテンプレートのサイト９選
以下では、マニュアル作成に使えるテンプレートサイトを9つご紹介していきますので、自社にとって使いやすいテンプレートを選択しましょう。
SILAND.JP
SILAND.JPではWord形式のテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
こちらでは、操作マニュアル、運用マニュアルと言ったマニュアルを、文字を入力するだけで作成することができます。
特別なソフトも必要なく、圧縮ファイルを解凍して使えるので、パソコン操作に詳しくない方でも使いこなすことができます。
bizocean
bizoceanでは、Word・PowerPoint・Excelでのマニュアルテンプレートが豊富に用意されています。
Wordでは労務・庶務業務マニュアルや棚卸実施マニュアルや、PowerPointでは操作マニュアルなどのテンプレート、Excelではチェックシートを使用したマニュアルテンプレートをダウンロードできます。
無料でダウンロード可能なので、どのテンプレートを使用すれば良いか分からないという時でも気軽にダウンロードしてテンプレートを確認できます。
Microsoft
Word・PowerPoint・Excelを開発したMicrosoftが無料で提供しているテンプレートです。
開発元なだけあって、デザインがシンプルで分かりやすものが多いです。
マニュアル専用のテンプレートではありませんが、作りたいイメージのテンプレートがあれば、活用できます。
bizroute
bizrouteは、社内業務に関するマニュアルのワードテンプレートを無料でダウンロードできます。
モノクロタイプとブルータイプから選ぶことができ、ワードでのマニュアルの作り方の詳細についても記載してあるので、初めてマニュアルを作る方でも簡単に作成ができます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、パワーポイント形式のマニュアルテンプレートをダウンロードができます。
企画書や提案書を作る際に利用できる手順マニュアルなどを作成できます。
会員登録が必要となりますが、マニュアル以外にも様々な業務に使えるテンプレートがあるので用途に応じて活用できます。
マニュアルのテンプレート
マニュアルのテンプレートでは、業務マニュアルをエクセルで作成できるテンプレートがダウンロード可能です。
電話対応マニュアルやアプリケーション操作などの業務マニュアルに活用できます。
また、表紙・目次・本文がセットになっているシンプルなテンプレートです。
テンプレートBANK
テンプレートBANKでは、様々なビジネスシーンにあったテンプレートが用意されています。
例えば、社員研修のカテゴリのテンプレは新人教育にも応用できます。
会員登録が必要ですが、全て無料でダウンロードできるので安心です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらのサイトでは、エクセルで作成できるマニュアルのテンプレートを登録不要かつ無料でダウンロードできます。
作業マニュアルやシステム構築のマニュアルのテンプレートの他に、エクセルやワードで作成できるビジネス文書のテンプレートの種類も豊富なので、マニュアル以外にも活用できます。
デザイン・レイアウトで伝わる！プレゼン資料
こちらのサイトでは、パワーポイントで作成できるデザインテンプレートを無料でダウンロードできます。
マニュアル作成用のテンプレートではありませんが、デザイン性に優れており、ベースとなるパワポのテンプレート以外にもグラフカラーのコードもダウンロードできるため、デザインを綺麗にしたい、分かりやすいマニュアルを作りたい方にぴったりです。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
マニュアル作成に使えるテンプレートの一覧まとめ
マニュアル用のテンプレートがダウンロードできる9つのサイトや選定ポイント、テンプレートを使うことで得られるメリットやをご紹介しました。
テンプレートはどれも無料で使うことができるので、自社に合うテンプレートから業務マニュアルの作成に役立てていきましょう。
また、マニュアル作成後の運用に必要な情報共有は、マニュアルに関するシーンだけでなく業務上のさまざまな場面で必要になります。
情報共有がスムーズにいかなければ、双方の認識齟齬により業務上のトラブルが発生し、コストが増大してしまうでしょう。
そのため、ご紹介したStockのようなツールを用いることが、今日のマニュアル管理・運用には必須と言えます。
Stockの利用は無料から開始でき、登録も1分で完了。非常にストレスなく導入ができますので、ぜひマニュアル運用の効率化を実現していきましょう。
