マニュアルはあれば業務に立ちますが、1つから作るためには手間がかかり面倒くさいですよね。
確かに、業務の階層化や、トラブル例の想定、ヒアリングなどの過程が必要で手間がかかってしまいます。
そこで、マニュアル作成の効率化を助けてくれるのが「テンプレートの活用」です。
今回の記事では、テンプレートを使ったマニュアル作成のメリットとポイント、テンプレートのサイトを9個紹介させていただきます。
マニュアルを効率的に作りたい方、テンプレートサイトを知りたい方は是非参考に見てみてください。
テンプレを使ったマニュアル作成のメリット
デザインが綺麗で分かりやすい
テンプレートを使用すると、デザインが元々決まっているので、考えなくてもすみます。
1からマニュアルを作るとなると、デザインを上手く決められず読みにくいマニュアルになってしまう可能性があります。
その点、テンプレートはプロが作ったものなので、綺麗で分かりやすいデザインとなっています。
また、複数人でマニュアルを作っても同じデザインのまま、マニュアルを作れることも魅力的です。
抜け漏れを防ぐことができる
テンプレートを使いマニュアル作成すると、必要な項目の抜け漏れを防ぐことができます。
手作業でマニュアルを作ると、どうしても抜け漏れが発生してしまう可能性があります。
テンプレートでは、元々必要な項目が記入されており、それに沿って情報を埋めていけばいいので見落としがちな情報まで、忘れることなく記入できるようになります。
効率的にマニュアルを作ることができる
テンプレートを使い、マニュアルを作成する大きなメリットの1つが効率的に作成できるということです。
最初から作ろうとすると、どの項目が必要なのか、順番はどうするか等、様々な内容をチェックするのに膨大な時間がかかってしまいます。
テンプレートには、どんな情報を記入すればいいのかが初めから示されているので、1からマニュアルを作るより遥かに効率的に作成することができます。
テンプレを使いマニュアルを作成するポイント
読み手のレベルに合わせる
分かりやすいマニュアルとは、「読者が初めて読んでも理解し、実行できる」ということです。
マニュアルを読む人の視線に立ち、「どのような疑問点が浮かぶだろうか」といったことを考えながら作ることにより、分かりやすいマニュアルを作ることができます。
分かりやすい表現を意識する
全てを伝えようと思い、一文に長々と説明してしまうと、読みにくく分かりにくいマニュアルとなってしまいます。
大事なことを先に言って、内容の区別をはっきりつけると、読者も分かりやすいと感じることができます。
だらだらと周りくどい表現は控えて、簡潔で短い文章にするようにしましょう。
5W1Hを意識する
業務内容によってマニュアルの形は様々ですが、作成する際は、「5W1H」を意識して作りましょう。
「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識すると、読み手が具体的な行動を取りやすくなり、分かりやすいマニュアルを作ることができます。
自分は業務に慣れていて理解していても、新人にはきちんと示さないと分からないということも多くあるので、「これは書かなくても分かるだろう」と1人で納得するのではなく、5W1Hに当てはめて考えてみましょう。
テンプレのデザインを生かす
テンプレートの良い点として、デザインが統一されているということが挙げられます。
文字のフォントやサイズはそのまま使い、統一感を出すようにしましょう。
それに加えて、重要なポイントは太字や赤字にして強調したり、文字だけだと分かりにくい部分は図やイラストを挿入して補足すると、より分かりやすいマニュアルになります。
マニュアル作成に使えるテンプレートのサイト
SILAND.JP
SILAND.JPではWord形式のテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
こちらでは、操作マニュアル、運用マニュアルと言ったマニュアルを、文字を入力するだけで作成することができます。
特別なソフトも必要なく、圧縮ファイルを解凍することで使い始めることができるので、パソコン操作に詳しくない方でも使いこなすことができます。
bizocean
bizoceanでは、Word・PowerPoint・Excelでのマニュアルテンプレートが豊富に用意されています。
Wordでは労務・庶務業務マニュアルや棚卸実施マニュアルや、PowerPointでは操作マニュアルなどのテンプレート、Excelではチェックシートを使用したマニュアルテンプレートをダウンロードすることができます。
無料でダウンロードすることができるので、どのテンプレートを使用すれば良いか分からないという時でも気軽にダウンロードしてテンプレを確認することができます。
Microsoft
Word・PowerPoint・Excelを開発したMicrosoftが無料で提供しているテンプレートです。
開発元なだけあって、デザインがシンプルで分かりやすものが多いです。
マニュアル専用のテンプレートではありませんが、作りたいイメージのテンプレートがあれば、活用できます。
bizroute
bizrouteは、社内業務に関するマニュアルのワードテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
モノクロタイプとブルータイプから選ぶことができ、ワードでのマニュアルの作り方の詳細についても記載してあるので、初めてマニュアルを作る方でも簡単に作ることができます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、パワーポイント形式のマニュアルテンプレートをダウンロードすることができます。
企画書や提案書を作る際に利用できる手順マニュアルなどを作成することができます。
会員登録が必要となりますが、マニュアル以外にも様々な業務に使えるテンプレートがあるので活用できます。
マニュアルのテンプレート
マニュアルのテンプレートでは、業務マニュアルをエクセルで作成することができるテンプレートをダウンロードすることができます。
電話対応マニュアルやアプリケーション操作などの業務マニュアルに活用できます。
また、表紙・目次・本文がセットになっているシンプルなテンプレートです。
テンプレートBANK
テンプレートBANKでは、様々なビジネスシーンにあったテンプレートが用意されています。
例えば、社員研修のカテゴリのテンプレは新人教育にも応用できます。
会員登録が必要ですが、全て無料でダウンロードできるので安心です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらのサイトでは、エクセルで作成できるマニュアルのテンプレートを登録不要で無料でダウンロードすることができます。
作業マニュアルやシステム構築のマニュアルのテンプレートの他に、エクセルやワードで作成できるビジネス文書のテンプレートの種類も豊富なので、マニュアル以外にも活用できそうです。
デザイン・レイアウトで伝わる！プレゼン資料
こちらのサイトでは、パワーポイントで作成できるデザインテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
マニュアル作成用のテンプレートではありませんが、デザイン性に優れており、ベースとなるパワポのテンプレート以外にもグラフカラーのコードもダウンロードできるため、デザインを綺麗にしたい、分かりやすいマニュアルを作りたいという方にぴったりです。
作成したマニュアルを管理するツール
みなさんは作成したマニュアルをどのように管理していますか？
プリントアウトして業務中に見れるようにする、社内パソコンに保存するなど、様々な保存方法がありますが、おすすめはStockというツールを使って管理する方法です。
マニュアルはいつでもチームメンバーが共有できるのが理想です。
そんな時にStockの中に保存してあれば、簡単にファイルを見ることができ、メッセージ欄にてフィードバックなどを送ることができます。
また、メンバーを選ぶことによって閲覧制限も可能なので、マニュアルの管理におすすめです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
マニュアルを簡単に作れるテンプレートをダウンロードできる9つのサイトをご紹介させていただきました。
どれも無料で使うことができるので、自社に合うテンプレートから業務マニュアルの作成に役立てれば幸いです。
