業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえで必須のマニュアルですが、デザインや構成をはじめから考えると膨大な時間がかかってしまいます。
そこで、「テンプレート」を活用すれば、作成時間を大幅に減らせるほか、デザインのばらつきも抑えられるのです。しかし、「多くのサイトから自社に合うテンプレートを探すのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアルを簡単につくれる無料テンプレートサイト6選を中心に紹介します。
- テンプレートを活用して、マニュアルづくりの負担を減らしたい
- 数あるテンプレートから、自社のマニュアルに合ったものを見つけたい
- 作成時間を減らすため、テンプレートをすぐに確認・共有できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートを見つかり、マニュアルを簡単につくれるようになります。
目次
テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット
ここでは、テンプレートでマニュアルを作成するメリットを3つ紹介します。テンプレートを導入しておらず、マニュアルづくりが負担になっている担当者の方は必見です。
（1）デザインのばらつきを防げる
テンプレートには、デザインのばらつきを防げるメリットがあります。
テンプレートはあらかじめデザインが決まっているため、レイアウトを考える必要がありません。したがって、「作成者によって構成やデザインが異なり、ビジュアルに差が出る」といった事態を防げます。
また、デザインが統一されていればスムーズに読めるので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。
（2）抜け漏れを防ぎやすくなる
テンプレートには項目の抜け漏れを防ぎやすくなるメリットもあります。
テンプレートを使わずにマニュアルをつくると、重要な項目を記載し忘れてしまう恐れがあります。抜け漏れがあると、従業員が仕事を進められなくなり、業務全体が悪影響を受けかねません。
しかし、テンプレートを使えば、あらかじめ項目が記載されているので、記載漏れを確実に防げるのです。
（3）マニュアルの作成時間を短縮できる
マニュアルの作成時間が短くなるのも、テンプレートを使うメリットです。
マニュアルをはじめからつくると「必要な項目は何か」「どのような流れで記載するか」を一つひとつ確認しなければならず、膨大な時間がかかってしまいます。
しかし、テンプレートには必要項目があらかじめ示されているので、短時間でマニュアルをつくれます。その結果、ほかの業務へ多くのリソースを割けるようになるのです。
見やすいマニュアルの作成ポイント5選
テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。
（1）読み手のレベルに合わせる
まずは、読み手のレベルに合わせることが重要です。
たとえば、新しく入った従業員向けのマニュアルでは、読み手の知識が少ないので専門用語の多用は好まれません。一方、経験豊富な従業員向けのマニュアルに必要以上の説明を載せると「無駄な部分が多い」と判断される恐れがあります。
したがって、対象となる従業員を想定したうえで、ストレスなく読めるマニュアルをつくりましょう。また、マニュアルを仕事に即したものにするために、業務を実際に経験したり、担当者の意見を聞いたりしたうえでつくるのもおすすめです。
（2）文字情報だけでなく、写真や画像を使う
マニュアルにはテキスト情報だけでなく、写真や画像を使うのも有効です。
テキストだけで構成されていると、作業のイメージが伝わりづらく認識齟齬を生む恐れがあります。そこで、写真や画像を使えば視覚的な理解を促せるので、業務に対して正しいイメージを持てるようになるのです。
そのため、マニュアルにはテキストだけでなく写真・画像も忘れずに挿入しましょう。
（3）5W1Hを意識する
マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。
- When：「いつ使われるのか」
- Where：「どこで使われるのか」
- Who：「誰が使うのか」
- What：「何を載せるべきか」
- Why：「なぜ必要なのか」
- How：「どのように使われるのか」
以上のポイントを載せれば、読み手は作業を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められるようになります。
（4）重要箇所を分かりやすくする
マニュアルの視認性を高めるために、重要箇所を分かりやすくしましょう。
文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な部分を見つけづらくなってしまいます。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば「注意すべき箇所」が明確になるのです。
ただし、強調表示を使いすぎると重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。
（5）ITツールを活用する
マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用も不可欠です。
紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelといった方法ではマニュアルを見るたびにファイルを開く工数が生じるので、従業員が不便を感じる原因になってしまいます。
そこで「ITツール」を活用すれば、印刷が不要になるのはもちろん共有も瞬時にできるようになります。また、検索機能を使えば必要なマニュアルへすぐにアクセスできるため、マニュアルを使うときにストレスを感じることがなくなるのです。
ただし、複雑なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、65歳の従業員でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」を使うと、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できるようになります。
Word・Excel・PowerPoint｜マニュアル作成で使えるテンプレート6選
以下では、マニュアルをつくるときに使える無料のテンプレートサイトを6つ紹介します。いずれのフォーマット（ひな形）を使ってもマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。
SILAND.JP
SILAND.JPは、WordやExcelのテンプレートを無料で使えるサイトです。
専用ソフトが不要で、圧縮ファイルを解凍するだけで使えます。ただし、テンプレートの種類が少なく、マニュアル化する業務によっては対応できない恐れがある点に注意しましょう。
Microsoft
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
既存のテンプレートを、自社のマニュアルに合わせて自由にカスタマイズできます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、PowerPointのテンプレートを使えるサイトです。
マニュアルをはじめとしてさまざまな種類のテンプレートをダウンロードできますが、会員登録が必須な点に注意しましょう。
テンプレートBANK
テンプレートBANKは、あらゆるビジネスシーンに使えるテンプレートが集まっているサイトです。
種類が豊富なので、マニュアルづくり以外のさまざまな業務で使えます。ただし、会員登録が必須な点に注意しましょう。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、Excelのテンプレートを無料でダウンロードできるサイトです。
ビジネス文書のテンプレートを豊富に扱っており、登録不要ですぐに使えます。
プレゼンデザイン
プレゼンデザインは、PowerPointのテンプレートを無料で使えるサイトです。
担当者の好みに合わせて、テンプレートのカラーを自由に変えられます。ただし、自由度が高い分、使うときは一定のITリテラシーが求められる点に注意しましょう。
マニュアル作成の問題点
マニュアルづくりの問題点は、紙やOfficeファイルでは運用が上手くいかないことです。
紙のマニュアルでは、毎回資料の場所を探さなければならず、従業員の負担となります。また、内容を更新すると見づらくなるので、結果としてメンバーが使わなくなってしまうのです。
また、WordやExcelで運用しても、中身を確認するにはファイルを開かなければならず、手間がかかります。したがって、紙やファイルはマニュアルの運用に適していません。
そこで「ITツール」を導入すれば、修正や更新が簡単なほか、検索機能を使えばすぐに資料へアクセスでき、マニュアル管理でストレスを感じることがなくなるのです。
そのため、マニュアルの運用を成功させたい方は、ITツールを導入して、資料を簡単に管理できる仕組みを整えましょう。とくに、直感的に操作できるITツール「Stock」であれば、使いやすいので導入即日から運用を始められます。
【すぐに使える】ITに詳しくない65歳のメンバーでも使いこなせるツール
ここでは、ITに詳しくない65歳のメンバーでも使いこなせるツールをご紹介します。
紙のマニュアルの場合、テンプレートを使っても印刷や修正に時間がかかり、共有も瞬時にできません。また、WordやExcelではマニュアルを見るたびにファイルを開かなければならず、アクセスの面倒さがあるのです。
そこで、マニュアルをスピーディに作成・共有でき、目的の情報をすぐに見つけられるツールが求められます。ただし、複雑なツールだと従業員に浸透しない恐れがあるので「誰でも簡単にマニュアルを運用できるツール」を使いましょう。
結論、65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルで、マニュアルを作成・管理・共有できる「Stock」を選定すべきです。
Stockにテンプレートを登録するだけで、いつでも簡単に呼び出せるようになります。また、資料はリアルタイムでメンバーへ共有されるため、わざわざメールに添付する必要もなくなり、マニュアル管理の負担を一気になくせるのです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ
ここまで、マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントなどを紹介しました。
読み手が理解しやすいように写真や画像を盛り込めば「使われるマニュアル」になるほか、テンプレートがあればつくる時間を短くできます。ただし、紙などのアナログな手法では印刷や修正に時間がかかってしまうので注意が必要です。
このような無駄な時間をなくすには、マニュアルの作成から共有までを瞬時にできるツールが欠かせません。ただし、従業員のITリテラシーを考慮して「誰でも操作のストレスなく使えるツール」を選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の従業員でもすぐにマニュアルを作成・共有できるツールが必須です。その直感的な操作性が評価され、非IT企業を中心に120,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でテンプレートを使って、簡単にマニュアルをつくれる仕組みを整えましょう。
