会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できます。
一方、事前準備の重要性を理解しつつも、具体的な手法や必要な準備が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議における事前準備の重要性をチェックリストと併せてご紹介します。
- 十分な事前準備で生産性のある会議を実現したい
- 事前準備に失敗し会議が上手くいかなかった経験がある
- 会議の事前準備に何が必要かを具体的に知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と会議に必要なチェックリストを踏まえて効率よく事前準備ができるようになります。
目次
会議において事前準備が重要な理由
ここでは、会議において事前準備が重要な理由を解説します。会議の企画者は以下の理由を踏まえて、事前準備を行いましょう。
- 会議当日の進行がスムーズになる
- 会議参加者のストレスが発生しない
- アクシデントに対応できる
会議場所の確保や資料を準備しておけば、当日に慌ただしくなる心配もありません。事前に会議の流れを想定しておくと、会議進行のスムーズさを阻害せずに生産性のある会議の実現に貢献します。
あらかじめ会議のテーマやアジェンダが記載された資料を共有したり、事前準備によって快適な会議環境を提供したりすれば、参加者にストレスを発生させずに会議を進められます。
余裕をもって事前準備しておくことで、資料不備や会議室が使えないなどのアクシデントが発生しても、修正したり別の場所を用意したり、冷静に対処できるのです。
以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に準備しなければなりません。
生産性のある会議に必要な準備4選
ここでは、生産性のある会議に必要な準備4選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」方は、以下を参考にして準備を行いましょう。
会議の「場」を準備する
会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けるようにしましょう。
【オフライン】会議室を押さえる
社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。
会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議を行える環境を設定するのがポイントです。
また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。場所と部屋番号を参加するメンバーにアナウンスし、作業状況によって変更するのも効果的です。
【オンライン】URLを発行する
社外にいるメンバーとオンライン会議を行う場合はURLの発行をします。
一方、事前にアプリをダウンロードしたり、アカウントを作らなければならなかったりする場合があります。そのため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるかのチェックを行う必要があります。
また、カメラ・スピーカー・インターネット回線状況を各メンバーが問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。オンラインで不備が発生するとほかのメンバーを待たせることになるので、各メンバーが事前に準備しておく必要があります。
会議に招集するメンバーを選定する
招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。
生産性のない会議に共通する特徴が参加する必要のないメンバーまで招集してしまうことです。各メンバーの発言が低調になり、生産性のない会議環境に陥りがちになるからです。そのため、会議を開く目的から逆算し、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。
アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。また、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2週間~3週間前までに連絡するのがおすすめです。
ファシリテーターを準備する
会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。
参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。
依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。企画者が目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。
事前に会議資料を作成・共有する
アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず行いましょう。
会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めます。
そして、会議資料は作成前に必ず共有するようにしましょう。事前に会議資料に目を通す機会があれば、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させずに意見交換が可能になります。会議自体の時間短縮にもなるため、各メンバーの作業時間も奪いません。
会議の準備に使える必要なものチェックリスト
ここでは、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。会議資料に記載すべき内容と準備別に記載しています。
会議資料に記載すべき項目のチェックリスト
- 会議のプログラム
- 会議のテーマ
- 具体案・費用対効果
- 結論・最終目標
- 補足情報
- 各自のメモ欄
会議の開催に必要なチェックリスト
- 会議場所の確保
- 参加メンバーの選定・招集
- 会議資料の作成・共有
- ファシリテーターなどの役員依頼
- プロジェクター・パソコンなどのデバイス
- ホワイトボード・ペン
- 人数分の椅子
- 議事録の作成
余裕をもって会議の事前準備を行っていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。
【押さえておきたい】会議後で大切なポイント
ここでは、会議後で押さえておきたい大切なポイントを解説します。
会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後に情報を整理しつつ、今後に活用するために保管するなど“会議後”にも押さえておくべきポイントがあるのです。
とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録でまとめた情報を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。
また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有を円滑に行っている企業は「Stock」のような情報共有ツールを使って鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。
会議資料の共有や議事録管理におすすめなツール
以下では、会議資料の共有や議事録管理におすすめのツールをご紹介します。
会議では、作成した資料を参加メンバーに事前に共有しておくことで、会議の始まりからスムーズに進行できるようになります。また、会議後の議事録を共有できる環境があれば、参加していないメンバーにも簡単に情報を共有できます。
しかし、紙やメールのアナログな情報共有では、共有漏れが発生したり会議が多いチームでの情報管理が煩雑になってしまうのです。そのため、会議前の情報共有から議事録の共有・管理に適した「情報共有ツール」の活用が必須です。
一方、複雑なツールは「扱いづらさ」からストレスが発生し、使われなくなるので操作性には必ず注意しましょう。結論、会議前から会議後の情報共有・管理までを確実に行うには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には会議前後のあらゆる情報を残しながら共有もでき、直感的な「フォルダ」でノートを整理すれば会議の振り返りも簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、会議情報が混在せずに意思疎通ができる点も他ツールには無い特徴です。
最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
会議における準備やチェックリストまとめ
ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。
意見交換の活発な生産性のある会議の実現には、企画者の事前準備が欠かせません。そして、プロジェクトの方針や決定事項を記載した議事録は、テーマごとにチームや全社へ確実に共有しなければならないため、情報共有ツールを活用するのがベストです。
一方で、会議の準備から管理までを的確に行っている企業は、導入するツールの「シンプルさ」を重視しています。複雑なツールは会議で発生する情報共有・管理のスムーズさを阻害し、情報の鮮度までも低下させてしまうのです。
したがって、会議の事前準備から議事録の管理を確実に行うには、Stockのように、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の過不足がない機能を持つ簡単な情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で事前準備を的確に行い、活発な会議を実現しましょう。