仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。
一方、定例として行われている会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。
- いらない会議が常態化している環境を改善したい
- 生産性のある会議を目指しているが上手くいかない現状に悩んでいる
- いらない会議を改善する具体的な対策法を知り自社に活かしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。
目次
【要注意】いらない会議の特徴3選
ここでは、いらない会議に共通する特徴3選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。
(1)会議の時間が長すぎる
いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。
会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発な会議が行われていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。
また、会議が長すぎると拘束される時間が増えるため、メンバーにストレスを発生させてしまう点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議一つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。
(2)意思決定が行われない
意思決定が行われない会議はいらない会議になりがちです。
意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定が行われてはじめて、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。
しかし、意思決定が行われない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をチームで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。
(3)情報共有のためだけに開かれている
情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。
情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換が行われにくく、会議が開かれるまでメンバーに情報が共有されないデメリットも抱えています。
一方、生産性のある会議を実現しているチームは、必要なメンバーに適切なタイミングで共有する環境が整備されています。会議で議論する必要のないトピックに関して、メンバー間の情報共有がツール上で完結するため、不要な会議を開く必要もなくなるのです。
議論が必要なときは会議を開くことが有効ですが、情報共有や報告のみの場合はツールを用いることで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。
いらない会議がもたらす悪影響とは
ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。
メンバーの作業効率が落ちる
いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。
会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。
結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。
メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。
課題解決が進まない
いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。
会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、チームの課題を解決できない状態が続いてしまうのです。
チームが抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、チームで解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。
いらない会議を改善する対策とは
ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。
必要なメンバーだけを招集する
いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。
プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。
また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。
アジェンダを事前に準備する
アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。
会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってチームに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。
また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。
情報共有ツールを活用する
情報共有ツールを活用し、いらない会議を改善することも今日ではメジャーな手法です。
会議を開く際に発生しがちなのが人数分の資料を印刷し配布する面倒な業務です。会議のための「準備」という無駄な作業工数が発生するうえ、時間をかけて準備しても会議後に資料を活用しないチームも多いのです。
そこで、非IT企業でも情報共有ツールを活用すれば、面倒な会議の準備も簡素化され会議に参加していないメンバーへの共有も簡単です。また、会議前のアジェンダの共有から会議後の議事録管理までのフローも確実に行えます。
実際に、情報共有ツールを使って会議フローの効率化に成功している企業は、「Stock」のようにシンプルなツールを使っています。
会議の情報共有・管理に使えるおすすめのツール
以下では、会議の情報共有・管理に使えるおすすめのツールをご紹介します。
いらない会議が常態化しているチームは「各メンバーの作業効率の低下」や「自社の課題解決スピードの鈍化」を招いています。したがって、会議前後の情報共有・管理を円滑にする環境構築が必須なのです。
そこで、会議前のアジェンダをはじめとした情報共有から、会議後の議事録管理までの会議フローを効率化する「情報共有ツール」を導入しましょう。一方、複雑なツールはメンバーが扱いづらさを感じ、いらない会議を解消するための情報共有が実現できません。
結論、会議で発生するあらゆる情報の共有・管理には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には素早く会議の情報をまとめられるうえ、会議に参加していないメンバーにも簡単に共有できます。また、直感的な「フォルダ」で議事録を管理しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」で任意のメンバーと会議の話題を混在させずに意思疎通が可能です。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ
ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。
必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返られたりする環境が必要です。
また、いらない会議の対処法として必要なメンバーのみ招集したり、アジェンダを作成したりする方法がありました。一方で、会議に関わる情報共有・管理までをすぐに効率化させるには「誰でも使えるシンプルな情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。
そこで、いらない会議を改善しアジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行うには、Stockのように、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の過不足がない機能を持つシンプルな情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で意見交換の活発な生産性のある会議を実現させましょう。
