社内外の相手に対して仕事の依頼をする方法は多数ありますが、そのなかでも一般的なのがメールを利用して依頼するものです。メールを利用することで、口頭や電話での依頼に比べてさまざまなメリットが得られます。
 
しかし、ビジネスメールでは守るべきマナーが多く、依頼メールをどのように出したらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、仕事の依頼メールを書く際のポイントや注意点・依頼メールに利用できる文例までをご紹介します。
 
  • 依頼メールの正しい書き方が知り、メールが原因のトラブルを無くしたい
  • 依頼メールを送る際の注意点を学んでから作成に取り掛かりたい
  • 仕事の依頼をメールでするメリット・デメリットを知り、効率的な方法がほかにあれば検討したい
という方は今回の記事を読むことで、依頼メールの正しい書き方を理解したうえで、適切に仕事の依頼が出せるようになります。


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仕事の依頼メールで押さえるべきポイント

以下では、仕事の依頼メールを作成する際に押さえるべきポイントについて解説します。以下のポイントを確実に押さえた依頼メールを出すことで、相手とのスムーズなやりとりが行えるようになります。

分かりやすい件名

依頼メールの件名は、なるべくわかりやすいものにしましょう。
 
無題のままで送るのはもちろん、【よろしくお願いします】など、内容が分かりにくい表記は避けなくてはなりません。内容が分かりにくい件名のメールはチェックが後回しになりやすく、場合によっては見られないまま流れてしまうこともありえるからです。
 
相手に確実に内容に目を通してもらえるよう、【~の依頼】や【~について】といった形式で内容をわかりやすく記載しておきましょう。ただし、このとき冗長に文章を記載してはいけません。件名はあくまでもメールのタイトルであり、本文ではないからです。
 
わかりやすさを意識し、端的な表現を心がけましょう。

内容を簡潔に書く

依頼内容は相手がスムーズに理解できるよう、なるべく簡潔に書きます。相手がその仕事を受けるかどうかの判断が必要な依頼の場合は、金額や期日などの判断材料を記載しておけば、やりとりを短く終わらせられます。
 
このとき、丁寧さを意識しすぎて遠まわしな表現になったり、金銭的な内容は言いにくいからと曖昧に記載したりするのは避けましょう。こうしたメールでは受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなるからです。
 
必要な情報を過不足なく記載し、相手が内容を理解して今後のアクションをイメージできるように心がけましょう。

相手を気遣う

依頼メールを送る際は、相手を気遣う姿勢も大切です。
 
内容は簡潔に記載する必要がありますが、これは必要最低限の言葉で送るという意味ではありません。とくに依頼メールにおいては、受け手の状況を気遣う言葉を添えるのがマナーであり、受け手から良い対応をしてもらうための秘訣になります。
 
思いやりを持った誠実な姿勢で連絡を行い、受け手に快く対応してもらえるよう努力しましょう。

期限を明確にする

依頼メールでは、その依頼に対する期限を明確に指定しましょう。
 
回答期限を設けておかないと後回しにされやすくなり、結果としてトラブルに繋がりかねないからです。また、期限のない依頼に対して受け手が「あまり重要ではない依頼をされた」を感じる恐れもあります。これは受け手にとって良い印象にはなりえません。
 
回答を待つストレス軽減のためにも、依頼メールには回答期限を設定しておきましょう。


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仕事の依頼メールを出す際の注意点

以下では、仕事の依頼メールを出す際の注意点を解説します。とくに、社外に向けた依頼メールの場合、失礼な表現がされていると依頼を受けてもらいにくくなるうえ、会社のイメージ低下に繋がりかねません。
 
メールを送る際は、必ず以下の内容に当てはまっていないかどうか確認しましょう。

急かすような表現を避ける

依頼メールでは、急かすような表現を避けましょう。依頼を受けてもらう側の立場であるにも関わらず、相手の対応を急かすような表現がされていると、不快感を与える原因となりかねないからです。
 
したがって、依頼メールの件名に【至急】などと入れるのは避けるべきです。場合によっては、迷惑メールだと思われ、開封すらされない恐れもあります。
 
相手のスケジュールを乱すような表現はなるべく避け、あくまでも仕事を受けてもらうという意識が必要です。

依頼する立場なのを忘れない

依頼メールを送る際は、自分は依頼する立場であることを忘れてはいけません。
 
たとえば、社外へ業務依頼メールを送る場合、依頼側がコストを払って依頼しているという事実があるにせよ、メールの内容が傲慢なものになっていないか注意しましょう。社内へ依頼へ送る際にも同様に気をつけなくてはなりません。
 
とくに、相手を褒める際は上から目線にならないように、本当にその書き方で相手が不快に感じる点はないか、内容をよく見返す必要があります。

過剰なやりとりを避ける

仕事の依頼メールでは、過剰なやりとりを避け、なるべく少ない回数で完結するよう心がけましょう。
 
ビジネスメールにはマナーがあり丁寧な文章が必要とされているので、返信するのにも手間がかかると感じるひとは多いです。
 
たとえその内容が「了解しました」だけの内容であっても、社外のひとに依頼するメールであれば、挨拶文などを添えた丁寧な文章を加える必要があります。これは、同様に相手にとっても手間やストレスを感じる原因になっているかもしれません。
 
こうした細かいやりとりを減らすためにも、必要な内容を過不足なく明確に記載し、相手からの質問を減らすよう心がけましょう。
 
メールでは上手く伝わらない場合は、電話などほかの手段を利用するのも手です。


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仕事の依頼をメールでするメリットとは

以下では、仕事の依頼をメールでするメリットについて解説します。口頭や電話などを利用した依頼方法と比べて、メールの利用はどのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

記録が残る

メールを利用して仕事の依頼を行うと、やりとりに対してすべて記録が残ります。その結果、言った言わないのトラブルや、思い込み・勘違いといった問題が避けられます
 
さらに、同じメールに返信する形でやりとりさえされていえば、過去の履歴をまとめて追うことができ、どのような経緯で現在に至るのかが追いやすくなります。
 
たとえ、やりとりが滞っていても、メールを追えばどこで止まっているかが可視化できるので、その後の対応が行いやすいです。

複数人に同時に依頼できる

メールを利用して仕事依頼を行うと、複数人への同時依頼が可能になります。
 
電話や口頭での仕事依頼は一対一でのやりとりとなり、複数人に依頼する際には同一の内容を依頼人数分説明する手間がありました。しかし、メールの場合CCやBCCを使うことで関係者全員に一括送信ができるので、より簡単に共有可能です。
 
しかし、CCやBCCの利用は便利な一方で、多用しすぎると不要な情報まで共有することになり、かえって情報共有を阻害する場合があるため注意が必要です。

時間を問わず依頼できる

メールでの仕事依頼は、時間を問わずにできるのも特徴です。
 
電話や口頭での依頼の場合、営業時間など相手の都合を確認しなくてはなりませんが、メールの場合は時間を気にせず送るだけで依頼が完了します。
 
相手のスケジュールを確認する手間なく依頼が行えるため、従来の依頼方法と比べてより効率的に仕事が進められます。


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仕事の依頼をメールでするデメリットとは

メリットがある一方で、メールでの仕事の依頼にはデメリットもあります。メールで仕事依頼を行うとどのようなデメリットがあるのか、見ていきましょう。

定型文が必要になる

メールでの仕事依頼には、定型文を入れた文面作成が必要です。
 
ビジネスメールには、冒頭の挨拶や相手の名前など内容とは関係ない文章を書く必要があります。そのため、口頭や電話での依頼と比べるとスムーズなやりとりがしにくい傾向があります。
 
さらに、かしこまって書かれたメールは書くだけでなく読むのにも時間がかかり、簡単な内容であるにも関わらず、そのやりとりだけで多くの時間がかかる恐れもあります。

メールが読まれているかわからない

メールでの仕事依頼の場合、相手がそのメールを読んだかどうかの確認が難しいです。
 
メールには既読機能がないので「メールが届いたかどうか」「読んだかどうか」はすべて相手から返信をもらうまで分かりません。
 
効率よく依頼を進めなければいけないにも関わらず、場合によっては「送ったメールを確認してください」と電話するといった二度手間となってしまうのです。

ファイル容量を気にする必要がある

メールで仕事を依頼する際に参考資料などがある場合は、ファイル容量についても気にする必要があります。
 
メーラーによって添付できる容量が異なるので、資料を添付する際には、ファイル容量が適切かどうかを考える必要があります。
 
メールに添付できる容量を超える場合は、別途ファイル転送サービスの利用やファイルの分割などを行わなくてはなりません。

あとから情報が探しにくい

ひとつのメールで依頼がすべて完結している場合は問題ありませんが、複数のメールが行きかったり、返信ではなく新規メールで連絡されたりすると、必要な情報を探し出すのに時間がかかり、情報管理の効率が悪くなってしまいます。
 
また、重要なメールにはマークなどを利用して管理できますが、あくまでもマークをつけられるのはメール全体です。そのため、メール内の重要事項など、後から振り返るべき内容を保管するには向いていません。
 
重要事項が複数メールに散在している場合などは、マークをつけたメールが増えてかえって管理しにくくなる恐れがあります。
 
関連記事: 【脱エクセル】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選


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仕事の依頼メールに使える文例が豊富なサイト

ポイントを押さえた依頼メールを作成しようと考えても、どのような文章で構成するべきか悩む方も多いでしょう。その場合は、以下のようなサイトを利用するのがおすすめです。
 
それぞれ、作成シーンや依頼内容ごとにテンプレートが用意されているので、必要な情報を入力するだけで簡単に依頼メールが作成できます。
 
参考:ビズ式
 
関連記事: 無料で使える業務効率化ツールおすすめ13選【シーン別】


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社内向けの依頼におすすめのツール

以下では、社内へ仕事の依頼が素早くできるおすすめのツールをご紹介します。
 
日々の業務で社内の相手に仕事を依頼する機会は多いですが、スピード感を持った業務にメールを利用するのは、作成・確認の手間が多く最適な方法だとは言えません。
 
一方、今日では手間を最大限省くために、社内へ仕事の依頼がスピーディにできる「チャットツール」の導入が主流です。しかし、チャットツールは情報が流れやすくあとから振り返りにくいという大きなデメリットがあるのです。
 
したがって、導入すべきツールは「情報の一時的なやりとりのほか、情報の蓄積もできるツール」である必要があります。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」には、メッセージ機能・タスク機能・ノート機能が搭載されており、一時的なやりとりと情報の蓄積が同時に行えます
 
メッセージはノートに紐づけられるので、必ずあとから振り返る必要のある依頼内容をノートに記載し、それに関する依頼連絡をメッセージで行えば、情報が流れてしまう恐れもありません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
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  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
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<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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仕事の依頼メールの書き方や注意点まとめ

ここまで仕事の依頼メールの書き方や注意点を解説しました。
 
メールは作成にも読むのにも時間がかかるので、全ての依頼をメールで依頼するのは非効率です。一方、チャットツールを利用したとしても、情報が流れてしまううえ、万が一操作が複雑なツールを選択してしまえば、自社に浸透しない恐れがあるのです。
 
したがって、導入するツールは「共有と蓄積」の両者に強みを持ち、実際に利用する現場のITリテラシーに沿うものであることが大切です。
 
今回ご紹介したStockは、直感的な操作でITに不慣れなユーザーであっても説明なしに使いこなせる情報共有ツールです。
 
シンプルな画面設計と機能で構成されているため、ITリテラシーに差がある社内でも十分に活用が見込めます。
 
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