新人の教育や業務手順を確認する時に、マニュアルがあることで業務を効率的に行うことができます。
 
しかし、「マニュアル自体が作られていない」「内容が分かりづらい」という理由で、マニュアルが活用されていないことも多いかと思います。
 
そこで今回の記事では、
 
■マニュアルを作るメリット
■マニュアルの作り方とポイント
 
について解説したいと思います。
 
この記事を読んで、マニュアルを作るメリットを改めて理解し、皆に使われるマニュアルを作成・運用をしましょう!
 
 


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マニュアルについて

マニュアルとは?

「マニュアル」とは、業務のノウハウや手順が体系的にまとめられたものです。
 
マニュアルには業務の全体像やフロー、行動規範が記載されており、ビジネスにおいては「業務マニュアル」として目にしたことがある方も多いのではないのでしょうか。
 
マニュアルを参考にすることで作業の標準化が可能となり、業務をスムーズに遂行できるようになります。

マニュアルの種類

<取扱説明書>

取扱説明書とは、製品やサービスの操作方法が説明されているものです。
商品の使い方を理解するために利用されます。

<業務マニュアル>

特定の業務や、仕事のノウハウを伝えるために作成されるものです。
仕事の手順や対処方法が説明されています。

<教材>

教育を目的として、新人の教育や指導者用のテキストとして作られるものです。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルと似た言葉に「手順書」という言葉があります。
どちらも業務を進めるための手順が書かれているもので、同じものだと勘違いしてしまうこともあるかと思います。
 
しかし、「マニュアル」と「手順書」は扱う作業の規模が大きく違います。
 
「マニュアル」は業務全体のノウハウや作業方法が記入されています。
対して、「手順書」は1人で行うことができる定型的な作業を取り扱います。
 
マニュアルは大きい規模の手順を扱い、手順書は小さい規模の手順を解説している、という違いがあることが分かります。
 
関連記事: 「マニュアル」とは?意味から目的、活用するポイントを分かりやすく解説!


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マニュアルを作成するメリット

マニュアルを作成し運用すると、多くのメリットを得ることができます。
以下で4つのメリットを解説したいと思います。

業務の品質を統一

マニュアルを作成することで、業務のクオリティを統一することができます。
マニュアルには、細かい作業手順が記載されているので、誰が作業をしても、同じ作業結果を得ることが可能となります。
 
実際に、ファストフード店やコンビニエンスストアなどでは、幅広いバックグラウンドを持った人が働いているにも関わらず、商品・サービスの質は均一に保たれています。
 
このように、マニュアルを使うことで作業クオリティが均一化され、安定した作業結果を得ることができます。

知識の属人化を防ぐ

マニュアルを作成することで、知識やスキルの属人化を防ぐことが可能となります
 
例えば、「Aさんは〇〇の作業をできるが、Bさんはできない」「Bさんは××を知っているが、Aさんは知らない」
というようなことが起きた経験はありませんでしょうか?
 
知識やスキルが属人化し、特定の人しか業務ができなくなると、作業が遅延してしまったり、作業自体ができなくなったりしてしまいます。
 
マニュアルを参考にすることで、誰でも複数の業務をこなせるようになるため、知識とスキルの統一・均一化が可能になります。

教育を効率的に行える

マニュアルを作成することで、教育にかける時間を短縮し、誰でも同じ内容を学ぶことができます。
 
教材としてマニュアルを使用すると、対面で行っていた教育時間を減らすことが可能となります。
 
また、内容が統一されたマニュアルを作成することで、「人によってレクチャー内容が異なってしまう」「間違えた内容を教育してしまう」といったリスクを無くし、教育品質を上げることができます。

業務の効率化

マニュアルを作成することで、「時間ロス」を防ぎ、業務を効率化することができます。
 
例えば、自分が分からないことを知りたい時に、マニュアルを参考にすることで、人に聞く手間を省けて時間を短縮することができます。
 
また、業務に関わる知識が全員に共有され、業務におけるミスを減らすことが可能なため、業務効率化が期待できます。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!
 
関連記事: マニュアルをきちんと管理することのメリットとは?ツールを使って社内のノウハウを蓄積しよう!


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マニュアルの作り方

①マニュアルの大枠を決める

マニュアル作成は、マニュアルの大枠を決めることから始めます。
 
ここで言う「大枠を決める」とは、「何を、どこまで書くのか」を決めることです。
 
マニュアルといっても、企業の「作業や規則」を全て書くわけではありません。
そのため、マニュアルを作成する「もの・こと」「どこまで」を決定することが重要になります。
 
ある程度範囲を絞ることで、マニュアルに書く内容がはっきりして、マニュアル作成を円滑に進めることが可能になるでしょう。

②マニュアルの構成を決める

マニュアルに記載する大枠が決まったら、次は「構成」を考えます。
 
構成とは、作業の流れの骨格となるものです。
あらかじめ構成を決定することで、マニュアルの全体の流れに一貫性を持たせることができます。
 
では実際に、どうやって構成を考えるのでしょうか?
下記画像のように「構成=マニュアルの目次」と考えると分かりやすいと思います。
 
大きな目次を決めることで、自然と小さな目次まで決めることができるため、マニュアルに書く内容をより正確に固めることが可能です。
 
写真

③マニュアルの中身を作成

構成を考えた後は、各見出しごとに作業手順を示す文章を書きます。
 
マニュアル利用者の立場に立って、内容を具体的に説明しましょう。
もし、言葉で説明するのが難しい場合は、図や写真などを使って視覚的に伝えるのも有効的です。
 
読み手に配慮されたマニュアルになるように心がけ、作業手順などの細部を詰めていきましょう。

④マニュアルの仮運用・修正

マニュアルが大まかに完成したら、マニュアルを実際に運用する前に、一部の利用者を対象に仮運用することをおすすめします。
 
なぜなら、マニュアルの作成者と使用者が異なる場合は、主観で書いてしまうために、使いづらいマニュアルになっている可能性があるためです。
 
マニュアルを利用者に見てもらうことで、客観的な視点の意見を得て改善することで、より良いマニュアルを作ることができます。
 
確認と修正が完了したら、社内にマニュアルを普及させましょう。
 
関連記事: 業務マニュアルの作り方って?手順を分かりやすく解説!
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介


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マニュアル作成のポイント

読み手を意識する

マニュアル作成において何より重要なのが、読み手を意識することです。
 
ここで言う「読み手を意識する」とは、「難しい用語を使わない」、「分かりやすい文章にする」ことなどを指します。
 
マニュアルの読み手の知識や情報量は、人それぞれで異なります。
 
そのため、専門用語が多い文章や、読みづらい文章では、マニュアルを読んでも理解することができず、「業務手順の共有」という目的を達成することができません。
 
そこで、プレゼン資料やレポートを書く時と同様に、誰が読んでも同じように理解できる文章にする必要があります。

視覚的に分かりやすくする

言葉だけで伝えようとするのではなく、写真や動画、図やフローチャートなどを活用して、視覚的に分かりやすくするのも重要なポイントです。
 
実際の業務に関する写真や動画などがあれば、業務をイメージしやすく、マニュアルの理解を促進します。
 
ここで注意したいことは、デザインに力を入れすぎないということです。
 
分かりやすくするために、デザインに時間をかけすぎて、目的である手順が伝わりにくくなってしまっては意味がありません。
 
マニュアルを作成する際は、シンプルなデザインを意識して必要な情報を選択するようにしましょう。
 
関連記事: マニュアルのデザインから作り方まで一挙にご紹介!

チェックリストを作る

マニュアル利用者が抜け漏れなく作業するための「チェックリスト」があれば、ミスを減らすことができます。
 
マニュアル利用者は自分の作業が正しいのか、自分で確認することはできません。
 
そこで、手順ごとに「チェックリスト」があればセルフチェックをすることができ、ミスを軽減することが可能になります。

定期的にアップデートする

一度マニュアルを作成した後も、利用者の意見を聞き、使いながら改善することが重要です。
 
利用していく内に、「書かれている作業手順が少し違う」「〇〇を追加してほしい」などの要望が出てくることも往々にしてあるでしょう。
 
要望が多く集まったら、利用者が使いやすいように改善していきます。
 
アップデートする際には、要望の多い内容を、一定期間ごとに改善するのがおすすめです。
フィードバックがある度にその都度更新すると、利用する側の混乱を招く恐れが大きいためです。
 
古くなったバージョンのマニュアルは一定期間はバックアップとして保管します。
 
使っているうちに、「以前のマニュアルのやり方がよかった」という声が挙がる可能性もあるため、確認できる状態にしておきましょう。


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マニュアル作成で気を付けたいポイント

マニュアル作成が目的化しないようにする

マニュアルを作ることが目的となってしまい、その後の運用や改善が行われていないケースがあります。
 
マニュアルは業務の理解を促進するものであり、「マニュアルを作成して終わり」ではありません。
 
マニュアル作成が最終的な目的となってしまわないよう注意しましょう。

常にマニュアルを参照する

業務に慣れてきて手順を覚えているからといって、マニュアルを見ずに仕事を行う人もいるかもしれません。
 
マニュアルを見ずに業務を行うと抜け漏れが発生し、大きなミスに繋がってしまう可能性があります。
 
定期的にマニュアルの見直しを行った上で、常にマニュアルを意識するようにしましょう。
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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マニュアル作りに最適なツールのご紹介

今回ご紹介するツール「Stock」は、マニュアル作成・運用にイチオシのツールです。
 
「Stock」は、ノートやチャットを使い、チームでの情報共有を行う特徴を持っています。
また、ノート単位でチャットをすることができるので、マニュアルに対するフィードバックを利用者から簡単にもらうことが可能です。
 
現在80,000社に導入されており、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
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まとめ

マニュアルは作っておしまいではなく、業務効率化のために使うことが一番の目的です。
 
そのため、マニュアルの作成・運用方法を理解して、使えるマニュアルを作成することが重要です。
また、ご紹介した情報共有ツール「Stock」を使うことにより、マニュアルの作成や運用をより簡単に行うことが可能です。
 
ぜひ、マニュアル作成・運用にStockを使用してみて下さい!
 
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