近年、情報化の進展に伴い、企業におけるICTの活用が注目を集めています。ICTは業務を円滑化したり人材不足を解消したりできるので、企業の競争力を強化できる施策のひとつと言えます。
しかし、ビジネスにおいてICTを活用する具体的な取り組みが分からず、導入に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業におけるICTのメリット・活用事例を中心に解説します。
- ICT導入にあたり、全社に説得させるための目的を明確にしておきたい
- ICT環境を整備してテレワークを効率的に導入したい
- 企業におけるICTの活用をイメージし、自社の運営でも成功させたい
という方は本記事を参考にすると、企業におけるICTのメリットや活用目的が分かり、社内浸透をスムーズに進められるようになります。
目次
ICTとは
ICTとは「Information and Communication Technology(情報通信技術)」の略称です。
「情報技術そのもの」を指すIT(Information Technology)に対して、ICTはコミュニケーションを重要視しています。情報技術を活用したコミュニケーションによって人やモノを繋げることで、データを活用した新たな価値創造やコスト削減を実現できるのです。
また、近年ICTが注目されている背景として、総務省によるICT活用の促進が挙げられます。総務省の【ICT利活用の促進】によると、ICTの活用はサイバーセキュリティの強化やテレワークのセキュリティ対策にも有効であることが分かります。
ICTを導入するメリットとは
以下では、ICTを導入するメリットについて解説します。ICTの導入によって時間や場所に縛られずに業務を進められたり、企業全体の生産性を向上させながら社員のモチベーション向上にも繋げられたりします。
生産性の向上
ICTの導入は生産性を向上させ、社員の業務負担を軽減します。
たとえば、ICTツールの種類のひとつであるRPAを使うと、データ処理や集計業務などの単純作業が自動化されます。また、情報管理には「グループウェア」「情報共有ツール」などを使うと社内情報を一元管理できるなど、種類もさまざまです。
以上のように、自社で抱えている非効率な課題を解決するためにも、ICTツールの導入が今日では不可欠なのです。
多様な働き方の実現
ICTの導入は、社員の多様な働き方をサポートします。
従来では、出社して勤務することが当たり前でしたが、今日ではテレワークも浸透しているなか、課題の多くに「社内コミュニケーションの不足」が挙げられます。そこで、ICTツールのひとつである「チャットツール」を活用して、離れた場所にいる社員同士でも円滑なコミュニケーションを図ることがトレンドです。
このような働き方の多様化は、育児・介護などやむを得ない事情で出社ができないメンバーでも業務ができるので、社員の離職も防げるのです。
また、テレワークに代表される働き方の多様化が実現できると、ワークライフバランスが実現します。SalesZineの【アフターコロナ時代の新しい働き方意識調査】によると、アンケートに回答した社員の八割以上がテレワークによるワークライフバランスの向上を実感している結果も分かります。
企業におけるICTの活用目的とは
ここでは、企業におけるICTの活用目的について解説します。自社で担当者のみが推進しようとしても頓挫する可能性が高いので、以下の目的が全社に浸透した状態で推し進めることが重要です。
顧客対応の効率化
ICTの活用は、顧客対応の効率化に有効です。たとえば、ICTによって実現する顧客対応として、以下の内容が挙げられます。
- 売上に関する情報を一括で管理・分析して売上予測に活用する
- 外出先でも取引先からの電話に取り次いだり社内システムにアクセスしたりする
- Webサイトを活用して問い合わせ対応を効率化する
このように、ICTはアナログな顧客管理では実現できない迅速な顧客対応が可能なので、顧客満足度の向上にも貢献します。
意思決定の迅速化
ICTの活用によって、意思決定のスピードアップが可能です。
アナログな業務環境では、裁量権のある担当者や経営者が外出していた場合に連絡がスムーズに取れず、意思決定を円滑に行えません。そのため、意思決定が遅れてプロジェクトの進捗にも悪影響を及ぼしてしまう可能性があるのです。
そこで、ICTを活用すれば、データをモバイル端末から確認して外出先からも指示を出せます。また、Web会議を活用して離れた場所にいる相手ともリアルタイムで議論できるので、意思決定をスピーディーに行える点がポイントです。
情報共有の活発化
ICTの活用は、社内の情報共有を活発化させます。
ICT環境が整備されていないと、業務の進捗状況や連絡事項をメモや口頭などのアナログな伝達方法で共有しなければなりません。そのため、手間がかかったり連絡ミスが発生したりして効果的な情報共有が浸透しないのです。
一方、ICTを活用している企業では、「Stock」のような情報共有に特化したクラウドサービスを利用しているので、場所や時間を問わずスムーズな業務報告が可能です。また、メールよりも直感的に写真や図表を掲載するとより正確に連絡できるので、確実に意思疎通を行えます。
企業におけるICTの成功事例
ここでは、企業におけるICTの成功事例について解説します。以下の事例を参考にしつつ、自社の経営状況に合わせたICT活用を検討しましょう。
株式会社ケア・コスモス
株式会社ケア・コスモスは、群馬県桐生市を拠点に老人ホームやデイサービスセンターを運営している会社です。
同社では、入居者の情報を全て紙ベースで記録して持ち歩いている課題がありました。
そこで、同社ではタブレットを導入し、入居者の情報をデジタルベースで共有しました。そのため、必要な情報をスピーディーに閲覧できるようになり、担当者が不在の場合でも簡単に引き継げるようになったのです。
このように、同社ではタブレットを用いて情報共有を行い、業務効率を改善しました。
横浜鶴見中央眼科
横浜鶴見中央眼科は、眼に関する疾患の治療を行うクリニックです。
クリニックでは、紙でのカルテ管理によって、保管場所をとられたり過去の情報の確認に手間がかかったりする課題がありました。
そこで、ITツールを導入し、カルテを電子化して本院と分院のいずれからも確認できるようにしました。また、名前や診察番号の検索によって、予約の受付処理を迅速に行えるようになりました。
このように、患者情報の共有によって診察効率が向上し、過去の治療履歴のスムーズな管理が実現しました。
企業におけるICT活用を促進するツール
以下では、企業におけるICTを促進するツールをご紹介します。
業務効率化を目的として初めてICTを導入する企業が、ビッグデータを活用したりBIツールなどを活用して業務フローの可視化を試みても、対象とする業務幅が広く成功させることが難しくなります。また、社員がICT導入後の環境に慣れるように適宜サポートしなければなりません。
そこで、コミュニケーションや情報共有を効率化させる「情報共有ツール」を導入し、身近な業務から効率化させましょう。しかし、複雑なツールを強引に導入すると社員のモチベーションが低下したり、かえって業務効率が低下したりする恐れがあるのです。
そこで、導入予定のツールに「即日で使えるほどのシンプルさ」が備わっていれば、教育コストをかけずにICTをスムーズに促進できます。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を簡単にストックして共有しつつ、直感的な「フォルダ」で情報の一括管理が可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜せず、リアルタイムでの意思疎通や確実なタスク管理もできるのです。
最も簡単に企業におけるICT活用を促進できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
企業におけるICTのメリット・活用事例まとめ
ここまで、企業におけるICTのメリット・活用事例を中心に解説しました。
ICTを活用すると、時間や場所に縛られず業務を迅速に進められるため、多様な働き方が可能です。また、成功事例でも明らかなように、非IT企業でも情報共有の課題にICTを活用してを活発化させる手法が、一番費用対効果高く効率化ができるのです。
しかし、複雑なツールでは社員が使いこなせず、業務環境の変化に不満が生じる可能性があります。そのため、管理者と現場の乖離を防止するには、現場で働く社員の意見を積極的に取り入れながら、誰もがストレスなく使用できるツールを導入する点が重要です。
そこで、Stockのように、誰でも導入即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールであれば、企業でのICT活用を効率的に促進できるのです。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で企業におけるICT活用を進め、業務効率の向上に取り組みましょう。
