パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書は視覚的に分かりやすくすると内容が伝わりやすくなるので、パワーポイントで作成している企業が多いです。
しかし、「パワーポイントで提案書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントで提案書を作る手順やテンプレートを中心に解説します。
- パワーポイントでどのように提案書を作ればよいか分からない
- 自社に最適なパワーポイントの提案書テンプレートを使いたい
- 提案書の作成から管理までを効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書を作成するコツが分かり、読み手に刺さる提案書を作成できるようになります。
目次
パワポを使った提案書の書き方
ここでは、パワポを使った提案書の書き方を4ステップで解説します。以下のプロセスに沿って、説得力のある提案書を作成しましょう。
(1)構成を考える
はじめに、全体の構成を考えます。
構成を考えずに見切り発車で作成をはじめると「言いたいことを書いているだけ」の分かりにくい提案書になってしまいます。そのため、論理的な説明と分かりやすいストーリーで構成しましょう。
全体の構成を考えるときには、情報を整理し、テーマごとに分解して考えると書くべきことが分かりやすくなります。また、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進むのです。
(2)目次作成する
構成を考えたら、提案書の目次を作成します。
社内に向けて新たなビジネスモデルを提案したり、顧客に自社の商品を提案したりする場合には、時間が長くなりがちなうえに、論理的なプレゼンが求められます。
そこで、目次をつけてプレゼンの内容とボリュームを聞き手にあらかじめ知ってもらうと、長いプレゼンでも安心して提案ができるのです。
(3)各スライドを作成する
目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。
スライドを作るうえで重要なのは「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。一つのスライドに多くの情報が詰め込まれると、聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。
そのため、スライドの作成を終えたら「各スライドの説明にかかる時間が、最初に決めた時間配分を守れるか」を再確認しましょう。
(4)体裁を整える
最後に、提案書全体の体裁を整えます。
誤字脱字や、使っている色が多すぎないか、筋が通っているかなどを確認しましょう。各々で体裁を整えてチェックを終えたら、第三者にもダブルチェックをしてもらうとミスを防ぎやすくなります。
そして、提案書は今後の資料作成で参考にできるように、整理して保管することが重要です。ただし、Wordやパワポだとほかのファイルに埋もれて見つけにくくなりがちなので、今日では「ナレカン」のようなツールで一元管理する企業が増えています。
パワポで提案書を書くときの4つのポイントとは?
ここでは、パワポで提案書を書くときのポイントを4つご紹介します。実際のパワポのイメージ画像も載せているので参考にしましょう。
ポイント1|ワンスライド・ワンメッセージにする
聞き手がスライドの内容を理解しやすくするために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。
ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。
そのため、提案書では結論ファーストで「そのスライドで何を伝えたいのか」を明確に一つ示しましょう。
ポイント2|冗長な文章にしない
冗長な文章にしないことも、パワポの提案書では重要なポイントです。
文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。提案書の目的によって要素は異なるものの、たとえば「自社製品の導入」を提案する場合、簡潔に以下の3つの要点に絞るとうまく伝えることができます。
- 自社製品を導入したときの効果
- 相手が負担する総コスト
- 導入したあとに起こる問題の解消方法
上記のように、いかなる目的においても、必須の要素を意識して文章が冗長にならないようにしましょう。
ポイント3|6W2Hを意識する
分かりやすい提案書は、6W2Hを軸にして作られています。6W2Hは以下の8要素です。
- What(何を)
- Why(なぜ)
- When(いつ)
- Where(どこに)
- Who(誰が)
- Whom(誰に対して)
- How much(いくらで)
- How to(どのように)
抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、6W2Hを意識して書き手の意図が正確に相手へ伝わるようにしましょう。
ポイント4|色を制限する
パワーポイントで提案書をつくるときは、三色までに色を制限しましょう。三色の分類は以下3つです。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
ベースカラーはスライド全体の70%を占める背景の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために、基本的には白を使いましょう。
メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25%を占めるので分かりやすい色を選択しましょう。
アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5%程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。
使う色を制限すると、強調したい箇所が一目で分かる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」を重視してスライドを作成することがポイントです。
理想の提案書の構成例とは
ここでは、理想の提案書の構成例をご紹介します。「何を書くべきか分からない」と困っている方は以下を参考にしましょう。
- 表紙
- 企業概要
- 課題やニーズの把握
- 原因の特定・明示
- 製品説明
- 料金説明
- 事例紹介
- 導入イメージ
商品やサービス名、概要説明をします。
理念や実績、既存取引先など、自社がどのような会社なのかを示します。
相手の現状や抱えている課題を把握していることをアピールしましょう。
課題の原因を特定します。複数あるときは優先順位まで示せると良いです。
課題の解決策として、自社の製品を提案し、説明をします。
料金だけでなく、相手にとって具体的な費用対効果を示しましょう。
実際に商品を利用している既存取引先などの事例を紹介します。
商品の購入後の流れ、運用までのスケジュール感などを共有します。
上記は「自社の商品やサービスを受注してもらうこと」が目的の提案書の構成例です。したがって、目的によって構成は異なることに注意しましょう。
【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選
以下では、パワポ向けの提案書のテンプレートサイトを4選ご紹介します。いずれも無料で使えるので、さまざまな体裁のテンプレートを気軽に試せます。
PPTips
PPTipsは、パワーポイントの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。
シンプルなものから高級感のあるものまで、豊富なデザインを選べます。ただし、利用するには会員登録が必要な点に注意しましょう。
企画塾
企画塾は、無料登録でテンプレートをダウンロードできるサイトです。
テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。
Microsoft
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
既存テンプレートを自由にカスタマイズできるため、顧客や取引先のニーズへ柔軟に対応可能です。また、会員登録も不要なのですぐに使えます。
Canva
Canvaは、誰でもプロ品質のデザインでスライドを作成できるデザインツールです。
無料のパワーポイントとGoogleスライドのテンプレートが豊富なサイトとして有名だった「Slides Carnival」のテンプレートを引き継いだことで、より多様な用途で使えるテンプレートが備わりました。
要注意!パワポで提案書を作成するデメリットとは
パワーポイントで提案書を作成するデメリットは、以下の2点です。
- リアルタイムで編集内容を共有しづらい
- データを集約できない
パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへアップロードする必要があります。その結果、共有にタイムロスが発生し、業務が遅れてしまう恐れがあるのです。
パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなったりします。
このように、パワーポイントでは提案書の共有・管理がスムーズにできないので、昨今では「ナレカン」のような情報管理ツールを使う企業が増えています。
【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール
以下では、パワーポイントのデメリットを解消するツールをご紹介します。
パワーポイントはデザイン性に優れており、視覚的効果の高い資料をつくれます。しかし、パワーポイントは「ほかのデータファイルに埋もれて目的のファイルがどこにあるか分かりづらくなる点」がデメリットです。
提案書を作成しても、ファイル管理が煩雑ではあとから探し出すのに苦労してしまいます。また、過去の提案資料は今後の提案に役立つナレッジになり得るので、日ごろから整理しておく必要があるのです。
したがって、パワーポイントで作成した提案書は、必要な資料へすぐにアクセスできる「ナレッジ管理ツール」で管理しましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる資料を”ナレッジ”としてストックできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、直接提案書を作ったりパワポで作った資料を添付したりできます。また、提案書は案件ごとに「フォルダ」で分けられるほか、強力な「検索機能」で欲しい情報をすぐに探し出せる点も強みです。
提案書をナレッジとして管理できるITツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ
ここまで、パワーポイントで提案書を作成する方法やポイント、テンプレートを中心に解説しました。
パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ファイル形式ゆえに「どこに該当の提案書を管理したか分からない」となりがちです。また、ほかのメンバーへ共有するときも、メールやSMSなどの別ツールを使わなければなりません。
したがって、「ファイル管理のデメリットを解消するツール」で提案書を作成しましょう。とくに、あらゆる情報を分かりやすく蓄積・整理できる”ナレッジ管理ツール”であれば、目的の提案書をあとからスムーズに探し出せます。
結論、パワーポイントの代わりに利用すべきツールは、提案書をはじめとしたあらゆる書類を、ナレッジとして簡単に残せる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、提案書の作成・管理を効率化させましょう。