新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。
しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、長い会議の悪影響や、長引いてしまう原因・対策を中心に解説します。
- 会議を長引かせる原因と解決策を確認したい
- 会議に適切な時間帯や長さを知り、メンバーの集中力や参加意識を高めたい
- 会議時間短縮のための、便利なツールを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。
目次
無駄に長い会議で起こる3つの悪影響
ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。
労働時間が長くなる
まずは、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。
なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。
そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。
人件費が増加する
会議の時間が長いと、人件費の増加にも繋がります。
なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。
労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない
このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。
生産性が低下する
長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点にも注意が必要です。
長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。
また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。
会議に最適な時間とは
会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。
一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。
また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。
結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。
会議が長くなる3つの原因
以下では、会議が長引いてしまう3つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。（1）参加人数が多すぎる
会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。
会議に参加するメンバーが多ければ、そのぶん様々な意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。
一方、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられがちですが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。
そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「チームごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。
（2）無駄な会議を開催している
会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。
重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。
結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「Stock」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。
（3）タイムスケジュールが曖昧
会議が長くなる最後の原因は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。
会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。
したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、チーム内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。
会議を長引かせないための3つの解決策
以下では、会議を長引かせないための解決策を3つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。（1）会議の目的を明確にする
会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。
会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。
したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。
とくに、効率的で活発な会議ができているチームは、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。
（2）リモートで会議をする
会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。
リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間を短縮することができます。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。
このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。
（3）事前に資料を共有する
会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。
全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。
そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。
【これで解決】長い会議を短くできるおすすめのツール
以下では、長い会議を短くするのにおすすめのツールを解説します。
会議時間の短縮には、一貫して「会議の事前準備」が必要です。したがって、チーム内で「会議の情報」を事前に共有できれば、会議時間の短縮に繋がり、時間を本来業務に充てられます。
そこで、「会議のアジェンダや資料をチームに共有できる情報共有ツール」を使いましょう。ただし、誰もが簡単に使えるツールでなければ、操作を覚えるために多大な教育コストがかかってしまいます。
結論、会議時間の短縮には、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく利用できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には会議ごとの事前資料やアジェンダはもちろん、議事録もリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」は話題を錯綜させないので、議題ごとの質問や確認もストレスなくできるのです。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
長時間の会議による悪影響や原因・解決策まとめ
ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。
会議時間を短縮するために、「会議のアジェンダや資料の事前共有」を徹底しましょう。しかし、会議に必要な情報を紙ベースで共有するのは非効率です。
そのため、使いやすいツールで会議前の情報共有を効率化することが重要です。ただし、LINEやSlackなどのチャットツールでは、共有した情報が流れてしまい、後から見返せません。
そこで、会議の情報共有には今回ご紹介したStockのようにITに詳しくない社員でも、簡単に情報を蓄積できる情報共有ツールが最適です。現在、非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、会議情報はもちろん、社内全体の情報共有の効率化に貢献しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、会議時間の短縮を目指しましょう。
