IT化が進む今日では業務の一連の流れを可視化し、各メンバーのタスク管理にも役立つ「ワークフローシステム」を導入する中小企業が増加してきています。
しかし、ワークフローシステムの導入を検討していても、自社に適したシステム選定のポイントがわからずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料から利用開始できるワークフローシステム5選と選定時のポイントを中心にご紹介します。
- ワークフローシステムを導入したいが、どのシステムが自社に最適かわからない
- まずは無料で始められるシステムを導入し、自社に適したシステムを比較検討したい
- ワークフローシステムを活用して社内の業務効率化を実現したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、選定のポイントがわかり、自社に最適なワークフローシステムの導入が可能になります。
目次
中小企業がワークフローシステムの導入で得られる効果
ここでは、中小企業がワークフローシステムの導入で得られる効果について解説していきます。チームにワークフローシステムを浸透させるためにも、以下のようなメリットを全員で把握しておきましょう。
稟議フローを高速化できる
ワークフローシステムがチームに浸透すると、稟議フローの高速化が可能になります。
面倒な稟議書作成もシステム上のフォーマットを使って簡単に作成、申請時もパソコンやスマホで提出ができます。一方、承認者は出張先でも稟議書の承認が可能になり、決裁までのスピード感を阻害しません。
また、申請者・承認者ともに、稟議書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になります。タスクが明確になり、「いつまでにどのタスクを完了させれば良いか」を逆算して業務を進められるようにもなるのです。
アナログな手法と比較すると、システムは提出時に場所やタイミングを選ばず、タスクの可視化をしながらスピーディな稟議フローを可能にするのです。
情報の蓄積と管理が簡素化できる
情報の蓄積と管理もワークフローシステムによって簡素化できます。
稟議書は社内に蓄積すべき重要な書類であり、後から見返す機会も多いため、いつでも過去の稟議書にアクセスできる環境が必須です。しかし、紙の稟議書では保管スペース確保やファイリングに手間がかかり、必要な稟議書を見つけるのも時間がかかります。
一方、ワークフローシステムで情報管理を行うチームは、物理的なスペースを取らずに稟議に関わる情報の蓄積が可能になります。過去の稟議書も簡単に探せるようになり、必要な情報が必要なときに見つからないストレスを発生させません。
中小企業におけるワークフローシステム選定のポイント
ここでは、中小企業におけるワークフローシステム選定のポイントを解説します。システムの導入で以下のポイントをおさえなければ、とくに人材が少ない中小企業にとってコスト面で悪影響を受けるので注意しましょう。
自社の規模に適している
自社の規模に適したシステムかを十分に見極めるようにしましょう。
大企業向けのワークフローシステムの場合、充実した機能性が業務の効率化を支えています。また、機能の充実度に金銭コストも比例するため、システム運用にかかる費用も大きくなります。
一方、中小企業では過不足のない機能をもち、教育と金銭のコストをおさえられるツールが必須です。必要以上の機能を搭載していても、実際に職場で使われなければ、使わない機能があることで発生する無駄な教育コストがかかってしまうのです。
したがって、中小企業のワークフローシステム選定には、自社の規模とマッチするシステムでなければなりません。
現状の課題を解決できる
システムの選定には、自社が抱える課題の解決に適しているかが重要になります。
自社にシステムを導入しようとすると「導入社数が多いから」「おすすめされているシステムだから」といった定性的な理由で選定しがちです。これでは、自社の課題に焦点を当てられず、導入後にミスマッチが起きて社員から不満の声が挙がる可能性があります。
そこで、システム導入の検討段階で課題の洗い出しを行い、自社が抱える課題を明確にしましょう。たとえば、代表的な課題として「手書きではじめから申請内容を書かなければならない」「書類作成をするためだけに帰社しなければならない」が挙げられます。
このように、自社のワークフローにおける課題に対して、最速で解決できるツール選定が求められます。
システム自体の難易度を考慮する
システム自体の難易度を考慮して導入を成功させましょう。
豊富な人材や金銭を充てられる大企業と異なり、中小企業は割けるコストが限られているため、費用対効果の高いシステムを導入しなければならないからです。
たとえば、ITリテラシーが低いチームが複雑な機能を搭載したシステムを導入しても、使いこなすまでに長い時間が必要になったり、扱いづらさから使われなくなったりする可能性があるのです。
そのため、中小企業かつ非IT企業の場合はメンバーのシステム導入の心理的ハードルを下げながら、シンプルで誰でも使いこなせる「Stock」のようなシステムが必要です。
【無料あり】中小企業におすすめのワークフローシステム5選
以下では、無料で使える中小企業におすすめのワークフローシステム5選を紹介します。
ワークフローシステムの導入にあたっては、自社の規模やチームの課題を解決するために適しているシステムかを踏まえ、慎重に選定しなければなりません。とはいえ、ひとりが抱える業務の多い中小企業では、選定や教育コストに時間を割くことが難しいです。
そこで、非ITの中小企業は、稟議における「情報をシンプルに共有・管理できるシステム」で、複雑な承認フローを省きましょう。
ただし、申請者・承認者の両者が難しいと感じるツールは使われなくなります。したがって、非ITの中小企業のメンバーでも簡単に情報共有ができるうえ、あらゆる情報管理が行えるツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ申請から決裁までの情報をまとめて共有でき、直感的な「フォルダ」で過去の稟議データの管理も簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」で、話題が混ざらずにコミュニケーションが取れ、担当者のタスク管理もできるのです。
【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできる
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用可能
X-point Cloudの特徴
- ワンクリックで承認できるスピード感
- 設備投資不要のクラウドサービス
申請された書類の承認がワンクリックで可能なため、決裁までの流れをスピーディーにします。
導入時に専用のサーバーを設備する必要がないため、すぐにシステムを利用できます。
X-point Cloudの主な機能
X-point Cloudは「入力・申請補助」「検索・集計」「外部システム連携」機能がメインです。
X-point Cloudの注意点
- アラート機能がない
アラート機能がなく、申請者・承認者共に通知が来ているかを逐一確認しなければならないので、タスク管理に工夫が求められます。
X-point Cloudの基本料金
導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。
- スタンダード：500円×ユーザー数/月。
- プリぺイド：475円×ユーザー数×12/年。
※共に容量は1TBです。その他、グループウェア連携サービスやセキュリティオプションサービスによって利用料金が大きく変わる仕組みとなっています。
【コラボフロー】Excelをツール内で活用可能
コラボフローの特徴
- 現在利用しているExcelの書式を簡単にフォームに変換可能
- 条件による自動分岐機能
Excelで作成した帳票や申請書をそのままフォームに変換できるため、現在Excelを使用して稟議書の作成を行っているチームには、違和感なく導入しやすいです。
申請された金額や任意の条件によって、申請書を処理する経路を自動で分岐させることができます。
コラボフローの主な機能
コラボフローは「Excelからフォーム変換」「一括承認」「停滞書類検索」などの機能がメインです。
コラボフローの注意点
- Excel以外に対応していない
WordやPDFといったExcel以外のツールに対応していない点に注意しましょう。そのため、Wordなどで稟議書を作成しているチームは導入の恩恵を感じにくい可能性があります。
コラボフローの基本料金
料金体系は月額と年額の2つです。その他オプション機能の有無で料金が変動します。
- 月額：500円×1ユーザー/月。
- 年額：5,880円×1ユーザー数/年。
※最低2か月の5名利用からスタートでき、その後6名からは1ユーザーごとに追加可能です。
【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携が可能
Gluegent Flowの特徴
- 外部システムとの連携が充実
- 導入から運用までのサポート
各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。
クラウドコンシェルジュで、システムのナレッジやサポートを受けられます。
Gluegent Flowの主な機能
Gluegent Flowは「外部システムとの連携」「進捗状況の可視化」「モデル（申請書）の簡単作成」などの機能がメインです。
Gluegent Flowの注意点
- 代理申請ができない
ほかのメンバーに代わって申請ができないため、担当の申請者が不在時に融通が利かなくなる点に注意しましょう。
Gluegent Flowの基本料金
料金体系は月額と年額の2つです。その他オプション機能の有無で料金が変動します。
- Gluegent Flow for Google Workspace：300円×1ユーザー/月、年額3,600円
- Gluegent Flow for Microsoft 365：300円×1ユーザー/月、年額3,600円
- Gluegent Flow Plus：400円×1ユーザー/月、年額4,800円
※月額でも年額でも利料金の割引はありません。
【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実
HUEワークフローの特徴
- データを管理し活用するレポート
- 段階的な差し戻し機能
過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。
申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。
HUEワークフローの主な機能
HUEワークフローは「レポート」「段階的な差し戻し」「代理申請・承認」などの機能がメインです。
HUEワークフローの注意点
- 絞り込み機能が不十分
条件別の絞り込みができないため、急ぎの書類を検索するのに少し時間がかかってしまう点に注意しましょう。
HUEワークフローの基本料金
料金体系は月額と年額の2つです。その他オプション機能の有無で料金が変動します。
- 月額：300円×1ユーザー/後払い
- 年額：3,000円×1ユーザー/前払い
※年額は月額と比較して2か月分料金が安くなります。
中小企業におすすめのワークフローシステムまとめ
ここまで、無料でも使えるワークフローシステムや選定ポイントを中心に紹介しました。ワークフローシステムの選定ポイントは以下の3つになります。
- 機能に過不足のない、自社の規模に適したシステムか
- 自社の課題解決にマッチしている機能を備えているか
- 誰でもすぐに使えるほどシンプルな操作性か
逆に、非ITの中小企業では、上記の項目を満たさないシステムを選定してしまわないように注意しましょう。使われないことはもちろん、社内の強烈な抵抗感によりシステムの再導入が難しくなるからです。
そこで、上記3つの条件を満たしつつ、ワークフローにおける稟議等の「情報」を的確に管理・共有できるStockであれば、非IT企業の65歳以上でも即日で運用可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内のワークフローを効率的に整備・管理しましょう。
