IT化が進む今日では、業務の一連の流れを可視化し、各メンバーのタスク管理にも役立つ「ワークフローシステム」を導入する中小企業が増えています。
しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料でも使えるワークフローシステム4選と、選定のポイントを中心にご紹介します。
- ワークフローシステムの概要や基本機能が知りたい
- メリット・デメリットを踏まえて、ワークフローシステムの導入を検討したい
- 自社に合うおすすめのワークフローシステムを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ワークフローシステムを選ぶときのポイントが分かり、自社への導入の判断材料にできます。
目次
【簡単解説】 ワークフローシステムとは?
ここでは、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。
ワークフローとは
「ワークフロー」とは、業務に必要なやり取りの一連の流れのことです。
とくに、複数人が関わる事務手続きや決済、社内稟議の一連の流れをワークフローと言うケースが多くあります。たとえば、社内に新しい機器を導入する場合、上司や部門長などの承認を得るまでの過程をワークフローと呼びます。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、ワークフローを円滑に進めるためのITツールを指します。
承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにワークフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でもワークフローが進められるのです。
そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。
機能 | 詳細 |
---|---|
書類作成機能 |
申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっている場合もあります。 |
承認機能 |
提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 |
承認フロー設定機能 |
承認先の設定や承認フローを設定できる機能です。 |
外部連携機能 |
外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 |
上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムは、社内業務の流れを電子化するシステムです。以下では、ワークフローシステムのメリットをご紹介します。
稟議フローの高速化と可視化ができる
ワークフローシステムを導入するメリットとして、まず、稟議フローの高速化と可視化ができることがあります。
紙の稟議書で社内稟議を行うときによくある課題として、「稟議に時間がかかること」と「進捗を把握しづらいこと」が挙げられます。
しかし、ワークフローシステムで稟議書を作成すれば、関係者に即座に書類が共有され、承認者はパソコンやスマホがあれば、出先からでも書類の確認・承諾ができます。そのため、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されるのです。
また、電子化された稟議書では、更新があるとすぐにリアルタイムで反映されます。つまり、申請者・承認者ともに、稟議書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になり、稟議を正確に可視化できるのです。
情報の蓄積と管理が楽になる
情報の蓄積と管理が楽になることも、ワークフローシステムを導入するメリットです。
稟議書や報告書などのワークフローに関わる書類は、後から見返すことも多いため、保存・整理しておく必要があります。しかし、紙で管理する場合、保管場所の確保やファイリングの手間がかかるのです。
一方、ワークフローシステムで管理すると、書類がどれだけ増えても保管場所が不要なうえ、検索一つで必要な書類を探し出すことができます。そのため、後から見返すためにわざわざファイリングする手間も省けて、情報管理にかかるコストを格段に減らせます。
ワークフローシステム導入のデメリット
以下では、ワークフローシステムの導入によって発生する可能性のあるデメリットを紹介します。
ワークフローシステムの導入を検討する際には、メリットに加えてデメリットもしっかりと理解しておきましょう。
操作が複雑で作業効率が低下する
ワークフローシステムを導入することで発生するデメリットとして、まず、操作が複雑で難しいことによる作業への影響が考えられます。
ワークフローシステムは、事務手続きなどの流れを体系化しますが、その操作にはある程度のITスキルが求められます。そのため、ワークフローシステム導入後は、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。
また、多機能なワークフローシステムの場合、誰も使いこなすことができず、かえって非効率になってしまう恐れがあります。導入の際は、「必要な機能に過不足がないシンプルなワークフローシステム」を選びましょう。
不正アクセスやデータ漏洩のリスク
ワークフローシステムには、セキュリティ上のリスクもあります。
ワークフローシステムでは稟議書や報告書など、機密性の高い情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスやデータの漏洩などがあった場合、大きな被害を被る可能性があるのです。
そのため、高度なセキュリティを備えたシステムを選ぶのはもちろん、社内で情報セキュリティに関する対策を講じる必要があります。
【注意】ワークフローシステムの導入が合わないケースとは
以下では、ワークフローシステムの導入が合わないケースを解説します。
ワークフローシステムは、社内稟議や決済をツール上で完結できる点がメリットです。しかし、ワークフローシステムは多機能なため、ITに不慣れだとスムーズに運用できず、かえって承認フローが滞る恐れがあるのです。
そこで、非IT企業はまず「データ化した書類をやりとり可能な、簡単に操作できるツール」の導入がおすすめです。複雑な機能が備わっていなくとも、承認が必要な情報が円滑に共有できれば、社内稟議もスムーズに進みます。
したがって、非IT企業には非ITの中小企業の65歳以上の社員でも簡単に操作できる「Stock」が最適です。
Stockは、申請から決裁までの情報をまとめて共有できる「ノート」があり、過去の稟議書や報告書などのデータの保管も簡単です。また、特定の人のみが書類を閲覧したり、承認者のみが書類を編集したりできるように制限をかけられます。
中小企業の情報管理を最も簡単にできる「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【中小企業向け】ワークフローシステム選定の3つのポイント
以下では、ワークフローシステムを選ぶための3つのポイントを紹介します。特に、中小企業での導入を想定して、役立つポイントをまとめているので参考にしましょう。
(1)機能が自社の課題に適しているか
システムを選ぶときの1つ目のポイントは、機能が自社の課題に適しているかを確認することです。
中小企業のシステム導入でよくある失敗例が、「どうせなら便利そうな機能がたくさんある方が良いだろう」と考え、多機能なシステムを選んでしまうことです。
中小企業では、大企業に比べて社内教育に割けるリソースも限られているため、機能が多いと使いこなしたり、使い方を教えたりするのが大変です。そのため、「誰でも簡単に使えるシンプルなツールが適切」です。
また、一般的に機能の多さに比例して価格も上がるので、「自社のやりたいことに対して、必要な機能を過不足なく備えたシステム」を選ぶことが重要です。
(2)自社の規模に適しているか
システムを選ぶときの2つ目のポイントは、自社の規模に適しているかを確認することです。
選定するときに、「あの大企業も使っていて安心感がある」などの理由で選ぶのは避けましょう。導入後に業務に馴染まず、システムの継続を断念せざるを得ない原因になります。
なぜなら、それぞれのワークフローシステムでは、ターゲットとなる顧客の企業規模が異なるからです。そのため、大企業をターゲットにしたシステムを選ぶと、機能や価格などがマッチしない可能性があります。
したがって、選定の段階で「自社の規模にマッチしていて、長く使い続けられるか」を確認しましょう。
(3)誰でも簡単に使えるか
システムを選ぶときの3つ目のポイントは、「誰でも簡単に使えるか」を確認することです。
人材や予算が豊富な大企業と異なり、中小企業では「限られたコストでどれだけ費用対効果を高められるか」が重要です。そのため、「社内のメンバー全員がすぐに使い始められるか」を見極める必要があります。
そのため、必要な機能に過不足がないシンプルな「Stock」のように、全員が使いやすいシンプルなシステムが適しています。
【比較表】中小企業におすすめのワークフローシステム4選
以下は今回紹介した、中小企業におすすめのワークフローシステム4選の比較表です。(表は右にスクロールできます。)
X-point Cloud | コラボフロー | Gluegent Flow | HUEワークフロー | |
---|---|---|---|---|
特徴 |
手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム |
Excelをツール内で活用できる電子稟議システム |
豊富な外部システムとの連携できるシステム |
集計や分析の機能が充実したシステム |
スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】※ブラウザ版のみ |
【〇】 |
【〇】 |
外部連携 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※3システム単位で別料金が発生 |
【〇】 |
注意点 |
入力フォームに記載すべき内容が分かりにくい |
スマホで使いづらい |
JavaScriptやCSSがサポート対象外 |
Excel以外で作成した申請書では一手間かかる |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは300円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは300円/ユーザー/月~ |
公式サイト |
「X-point Cloud」の詳細はこちら |
「コラボフロー」の詳細はこちら |
「Gluegent Flow」の詳細はこちら |
「HUEワークフロー」の詳細はこちら |
中小企業におすすめのワークフローシステム4選
以下では、中小企業におすすめのワークフローシステム4選を紹介します。それぞれのツールに特徴があるので、自社の利用用途に合わせて選びましょう。
【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム
<X-point Cloudの特徴>
- ワンクリックで承認できる
- 設備投資不要のクラウドサービス
申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。
導入時に専用のサーバーを設備する必要がないため、すぐにシステムを利用できます。
<X-point Cloudの機能・使用感>
- 入力補助機能
- 承認ルート診断
日付をカレンダーで入力したり、数値を自動計算したりする機能が備わっています。手入力の手間を減らしたい場合に便利です。
承認が上手く進むか、事前に確かめることができる機能です。診断結果も表示されるので、承認ルートの修正もしやすくなっています。
<X-point Cloudの注意点>
- 入力フォームに記載すべき内容が分かりにくい
ユーザーの口コミでは、「入力フォームにヘルプマークがなく、何を書くべきか分からない」といった声が寄せられています。(参考:ITreview)
<X-point Cloudの基本料金>
導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。
- スタンダード:500円/ユーザー/月(月額)
- プリペイド:475円/ユーザー/月(年額)
【コラボフロー】Excelをツール内で活用できる電子稟議システム
<コラボフローの特徴>
- Excelの書式を簡単にフォームへ変換できる
- 条件による自動分岐機能
Excelの帳票や申請書をそのままフォームに変換できるため、現在Excelを使っている企業は導入しやすいと言えます。
申請された金額や任意の条件によって、申請書を処理する経路を自動で分岐させることができます。
<コラボフローの機能・使用感>
- フローの作成が簡単
- 議決承認機能
Excelベースで設計することができるため、Excelに慣れていれば比較的簡単にフローを作れます。
And条件や「メンバーの半数以上の承認」といった細かい承認条件を決められます。
<コラボフローの注意点>
- スマホで使いづらい
ユーザーの口コミでは、「PCを前提とした画面になっているのでスマートフォンの小さな画面を想定した機能を備えてほしい」といった声が寄せられています。(参考:ITreview)
<コラボフローの基本料金>
以下はクラウド版コラボフローの料金です。最低2か月の5名からスタートでき、6名からは1ユーザーごとに追加可能です。
- スタンダードプラン:500円/ユーザー/月
- プレミアムプラン:800円/ユーザー/月
【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム
<Gluegent Flowの特徴>
- 外部システムとの連携が充実
- 導入から運用までのサポート
各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。
クラウドコンシェルジュ(検索をかけて、疑問を解消することができるサービス)で、システムのナレッジやサポートを受けられます。
<Gluegent Flowの機能・使用感>
- フロー作成
- ドキュメントの自動作成
フローの作成が直感的なので、初心者でもすぐに使いこなすことができます。
既存のデータを使えばドキュメントの自動作成も可能です。ただし、Google Workspaceとの連携が前提となります。
<Gluegent Flowの注意点>
- JavaScriptやCSSがサポート対象外
ユーザーの口コミでは、「JavaScriptやCSSがサポート対象外になっており、利用できるのにサポートがないことが不満」といった声が寄せられています。(参考:ITreview)
<Gluegent Flowの基本料金>
- Gluegent Flow for Google Workspace:300円/ユーザー/月
- Gluegent Flow for Microsoft 365:300円/ユーザー/月
- Gluegent Flow Plus:400円/ユーザー/月
【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム
<HUEワークフローの特徴>
- データを管理し活用するレポート
- 段階的な差し戻し機能
過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。
申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。
<HUEワークフローの機能・使用感>
- 自動計算・自動補完
- 承認フロー図の作成
450以上の関数を搭載し、申請者が入力した情報に応じて、自動計算・自動補完がされるため、必要最低限の入力で申請が完了します。
承認フローは人物や図形のアイコンをドラッグ&ドロップして作成します。視覚的に分かりやすい承認フロー図を作りたい方にお勧めです。
<HUEワークフローの注意点>
- Excel以外で作成した申請書では一手間かかる
ユーザーの口コミでは、「稟議書のフォーマットがエクセルなので、ワード等の別アプリで作成していた場合、テンプレートの移行にひと手間かかる」といった声が寄せられています。(参考:ITreview)
<HUEワークフローの基本料金>
- 月額プラン(後払い):300円/ユーザー/月
中小企業におすすめのワークフローシステムまとめ
ここまで、無料でも使えるワークフローシステムや選定ポイントを中心に紹介しました。
ワークフローシステムを導入すると、稟議フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。
ただし、非IT企業の場合は、そもそも高度なワークフローシステムの利用が合わない恐れがあります。そこで、まずは書類をデータ化し、ITツール上でやりとりするだけでも非対面で申請が進められるので、結果として社内稟議の短縮化につながります。
したがって、非IT企業にはマニュアルなしで操作できるほど簡単な情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内のワークフローを円滑化しましょう。