企業内で行われる稟議は、社内の重要事項の決定に関わる大切な業務です。稟議書を通じて決裁が行われれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなるメリットもあります。
一方、稟議書には複数人の承認が必要であり、紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない非効率な環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内稟議で発生しがちな課題と解決策を中心に解説していきます。
- 稟議書を逐一紙で作成する面倒な業務体制を改善したい
- 稟議書作成に適した例文を知り参考にしたい
- 稟議をIT化して手間や時間の削減を推進していきたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議で使える例文のポイントをおさえながら、IT化によって稟議にかかる時間や手間を削減できるようになります。
目次
社内稟議とは？
「稟議」とは業務上の重要事項において、複数の担当者に承認を依頼する業務です。
一般に、社内稟議が行われる事項には「備品の購入」「他企業との契約」「人材の採用」「出張の可否」などが代表的に挙げられます。このときの承認者は一定の権限を持つ上層部が務める場合が多く、複数の承認者によって精査されるため、慎重な判断が必要です。
また、稟議と混同して使われる言葉に「決裁」があり、決裁は上司や役員などが最後の判断を下すことを指します。つまり、稟議は承認を得るための“プロセス”であり、決裁は権利を持つ役員による最終的な決定である点に違いがあります。
たとえば、起案者の稟議書が複数人の承認を得ていても、最終判断を下す「決裁者」が承認しない場合は、その稟議書は否認されることになります。一方、意思決定のスピードを向上させるために、稟議を省きはじめから決裁を行う企業もあります。
社内稟議で発生しがちな課題とは
ここでは、社内稟議で発生しがちな課題を紹介します。以下のような課題を抱えている企業は、無駄な時間や手間が発生し業務効率が低下している可能性があります。
承認までに時間を要する
社内稟議で発生する課題のひとつに、承認までに時間を要することが挙げられます。
起案者は、承認のために複数の上司や役員に稟議書を提出する必要があります。そのうえ、承認者の不在時は帰社を待たなければなりません。
また、稟議書を紙で作成している場合も承認までの時間が長くなります。上司の作業状況によって稟議書が提出できない、判断が遅れるといった問題が発生し、業務効率が大きく低下してしまうのです。
稟議書作成にコストが発生する
稟議書作成の頻度が多い職場ではコスト面でも課題が発生しやすいです。
紙で稟議書を作成する職場では、紙や印刷のコストが常にかかります。また、稟議書を保存し管理するにも無駄な管理コストを発生させ、金銭的にも時間的にも大きなコストがかかる危険性があります。
また、稟議書作成時にも無駄な手間を発生させます。とくに、稟議書のフォーマットがない企業は、毎回一から作成しなければならず、社員に本来かかるべきではない業務負荷をかけてしまうのです。
紙や印刷代の金銭的なコストに加え、手間のコストが発生させている稟議フローは見直し、すぐに改善する必要があるのです。
稟議書の保存が難しい
紙の稟議書は保存するのにも苦労がかかる課題です。
稟議書は社内の重要な「情報」であり、後から見返す機会もあるため、大切に保管しなければならない書類です。しかし、時間が経つにつれ保存する稟議書も多くなり、整理しなければ正しい管理ができません。
また、保管が煩雑になると、後から見返す際に該当の稟議書を探す手間がかかるだけでなく、書類の紛失などの可能性が高くなります。結果、セキュリティ面の脆弱性にも繋がり、情報漏洩のリスクも上がってしまうのです。
社内稟議の課題を解決する方法
ここでは、社内稟議の課題を解決する方法をご紹介します。課題を抱えている企業は以下の解決法を参考に、社内稟議のフローを改善させていく必要があります。
ワークフローを導入する
ワークフローを導入し、稟議書作成から決裁までの一連の流れを可視化しましょう。
ワークフローが整備されていない企業は、稟議書作成から決裁までの流れが曖昧で、起案者と承認者の意思疎通がしづらいといった問題が頻発しています。業務が「可視化」できないため、タスクが不明確になりやすいのです。
一方、ワークフローが導入されると、「誰が」「いつまでに」といった承認までのプロセスが明確になるため、意思決定までのスピードが向上します。実際にワークフローを導入している企業は、タスクの可視化によって各メンバーのタスクが滞ることがありません。
ITツール上で稟議にかける
稟議で発生する課題にはITツールを用いて解決しましょう。ITツールを活用した稟議は以下のメリットが得られます。
- ツール上で内容を確認可能
- ペーパーレス化への貢献
- 情報へのアクセス性の向上
- 稟議書作成の工数を大幅に削減
上司がオフィスに不在でもツール上で稟議書の承認ができるようになるため、業務効率を向上させられます。
紙の稟議書を作成する必要がなくなり、ペーパーレス化や印刷・保管にかかる費用を削減できます。
ITツールでは稟議書の検索が簡単に行えるため、見直しがしやすくなります。
過去の稟議書を参考に新しい稟議書の作成ができるため、起案者の稟議書作成の手間が大幅に軽減可能です。
このように、社内稟議における非効率さを発生させないチームは、ITツールを導入して社内稟議を行っているのです。
社内稟議に使える例文紹介
稟議書には必要な情報を過不足なく記載し、承認者が一目でわかるようにしましょう。
そして、稟議を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝える必要があります。客観的なデータなどを用いて説得力を持たせることを意識しましょう。以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。
【サービス導入の例文】
件名：〇〇サービス導入について
（1）目的
当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。
（2）金額
××社 ビジネスプラン 月額◆◆円
（3）導入効果
かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇（定量的なデータなど）な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスと相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。
（4）懸念材料
弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。
導入の目的や導入にかかる費用、導入後の予想される効果を明確にする必要があります。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも記載しておくのがポイントです。
社内稟議の課題を解決できる情報共有ツール
以下では、社内稟議の課題を解決できる情報共有ツールをご紹介します。
紙の稟議書は承認までのスピード感を阻害するだけでなく、紙や印刷のコストがかかり続けたり管理に手間がかかったりするため、業務効率を大きく低下させます。また、紛失からの情報漏洩のリスクもあるため、すぐに改善すべき課題のひとつです。
そこで、社内稟議の課題を発生させずに、決裁までのワークフローを円滑にするためには「情報管理ツール」を活用し、稟議の「情報」を適切に管理しなければなりません。承認までの時間を大幅に短縮できることはもちろん、過去の稟議も正しく管理できるのです。
ただし、一般的なワークフローツールでは、複雑な承認フローがメンバーによってさらに複雑に捉えられてしまう可能性があります。そのため、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、稟議に関わる情報管理が簡単にできるツールが必須です。
Stockの「ノート」へ稟議に必要な情報を残したりそのまま稟議書として共有したりできる、直感的な「フォルダ」で稟議書の管理も簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」で話題を混雑させずに承認者との意思疎通・タスク管理を可能します。
稟議における情報共有を簡単に効率化させる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
社内稟議の課題と効率化する方法まとめ
ここまで、社内稟議の課題と効率化する方法を中心に解説してきました。
社内稟議は会社の重要事項を決定する必須の業務です。一方、非IT企業で多く行われている紙の稟議書では承認フローが長くなり、作成・管理コストの両方が増大するため、業務効率を低下させるのです。
そこで、社内稟議へワークフローを用いたり「情報管理ツール」を用いたりして、申請・決裁フローを可視化しましょう。とくに、情報管理ツールを使うと可視化はもちろん、稟議における作成・提出・管理すべてのフローで時間的・金銭的コストの短縮につながります。
ただし、導入後アナログからデジタル化への移行ストレスがかからないようにStockのような、非IT企業の65歳以上でも即日で扱えるほどシンプルな情報管理ツールで稟議のスピード感を向上させましょう。実際に150,000社以上が情報共有・管理の効率化に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を効率化し、社内稟議のストレスを解消させましょう。
