業務を進める際、必ず発生する作業のひとつにメールチェックがあります。昨今は在宅勤務の導入により相手方に電話がつながらないことから、メールベースで情報をやりとりすることも少なくありません。
また、メールの確認と返信の作成に追われ、対応する予定だった仕事に着手できない、という状況になることもあります。そして、日々多くのメールを処理しなければならず「メールのチェックは時間がかかって面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は面倒なメールチェックを効率化し、負担を減らす方法を中心に解説します。
- メールチェックが業務の妨げになっている
- 今すぐメールチェックの方法を改善したい
- メールの情報をより効率的に管理できる方法があれば実践したい
という方は今回の記事を参考にすると、メールチェックの時間が短縮され、ほかの業務に使える時間が捻出できます。
目次
メールを効率的にチェックする方法
ここでは受信メールと送信メールの2パターンにおける効率的なメールのチェック方法を解説します。即実践できる内容であるため、対応できていない方は活用しましょう。
メールの受信編
メールの受信ボックスにメールが数多く残っていると、次から次に未処理のメールが蓄積するため、何から手をつけてよいかわからなくなってしまいます。そこで、まずは受信メールの確認の際、効率的にチェックできるように以下3点の対策が必要です。
(1)確認時間を決める
メールを確認する時間が決まっていない場合は、何時に確認するか決めて処理することでメール対応に専念できます。
スキマ時間で対応するとほかの業務を一時的に止めることになるため、集中力が途切れてしまうのです。そこで、一日のうち、数時間に一回確認する時間を設けると、急ぎのメールを見落とすリスクの予防にもなります。
ほかにも、確認する時間を決めるだけではなく「20分おきに確認する」といった「頻度」を決める方法もあります。このように、一日のメールの受信量に合わせて複数回確認の時間を設定しましょう。
(2)優先度をつける
メール内容を確認する前に、メール一覧から受信した時間と件名、差出人を確認します。
先に優先度を決めることで、対応にどの程度時間がかかるかの目安がわかり、緊急性の低いメールの対応から着手してしまうといったトラブルを防止できます。具体的に、10件中3件が午前中に返すべきメールであるとすれば、残りのメールは即時返信する必要はない、と判断できるのです。
ただし、本文に急ぎである旨が記載されている可能性もあるため、状況に応じて対応順は柔軟に変動させることが必要です。
(3)アーカイブ機能で受信ボックスを空にする
メールサービスに備わっているアーカイブ機能を使うと、受信ボックスからメールを非表示にできます。
メールの受信におけるアーカイブとは、メールデータの保管場所を変えて受信ボックスから見えないようにする機能を指します。アーカイブは削除とは異なりデータは残っているため、検索をかければいつでも該当のメールを探せるのです。
逆に、対応が不要なメールに関して、アーカイブで視覚的に消してしまえば対応すべきメールだけが残るので、返信すべきメールの取捨選択がはかどります。
メールの送信編
メール対応の方向性を決めたらメールの返信を始めます。そこで、返信時に以下の4点を実践すると、短時間で対応が可能になります。
(1)「見る」と「返信」をセットにする
メールを見たらその場で返信を作成します。
内容を確認したタイミングで返信まで終わらせるように習慣づけると、返信を保留しているメールが蓄積しません。したがって、確認したら返信は保留にせず、一気にメールを書き上げましょう。
ただし、メールを見る前に「優先度の決定」が前提なので、あらかじめメールを振り分けできるように設定しておくことがおすすめです。
(2)一次返信する
時間がなく詳しく回答することが難しいときには、一次返信として「メールを受信したことや改めて回答する旨」を伝えます。
「見る」と「返信」がセットになり保留のメールが蓄積しないほかに、確認中であることが伝われば送付先の相手を安心させられる点がポイントです。
たとえば週末まで出張中でメール対応が困難であるときには、週明け以降に改めて回答する旨を返信すると、いつごろ回答があるのか相手側が把握でき、回答の催促やメールそのものが届いているか確認の連絡が届くこともなくなります。
一方、正式な回答メールを送ることを覚えておく必要があります。とくに、メールの抜け漏れがないチームは、返信と併せて「Stock」のような情報管理ツールを活用して記録を残している点が特徴です。
(3)テンプレート・ユーザー辞書を活用する
頻出する言い回しがあればテンプレートやユーザー辞書をメール作成に活用すると、短時間で返信の文面が作成できます。
テンプレートを登録しておけば、定型的な文面(署名、文頭と文末のあいさつ文、よく聞かれる質問)がある場合に、自動的に本文へ挿入できるので便利です。
一方、よく使う言い回しがあれば「ユーザー辞書の単語登録」が有効です。たとえば、自社のサービス名や正式社名をユーザー辞書に登録しておけば、漢字や英数字を間違えることもありません。また、「よろしくお願いいたします」といった文章も「よろ」で登録すれば、入力する文字数も2文字で完了します。
このように、テンプレート・ユーザー辞書の活用は、文字変換の手間が省けるうえに誤字脱字の防止にもつながるのです。
(4)送信前の確認事項をリスト化する
送信前に間違いがないか確認する際、注意すべき箇所をリストアップしておくとチェックに時間がかかりません。
仕事が忙しく集中力が落ちてきているときでも、確認する箇所が明確になっていれば、リストに沿って対応しつつ確認漏れを防止できます。
一般的に、メール送信前には、送付先・宛名・社名・添付ファイルが間違っていないかの確認が必要になります。さらに、ミスが起こりやすい箇所には、重要マークをつけておくなどの注意喚起があるとより効果的です。
【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例
ここでは、メールチェックの効率を下げてしまうNG例を3つ紹介します。
メールのチェックがスムーズにできなければ、対応工数がかかり業務の遅れを招くので、下記の方法に該当してしまっている場合は早急な改善が必要です。
(1)一通のメールを何度も見返す
メールの内容を何度も確認していると返信の効率が落ちてしまいます。
文面の内容を一度で完全に把握するのが困難なこともあるので、複雑な内容は結局読み返さなければならなくなり、返信そのものにかける時間が長くなります。たとえば、以下のような内容が挙げられます。
- 「契約内容を確認したい」という内容のメールだと認識して返信を考えていた。
- しかし、返信時に読み返したところ「契約内容を確認したい(他社の契約事例を教えてほしい)」要望だったので、現行の契約内容を伝えるだけでは不十分であることがわかった。
- 結果として、他社の事例を調べて伝えるという方向性に変わり、考えていた返信内容を立てなおすこととなった。
このように、返信時に初見での確認が不十分であると、想定していた内容と返信する文面のニュアンスが異なり、結局返信内容を考え直す必要がある、という事態も起こりかねません。したがって、メールは見たタイミングで返信まで対応することが求められます。
(2)通知を常に監視する
受信ボックスを常に監視していることも、仕事の効率を下げてしまいます。
とくに、関係者への事実確認が必要なメールなど、返信までの時間が必要なメールもあります。そこで、常に通知を気にしていると通知が来ること自体に敏感になり、返信に焦りを感じやすくなるうえ、ミスも誘発しやすくなってしまうのです。
そのため、「メールには早く対応するべきだが、常に通知を監視するのではない」意識が、あらかじめチームに浸透している必要があります。
(3)全ての文章を手打ちで入力する
文章をすべて手入力すると、一文字一文字打ち込むこととなり、チェックしたメールの返信に時間がかかってしまいます。
さらに手入力は「相手の会社名や名前を間違える」「誤字脱字」のリスクも伴うため、個人はもちろん企業に対する不信感にも繋がりかねません。
したがって、メールの返信時に個人レベルでは、名称はコピー＆ペーストしたりテンプレートで定型化するなどの対策が必要です。また、チーム単位では「短時間でメールを作成してもミスをしない仕組み」「複数人でメールの文言を確認できる仕組み」を構築することが重要です。
メールの内容を自動で最も簡単にストックできるツール
以下ではメールの内容を簡単に蓄積できるツールを紹介します。
メールチェックが負担になる原因は「確認する数が多く対応に時間がかかる」点にありますが、メールの件数自体を減らすことは困難です。そのため、メールの管理方法そのものを改善し、見落としや返信漏れを防ぎつつ効率的にチェックできる仕組みが必要です。
そこで、チーム内でメールの対応方法を情報共有できる「情報共有ツール」を用いて、効率的なメールチェックができる環境を構築しましょう。ただし、複雑なツールを導入すると、使いこなせないメンバーの対応工数が増えてしまい、使いづらさから放置されます。
したがって、「Stock」のように、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単にメールの情報をストックできる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」へメールの内容を「自動転送」でき、メールボックスのみの管理にありがちな「情報が流れてわからなくなる」ストレス解消しつつ、リアルタイムで共有されます。また、ノートに「メッセージ」や「タスク」が紐づけられるので、抜け漏れも発生しません。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ
これまで、面倒なメールチェックの負担を減らす方法について解説しました。
メールの受信時・送信時問わず「メールのチェックから返信まで」は迅速に対応しなければ、間接的にビジネススピードに悪影響を及ぼしてしまいます。また、メールチェック時において通知を常に気にしたり何度も見返したりする、非効率な作業が個人レベルで発生している場合はすぐに改善しなければなりません。
しかし、メール業務においてスピード感を維持するには、実は一通あたりの対応にかける時間を削減できるように「チーム全体で属人的なノウハウや確認作業の効率化」を行うのがポイントです。そこで、情報共有ツールを活用し、メールへの返信ノウハウはもちろん、情報共有が素早くできる仕組みを構築しましょう。
そこで、今回ご紹介した、メールに関連したあらゆる情報を誰でも簡単に一元管理・共有できるStockが必須です。実際に非IT企業を含む200,000社以上が、情報共有の側面から業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してメールチェックの煩わしさを解消しましょう。
