プロジェクトの遂行を実現するためには、まず聞き手に提案プレゼンを行い、承認を受ける必要があります。
しかし、聞き手を引き込む提案プレゼンにするには、どのような工夫が必要なのか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、採用されやすい提案プレゼンの流れやポイントを中心に解説します。
- 社員が提案プレゼンに慣れていないので、流れを確認したい
- 採用されやすい提案プレゼンのポイントを知り、実践したい
- 聞き手に興味を持ってもらえる話し方・資料作りのコツを押さえておきたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、聞き手が魅力的と感じる提案プレゼンの要点が押さえられるうえ、プレゼンにかかる時間も短縮できるようになります。
目次
提案プレゼンの流れとは
以下では、提案プレゼンの流れを解説します。流れに沿ったプレゼンができれば、聞き手にとって分かりやすい構成となり、提案が通りやすくなります。
導入
導入では、「つかみ」を意識しましょう。
最初の導入で、聞き手が興味関心を寄せる内容にしなければ、最後まで話を聞いてもらえません。聞き手に合致した悩みを提示し、共感できる内容にしましょう。
たとえば、聞き手が実際に抱えている課題やストレスに対して、「こうした悩みを抱えていませんか?」と的確に伝えれば「確かに困っている」と共感し、参加者としての意識を高めてくれます。
そのため、導入部分で上手く聞き手の「つかみ」がとれれば、プレゼンに耳を傾けてもらいやすくなるのです。
提案
次の提案では「ベネフィットの説明」「データドリブンな詳細説明」を心掛けましょう。
提案部分には、聞き手がプロジェクトから得られるベネフィットを提示します。実際にプロジェクトが始動した後に、聞き手側にどれほどの価値を提供でき、それを詳細かつ論理的に伝えられるかで、提案を受け入れてもらえるかが変わってくるのです。
したがって、提案部分では聞き手側のベネフィットを中心とした機能・特徴の紹介や、信憑性の高い一次情報の統計データで根拠を示すと説得力のあるプレゼンにできます。
行動喚起
最後に行動喚起です。
プロジェクトの概要や詳細を示しただけでは、話し手の要望は叶いません。そこで、話し手がプレゼンの聞き手に「どのような行動をして欲しいのか」を明示する必要があるのです。
最後に提案プレゼンの最も伝えたい部分である行動喚起を示せば、聞き手の脳裏に深く印象づけられ、要望に応えてもらいやすくなります。
提案プレゼンで使えるポイント5選
ここでは、提案プレゼンで使えるポイント5選を解説します。聞き手にとって分かりやすいプレゼンを実施するには、以下の内容を押さえる必要があります。
PREP法を用いる
PREP法を活用すれば、聞き手との円滑なコミュニケーションが可能です。PREP法とは、以下の4つの頭文字から成るフレームワークです。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法であれば、聞き手にとって必要な情報を過不足なく伝えられるので、無駄な時間を発生させません。たとえば、最初の「結論」で瞬時に聞き手へ主張を伝えられ、「何が言いたいのか」といった再度説明が必要な状況をつくり出さないのです。
加えて、「理由」と「具体例」、最後にもう一度「結論」を伝えれば、説得力のある論理的なプレゼンとなります。また、PREP法が身につけば、プレゼン以外のビジネスの場でも論理的に考えを伝えられるおすすめのフレームワークです。
専門用語は控える
専門用語を控えることも大切です。
話し手にとっては常識の用語であったとしても、聞き手にとっては初めて耳にする単語である可能性もあります。専門用語の羅列が続けば、聞き手の理解が追いつかず関心が薄れてしまいます。
したがって、専門用語を用いる際は、アイコンタクトや場の雰囲気から「理解している」と感じられなければ、都度解説を入れる・身近な言葉に言い換えるなどの聞き手の立場に立った柔軟な対応を心掛けましょう。
また、プレゼンの資料に関しても一般的に馴染みのない専門用語を使う場合は「注釈」を入れることもコツのひとつです。
重要なポイントは強調する
重要なポイントは強調する点も押さえましょう。
強弱のない単調なプレゼンは、聞き手の集中力を削ぎ、印象が残りにくくなります。そこで、提案プレゼンのなかで重要なポイントは、「声量を上げる・ジェスチャーをつける・ゆっくり話す」を意識して発言するべきです。
また、重要なポイントの前に「こちらは今回お伝えしたい内容の主要部分である～」のように前置きを置くのも良いでしょう。
具体的な内容を示す
具体的な内容を示すのも、提案プレゼンには欠かせません。
プレゼン内容の信頼性を高めるには、具体的な根拠やデータを提示する必要があります。たとえば、政府から発表されている統計データや論文を参考・引用してみましょう。
さらに、オリジナルのエピソードを盛り込むと相手の共感を得やすくなります。抽象的な内容よりも、「弊社の商品を購入したA社は〇％業績がアップしました」や「B社はこのプロジェクトを実行に移したところ業務改善に成功しました」といった具体的エピソードの方が、聞き手の理解度を高められます。
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする点も忘れてはなりません。
プレゼンを通して得られるベネフィットとは、プレゼン内容に承諾した後のプロジェクトで受け手側が得られる便益を指します。しかし、プレゼン内容はもちろん話し手の口調からベネフィットが感じられなければ意味がありません。
また、たとえ同様の提案プレゼンを行っても、人によって興味を持つポイントが異なるので、聞き手のリアクションは変化します。
したがって、「聞き手はどのような情報を求めているのか」「何に興味を抱いているのか」を事前に分析し、聞き手側のベネフィットに沿ったアピールができれば、提案が通りやすくなるのです。
提案プレゼンに関わる情報の管理におすすめのツール
以下では、提案プレゼンに関わる情報の管理におすすめのツールをご紹介します。
プレゼンを複数回実施すると、提案書の加筆や改善点が適宜見つかり、修正が必要になります。一方、プレゼン資料や提案書を作り直す度にファイルは増えていくうえ、提案が通った場合のプロジェクトに関する資料やデータも管理しなければなりません。
しかし、共有サーバーなどを用いたアナログなファイル管理では、煩雑さはもちろんミスも誘発します。このように、煩雑なファイル管理はビジネススピードを阻害するので「情報管理ツール」を使い、チーム内でシンプルにすべての情報を一括管理するべきです。
ただし、複雑なツールではファイル管理の煩雑さがすぐに解消できないので、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上の社員でもストレスなく利用できる情報共有ツールを使って、プレゼン業務を効率化させましょう。
Stockの「ノート」へ各提案書のファイルや使用したデータ・画像を簡単に残せるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。さらに、ノートに紐づいた「タスク」を使うと各プレゼン内容をすぐに確認でき、プロジェクトの進捗状況に沿ってメンバーのタスク管理が行えるのです。
最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
提案プレゼンにおける流れや押さえるべきポイントまとめ
ここまで、提案プレゼンの流れやポイントを中心に解説してきました。
提案プレゼンは、「導入→提案→行動喚起」の流れを押さえつつ、フレームワークを活用したり具体性を持たせたりするポイントを意識すれば、聞き手の感情を引き立てて行動を起こしてもらいやすくなります。
そして、提案プレゼンには多くの準備と情報が必要なうえ、提案書を訂正し直す度にファイルが増えていきます。そこで、プレゼンの作成途中に発生したファイルやデータを「ITツール」を使って一元管理しておけば、探す手間・時間を削減しながら、提案が承認された後の「プロジェクト」や「ノウハウ」も管理できるのです。
とくに、提案からプロジェクトまでを上手く管理しているチームはStockのように、誰でも即日でプレゼン業務に関わるあらゆる情報を蓄積・共有できる情報共有ツールを使って、効率的に仕事を進めています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、プレゼンはもちろんその後のプロジェクトまでを管理しましょう。
