ビジネス上の連絡手段として、電話の応対が求められる場面は少なくありません。顧客や取引先からの問い合わせ、他部門からの業務連絡など、発信者によって電話内容は多岐にわたります。
 
誰でも使える電話は即時対応できる一方で、対応者の行動が拘束されるといったデメリットもあります。そのため、無駄な電話に時間を取られて、業務が停滞していることに悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ビジネス上で無駄な電話が多い原因と対処法を中心に解説します。
 
  • 電話応対に手間がかかって業務時間を奪われている
  • 電話による連絡で伝達ミスが発生している
  • 業務連絡をより効率的に行う方法も知りたい
という方は本記事を参考にすると、仕事で無駄な電話が多い原因を把握でき、効率的な情報共有の方法までわかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無駄な電話が多い原因とは

まずは、無駄な電話が多い原因について解説します。とくに、口頭での情報共有が社内文化として残る企業に、以下の内容が散見されやすいです。

発言者の要点が整理されていない

発言者の要点が整理されていないと、話しながら内容を組み立てるため内容に一貫性がなくなり、電話が長くなりやすいです。
 
また、その場で思いついた話題をそのまま伝えると、内容を見失ったり話が脱線したりする可能性があります。聞き手も話の着地点が見えないため、相手の意図を汲む手間がかかってしまうのです。
 
このような事態を避けるために、発言者は事前に要点を確認しておく必要があります。また、因果関係を整理して話し方の構造を論理的に組み立てれば、納得性が高まり相手も理解しやすくなります。

緊急性や必要性がない

緊急性や必要性がない電話も、とくに対応者にとって無駄と感じられやすくなります。
 
些細な内容や自己解決できる問題で逐一連絡していては、発信者・対応者ともに時間を割かなければなりません。
 
また、電話は挨拶や進捗確認から雑談に発展しやすいツールであるので、用事は済んでいても不必要な雑談によって対応時間が長引く場合があります。業務内容に関係のない話によって作業が中断されると、業務スピードに悪影響を及ぼしてしまうのです。
 
そのため、電話をかける際は発信者が「緊急性の度合い」を判断する必要があります。緊急性が低ければ、メールやチャットでも済む場合はテキストメッセージをしたり、該当業務におけるマニュアルを設置したりするなどのルールや工夫を設けるのがポイントです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

電話が多いことのデメリットとは

ここでは、電話が多いことのデメリットについて解説します。社内外問わず、頻繁に電話がかかってくる・かける必要がある状況や職場では、以下のデメリットのリスクを常に抱えていると言えます。

業務を中断させられる

電話に対応している間は強制的に業務を中断させられるため、集中力が妨げられます。
 
業務中であれば電話のために中断しなければならないので、再開する際にも同じ内容を振り返らなければなりません。また、打ち合わせや会議の途中に電話がかかってきた場合は進行を妨げる恐れがあり、場所の移動や折り返し電話をかける手間も発生します。
 
さらに、電話は相手の都合に関わらず即時対応を求める傾向が高いです。メールやチャットとは異なり対応する優先度を委ねられず、相手の行動を制限してしまうのです。

コミュニケーションが限定される

電話でのコミュニケーションは一対一に限定され、回答者がわからないことによるたらい回しや同じ説明の繰り返しなど、非効率的なやりとりが発生しやすいです。
 
また、情報を全て口頭で伝える必要があり、複雑な説明や詳細な伝達はできません。メールや図表などの資料を共有して参照できないため、意図や内容に齟齬が生まれる可能性もあるのです。
 
このように、電話は情報の伝達量や相手が限定されます。また、電波の状況によっても通話品質が異なるので、電話でのコミュニケーションに依存したコミュニケーションは困難と言えます。

履歴が残らない

電話は履歴が残らないため確認の際にミスが起こりやすく、情報の記録や確約に不向きであり、重要な物事の決定は困難です。
 
また、責任の所在が曖昧になりやすい点もデメリットです。相手の伝え方に不備があった場合でも、応対した担当者に対し「十分に確認しなかった」と責任が求められる可能性が高くなります。
 
さらに、電話内容を共有する体制が整っていなければ情報の属人化が発生します。過去の対応経緯を特定の担当者しか把握できないため、ほかの社員が対応できず、業務負荷に偏りが生じやすくなってしまうのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【対処法】無駄な電話をせずに情報共有を行うには

以下では、無駄な電話をせずに情報共有を行う方法を解説します。スムーズな情報共有を行って、業務のストレスを解消しましょう。

過不足なく情報共有を行う

伝えるべき連絡事項をあらかじめ整理して過不足なく情報共有を行えば、無駄な電話対応を削減できます。
 
伝えるべき情報が整理されていないことによって、不必要に電話が長くなってしまう状況を回避できます。また、想定される質問集や問い合わせ先一覧を作成しておけば、類似した質問や担当外の仕事に関する質問への対策にもなるのです。
 
一方、電話に対応する時間を限定し、正規の勤務時間以外は電話に出ないルールを設けておく対策も有効です。ほかにも、テキストで共有できる情報は「Stock」のような、情報共有に過不足のない機能が備わったツールを使って共有し、電話は必要最低限の内容だけで済ませる企業も増加しています。

電話以外のツールを使う

情報共有を電話に依存せず、別のツールを使って電話以外の連絡手段を用いる方法も有効です。
 
とくに、今日では電話に代わる連絡手段として「情報共有ツール」の利用が増加しています。情報共有ツールを使うと時間を問わず確認・送信ができるため、時間を拘束されません。また、外出先でもスマートフォンから返信や情報の確認が可能です。
 
メールでも連絡はとれますが、定型的なやりとりに手間がかかったり情報が錯綜したりとスピード感に欠ける点がデメリットです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無駄な電話での情報共有を解消できるツール

以下では、無駄な電話での情報共有を解消できるおすすめのツールをご紹介します。
 
電話での情報共有は相手の時間を奪ってしまったり、言った言わないのように認識齟齬が発生しやすくなったりします。そのため、連絡手段には「ITツール」を活用し、情報管理・共有の工数を削減し業務を効率化させましょう。
 
しかし、「既存のメール」や「チャットツール」ではやりとりが流れたり話題が入り乱れたりするため、迅速に情報共有ができません。そこで、スピード感のある情報共有を行うには「欲しい情報へすぐにアクセスでき、誰でも迷わず使えるツール」が求められます。
 
結論、電話での非効率な情報共有の問題を全社で解決するには、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく利用できる情報共有ツール一択です。
 
Stockの「ノート」へ連絡事項やよくある質問を簡単にストックしつつリアルタイムに共有が可能、かつ直感的な「フォルダ」を使って必要な情報への素早いアクセスもできるので、不必要な電話連絡が発生しません。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で情報が錯綜せずやりとりできる点が、ほかのツールにない特徴です。

最も簡単に情報共有のストレスを解消できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無駄な電話が多い原因や対処法まとめ

ここまで、無駄な電話が多い原因や対処法を中心に解説しました。
 
電話は気軽に利用できる一方、一貫性や緊急性のない無駄なやりとりが生じやすいです。また、電話は伝達する情報量や通話相手を制限するため、業務の中断や情報共有の過不足が発生します。
 
そして、連絡手段を電話に依存していては、不必要な電話対応に時間が拘束され業務が停滞するだけでなく、情報の属人化が発生するため非効率です。そこで、情報共有の効率化を実現するためにも、リアルタイムでの記録が可能な「ITツール」が求められるのです。
 
ただし、ITツールは全社員が使えなければ社内に浸透しないので、ご紹介したStockのように、誰でも簡単に「電話よりも」情報管理・共有の効率化を実現できるツールが必須です。非IT企業を中心に100,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を効率化し、無駄な電話に対応するストレスを解消しましょう。