ビジネスでは、連絡手段として電話が多く使われており、顧客や取引先からの問い合わせ、他部門からの業務連絡など内容は多岐にわたります。
そして、誰でも使える電話はすぐに連絡できる一方、対応する側の行動が拘束されるデメリットもあります。なかには、不要な電話が多い影響で、業務が進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで無駄な電話が多い原因と対処法を中心に解説します。
- 電話対応の頻度が多く、本来の業務に集中できない
- 電話での連絡は後から振り返れず、忘れてしまう
- 電話以外で効率よく業務連絡する方法を探している
という方は本記事を参考にすると、仕事で無駄な電話が多い原因を把握できるほか、効率的な情報共有の方法まで分かるようになります。
目次
無駄な電話が多い原因とは
まずは、社内で無駄な電話が多い原因を理解しましょう。とくに、情報共有がアナログな企業は、以下の内容が散見されやすいです。
発言者の要点が整理されていない
発言者の要点が整理されていないと、スムーズに情報を伝えられません。
たとえば、共有事項が3つあるとして、それぞれの話題を長々と話しても、受け取る側はどの情報が重要なのかが分かりません。結果、話の内容が逸れたり相手の意図を汲み取らなければならなかったりするのです。
そのため、電話をかける側は話す内容をあらかじめ決めておき、要件を最初に述べるようにしましょう。はじめに結論から入ることで、受け手側もスムーズに話を聞けるようになります。
緊急性や必要性がない
緊急性・必要性がない電話も、無駄な電話の特徴です。
電話は緊急性の高い連絡をするときに使うことが前提です。しかし、電話は不必要な雑談によって対応時間が長引くこともあり、業務内容に関係ない話によって作業が中断されると、業務スピードに悪影響を及ぼしてしまうのです。
そのため、発信者は「緊急性の度合い」を判断する必要があります。たとえば、緊急性が低くメールやチャットでも済む場合は、テキストメッセージを活用すると無駄な電話を削減できます。
無駄な電話がもたらす3つのデメリット
ここでは、無駄な電話がもたらす3つのデメリットについて解説します。頻繁に電話がかかってくる・かける必要がある状況では、以下のデメリットが常に発生しています。
(1)業務を中断させられる
電話に対応している間は業務を中断させられるため、集中力が妨げられます。
勤務中に電話がかかってくると、対応するためにタスクを中断しなければなりません。そして、会議の途中に電話がかかってきた場合は場所を移動したり、折り返しの電話をしたりする手間も発生します。
また、電話は相手の都合に関わらず、即時対応を求める傾向が高い特徴があります。メールやチャットとは異なり対応する側がタイミングを選べないので、相手の行動を制限してしまうのです。
(2)情報共有に適さない場面もある
電話でのコミュニケーションは、情報共有に適さない場面もあります。
たとえば、電話ではメールや図表などの資料を共有して参照できないため、発信者と受信側で意図や内容に齟齬が生まれる可能性もあります。
このように、電話は伝えたい情報によっては適さない場面もあるのです。また、電波の状況によって通話品質が悪くなってしまう点も注意しましょう。
(3)後から振り返れない
電話は情報が残らず、後から振り返れない点もデメリットです。
チームメンバーと電話で共有した情報をメモしなければ、記録として残らないので、後から「電話内容を忘れてしまった」ときに振り返れません。また、責任の所在が曖昧になりやすく、相手の伝え方に不備があっても、受け取る側に責任が求められる可能性もあります。
さらに、電話内容を共有する体制が整っていなければ情報の属人化が発生します。過去のやりとりを特定の担当者しか把握できないため、ほかのメンバーへ情報を共有できないのです。
そこで、情報を確実に蓄積しつつ、振り返りたいときに簡単に情報へアクセスできる「Stock」のようなツールを活用すると、電話の「後から振り返れない」問題を解決できます。
【対処法】無駄な電話をせずに情報を共有するには
以下では、無駄な電話をせずに情報共有する方法を解説します。「電話が多くてストレスになっている」チームは、以下を参考にスムーズな情報共有を実践しましょう。
過不足なく情報共有する
伝えるべき事項をあらかじめ整理して、過不足なく情報共有すべきです。
「伝える情報が整理されていないことによって、不必要に電話が長くなってしまう状況」を回避できます。また、過去の電話内容を共有する仕組みがあれば、類似の質問や担当外の仕事に関する質問への対策にもなるのです。
電話前には重要度と緊急度の観点から「電話しなければ伝えられない事柄か」を判断したり、電話対応の時間を限定したりすることも有効です。
電話以外のツールを使う
電話以外のツールで情報を共有するのも有効です。
とくに、電話に代わる連絡手段として「Stock」のような「情報共有ツール」の利用が増加しています。情報共有ツールは相手の時間を拘束せず情報を共有できるほか、外出先でもスマートフォンから返信したり過去の情報を振り返れたりできるのです。
一方、電話以外の手法には「メール」がありますが、挨拶などの定型的なやりとりが面倒になるほか、チームへの情報共有にはスピード感に欠ける点がデメリットです。
【無駄解消】電話での情報共有から脱却するツール
以下では、無駄な電話での情報共有から脱却するおすすめのツールをご紹介します。
すぐに連絡を取れるのが電話のメリットですが、相手の時間を奪ってしまったり認識齟齬が発生したりするデメリットも抱えています。そこで、「ITツール」を使った情報共有をすると、双方の時間を奪わずに、任意のメンバーとスムーズにやりとりできるのです。
ただし、「メール」「チャットツール」では、やりとりが流れたりさまざまな話題が入り乱れたりするため、迅速に情報共有ができません。そのため、スピード感のある情報共有には「簡単に情報へアクセスでき、誰でも使いこなせるツール」が求められます。
結論、無駄な電話で発生する非効率さを解決するには、「Stock」のような、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日で使いこなせる情報共有ツール一択です。
Stockの「ノート」に残した連絡事項は任意のメンバーへすぐに共有されるので、業務を中断させることなくスムーズに情報を確認できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」によって、情報が錯綜せずコミュニケーションが取れる点も大きな特徴です。
最も簡単に情報共有のストレスを解消できるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
無駄な電話が多い原因や対処法まとめ
ここまで、無駄な電話が多い原因や対処法を中心に解説しました。
電話は気軽に利用できる一方、話題の一貫性や緊急性のない無駄なやりとりが生じやすいです。また、電話は伝えたい情報をすべて共有するには時間がかかり、通話相手の作業も中断させてしまうデメリットを抱えています。
そして、電話に依存すると不必要な電話対応だけでなく、情報の属人化が発生してしまうのです。そこで、情報共有の効率化を実現するためにも、リアルタイムで連絡事項を記録できる「ITツール」を使うべきです。
ただし、ITツールは全社員が使えなければ社内に浸透しないので、Stockのように電話を使わずとも、誰でも簡単に情報管理・共有ができるツールが必須です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報共有を効率化しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を効率化し、無駄な電話が多いストレスを解消しましょう。