年度初めや人事異動の際は、引き継ぎ業務が発生する場面が多くなります。社内での引き継ぎが的確に行われていれば、後任者は新たな仕事にも適応しやすくなり、業務を円滑に進められます。
 
一方、今までの担当者と後任の担当者間で意思疎通や情報共有が不足しており、業務が円滑に進められないストレスに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、引き継ぎ業務が重要である理由と、ストレスが発生する主な原因・具体的な解決策をご紹介します。
 
  • 担当者が変更になる度に、業務上のストレスが発生している
  • 引き継ぎを成功させるための具体的な解決策が知りたい
  • 社内の引き継ぎ業務に役立つ方法があればすぐにでも実践したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内の引き継ぎ業務の際にストレスを発生させることなく、的確な引き継ぎが実現できます。


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社内における引き継ぎ業務の重要性

社内の引き継ぎは、担当者や関係者が変わっても業務スピードや信頼を落とさないために重要です。
 
引き継ぎが的確に行われると、後任者が新たな業務への理解を深められるので、仕事を進める際に問題が発生する可能性が少なくなります。そのため、前任者が抜けた後でも、社内の業務効率が低下する心配がなくなります。
 
また、クライアントや取引先との信頼関係においても、前任者と後任者で業務への理解度が異なる場合、案件の進行に遅れが発生する可能性があります。そして、業務遂行にマイナスな影響を与えるだけでなく、クライアントや取引先に不信感を抱かせる原因にもなりかねません。
 
このように、引き継ぎ業務をおろそかにすると前任者の仕事を後任者が上手く回せず、所属チームだけでなく社外にも迷惑をかけてしまうことからも、丁寧な引き継ぎが重要なのです。


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引き継ぎに失敗しストレスが発生する主な原因とは

ここでは、引き継ぎに失敗しストレスが発生する原因について解説します。社内の引き継ぎ業務でストレスを発生させないためには、以下の原因をあらかじめ把握しておく必要があります。

十分な時間が設けられていない

引き継ぎのための十分な時間がなければ、正しく引き継ぎが行われません。
 
引き継ぎのために十分な期間を確保すると、前任者が担当していた業務内容を不足なく伝えられるうえ、後任者が正確に理解する時間も生まれます。そのため、引き継ぎが完了したとき、スムーズに仕事に取りかかれます。
 
一方、時間に余裕のない急な引き継ぎは後任者の業務理解が追い付かず、業務遂行が円滑になりません。結果として、所属しているチーム全体の業務進捗に、悪影響が出やすくなってしまうのです。
 
したがって、前任者は後任者と所属しているチームのために、余裕のある引き継ぎのスケジュールを計画し、引き継ぎが円滑に行われる配慮をしなければなりません。

後任者のための資料や説明が不十分である

後任者のための資料や説明が不足していることも原因のひとつです。
 
説明不足によって業務内容のアウトラインはもちろん、具体的な業務手順・内容を後任者が理解していなければ、前任者が担当していた仕事はこなせません。
 
そのため、前任者は後任者の立場になって後任者にストレスを与えないために、必要な資料や説明を不足なく準備する必要があるのです。

社内で引き継ぎのマニュアルが策定されていない

社内にマニュアルがない場合も、引き継ぎの際にストレスが発生する原因です。
 
マニュアルがなく前任者と後任者の当事者間で異なる引き継ぎがされていては、業務クオリティにばらつきが出てしまいます。さらに、担当者間の認識齟齬も発生しやすくなり、後任者が意図しない業務を進める原因にもなりかねません。
 
マニュアルは前任者が引き継ぎを行うときに役立つだけでなく、第三者が代わって業務を行う際も、作成されたマニュアルに沿って仕事を進められます。また、とくに「見て覚える」非効率な教育方法が浸透している企業では、マニュアルの整備によって劇的に業務効率が向上することもあるのです。


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ストレスを発生させない引き継ぎのポイントとは

以下では引き継ぎの際に、ストレスを発生させないためのポイントを解説します。以下のポイントをおさえると、円滑な引き継ぎが実現できます。

引き継ぎのための時間を十分に確保する

引き継ぎには、十分な時間を確保する必要があります。
 
後任者は現在担当する業務に従事していることもあるため、前任者は引き継ぎに余裕のあるスケジュールを計画する必要があります。また、前任者と後任者で都合が合わない可能性や、ほかの予定とのバッティングなどを想定し計画を立てなければなりません。
 
時間不足が原因で引き継ぎに失敗することがないように、ゆとりのあるスケジュールが必要です。一方、テキストのみで共有できる情報は「Stock」のようなツールを使って「情報」をあらかじめ蓄積し、先に共有しておく手法も効果的です。

情報を過不足なく伝える

必要な情報は過不足なく後任者に伝えましょう。
 
前任者は担当していた業務内容や情報を、後任者へ正確に共有する必要があります。「これぐらいわかるだろう」という主観的な判断は、後任者の疑問やストレス発生の原因になるため、誰でもわかる業務内容の説明を心掛けましょう。
 
また、業務内容とは別に、前任者の主観的な意見も後任者にとって非常に有用です。たとえば、営業の場面では、各クライアントの特徴や、前任者のアドバイスなどのメモなどがあると、クライアントのニーズに沿ったコミュニケーションが可能になります。
 
このように、後任者の立場になって定量的・定性的な情報を「過不足なく」伝える必要がある点に注意しましょう。

マニュアルの作成・管理を適切に行う

引き継ぎの際に、該当業務の具体化されたマニュアルがあると非常に便利です。
 
マニュアルがあれば、後任者は引き継いだ業務で不明点があっても必要なときに振り返れるうえ、口頭の引き継ぎで発生する「聞いた聞いてない」問題を事前に防止できます。
 
また、引き継ぎ業務は、前任者と後任者の当事者間で行うものと考えられがちです。しかし、マニュアルを起点とした引き継ぎの手法が社内に浸透していれば、引き継ぎをした当事者間だけでなく関係者のストレスも発生させない点もポイントです。


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引き継ぎ業務のストレスを解消するおすすめツール

以下では、引き継ぎ業務のストレスを解消するITツールを紹介します。
 
引き継ぎの成功は、後任者が担当する業務内容を十分に理解したうえで、前任者と遜色なく機能することです。そして引き継ぎでストレスを発生させないためにも、余裕のあるスケジュール管理と必要な情報の過不足ない伝達が重要になります。
 
一方、引き継ぎ業務だけに時間を充てられないなか、スピード感のある引き継ぎを実現するには「情報を残しつつ、正しく共有できるITツール」を使うと、アナログな引き継ぎで発生していた認識齟齬や情報不足を抑えられるのです。
 
ただし、複雑なツールではメンバーが使いこなせず、ストレスしか発生しません。そのため、結論として非IT企業の65歳以上のメンバーでも使えるシンプルさを持つ情報共有ツールの「Stock」で、引き継ぎ業務や情報共有におけるストレスを解消しましょう。
 
Stockの「ノート」へ引き継ぎに必要な情報を簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」で引き継ぎに必要なマニュアルなどの情報を整理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりも可能なので、情報が錯綜するストレスもありません。

引き継ぎを最も簡単にスムーズ化するITツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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仕事の引き継ぎでストレスが発生する原因と解決策まとめ

ここまで、仕事における引き継ぎの重要性と、ストレスの原因・解決策を解説しました。
 
業務の引き継ぎは、後任者がスムーズに仕事に進めるために不可欠です。しかし、説明や時間が不足したり、マニュアルが整理されていなければ引き継ぎでストレスが発生し、その後の業務に悪影響が出てしまいます。
 
このような課題を解決するにあたって、アナログな引き継ぎでは限界があります。そこで、あらかじめ引き継ぎ情報を残しながら、マニュアルの整備ができる「情報共有ツール」を使うと、引き継ぎ時間や負担も大幅に削減できるのです。
 
しかし、シンプルなツールでなければツールが使われなくなります。そのため、誰でも簡単に必要な情報を残しつつ、情報共有におけるストレスを発生させないStockであれば、ストレスのない引き継ぎが実現します。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でストレスが発生しがちな引き継ぎ業務を効率化させましょう。