従来よりもデジタル化が進み、利便性を求めてファイル共有にもオンラインストレージが導入されるようになりました。ファイルを管理するだけでなく、活用もツール内で完結するものを選択すれば、業務をより効率的に進められるようになります。
このような、マルチな使い方を求める企業に注目が集まっているツールのひとつが「Zoho WorkDrive」です。しかし、オンラインストレージについての知識が少なく、Zoho WorkDriveがどのようなツールか分からない方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判を中心に解説します。
- Zoho WorkDriveとはどのようなツールか知りたい
- 実際にツールを利用しているユーザーの声を元に、導入を検討したい
- ファイル共有時のストレスを解消できるツールがあればすぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Zoho WorkDriveについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうかの検討が行えます。
目次
Zoho WorkDriveとは
Zoho WorkDriveは、Zoho社（旧AdventNet）が提供するオンラインファイル管理プラットフォームです。
Zoho WorkDriveのほかにもZoho CRM（顧客管理システム）やZoho Connect（グループウェア）など45以上のサービスを展開しています。現在、世界中で8,000万人以上のユーザーが利用中です。
Zoho WorkDriveにはファイルの保存だけでなく、チームメンバーのグループ作成や権限設定などの機能も搭載されています。そのため、データ管理のほかに、活用までツール内で行いたいというユーザーにおすすめのツールです。
Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い
Zoho WorkDriveはさまざまな部門や業界に適応したファイル管理ツールで、チームの共同作業を便利にします。
特に他のファイル管理ツールと異なるのが、コラボレーション機能やコミュニケーション機能を利用することで、蓄積されたデータを柔軟に活用できる点です。この機能を使うことで、個人・チーム間でファイルや情報を簡単に共有でき、連携しやすくなります。
さらに、ファイルにコメントを付けたり、メンバーの作業をレビューしたりできるため、チームで協力し合いながらプロジェクトを進められます。
Zoho WorkDriveの使い方
以下では、Zoho WorkDriveを利用してファイル共有するときの基本操作を解説します。
Zoho WorkDriveのファイル共有では「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つのステップが必要になります。
ファイルのアップロード
1.Zoho WorkDriveにログインします。
2.「＋新規」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択するとアップロードができます。※画面上にファイルをドラッグアンドドロップしてもアップロード可能です。
ファイルの共有
1.共有したいファイルの上にカーソルを乗せ、タイトルの横に表示されているチェックボックスをクリックします。
2.上部に表示されている「共有ボタン」の横にある「▼」をクリックし「メンバーの追加」または「新しい外部の共有リンク」をクリックします
※今回は、Zoho WorkDriveのアカウントを持たないユーザーへの共有を行うため、「新しい外部の共有リンク」に進みます。
3.リンク名を入力し、パスワードなどの設定後「作成」をクリックします。
4.発行されたリンクをコピーして共有すれば、ファイル共有が完了します。
ファイルのダウンロード
1.共有されたリンクにアクセスします。
2.共有されたファイルの閲覧が行えます。右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックすれば、ファイルのダウンロードが可能です。
Zoho WorkDriveの料金プラン比較表
Zoho WorkDriveは、利用規模に合わせた3つのプランを提供しており、それぞれの特徴をまとめた表が以下となります。
※スマホでは表を右にスクロールできます。
| スターター | チーム | ビジネス | |
|---|---|---|---|
| 月額費用 |
360円/ユーザー |
720円/ユーザー |
1,320円/ユーザー |
| 最少契約ユーザー数 |
3ユーザー |
3ユーザー |
3ユーザー |
| ストレージ |
1TB |
3TB |
5TB |
| ファイルの アップロード上限 |
10GB |
50GB |
250GB |
| 11ユーザー目からの 追加ストレージ数 |
100GB |
300GB |
500GB |
ただし、ビジネスプランに関しては、1ユーザーあたりの料金設定が高いため、導入するときは予算をオーバーしないように気を付けましょう。
Zoho WorkDriveの口コミ・評判
以下では、Zoho WorkDriveを実際に利用するユーザーからの口コミや評判をご紹介します口コミの件数は少ないものの、実際に利用しているユーザーからは、「蓄積されたファイルを効率的に活用できる」など評価の声が挙がっています。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
非公開ユーザー 投稿日時：2020年08月28日WorkDriveに保存している共有ファイルをMeetingで画面共有できるので、チームとの共同作業をシームレスに行うことができています。
非公開ユーザー 投稿日時：2020年08月28日チームで共有し合うファイルをWorkDriveで管理することで、誰かがストレージ内のファイルを変更すれば変更内容を自動でチーム全体に通知してくれるので、変更の把握が早くなり業務の見通しがとても良くなります。
Zoho WorkDriveを利用する際の2つの注意点
以下では、Zoho WorkDriveを利用する際の注意点を解説します。Zoho WorkDriveをメインのオンラインストレージとして利用するときは、以下の点に注意しましょう。
（1）操作が直感的ではない
Zoho WorkDriveは操作が直感的ではないため、ITに慣れていない社員が多い企業は注意が必要です。
アップロードなどはドラッグアンドドロップで簡単に行える一方、共有機能などは方法が多数用意されているだけに「どの手順を進めれば共有できるか」が直感的に理解しにくいです。そのため、社員が利用時に混乱しないよう導入時には十分な教育が必要です。
以上より、Zoho WorkDriveは操作が少し複雑であるため、社員にITを使いこなせる知識があるか、または社員への教育時間は確保できるのかを導入前に検討しておきましょう。
（2）完全な日本語対応していない
Zoho WorkDriveでは、完全な日本語対応を行っていない点にも気を付けましょう。
公式ページやツールは日本語での表記に対応していますが、Zoho WorkDriveでは問い合わせフォームなどはすべて英語対応になります。
そのため、英語に不慣れな人や、日本語での充実したサポートを期待する人には使いにくさを感じやすいです。
Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール
以下では、Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめツールを紹介します。
Zoho WorkDriveは、ファイル管理だけでなくデータの活用にも貢献する一方、完全な日本語対応できていないなどサポートに対しては懸念が残ります。とくに、ITリテラシーが低い企業の場合、日本語でのサポートがない状態で導入するのは危険です。
コストをかけてツールを導入しても、社内浸透が進まず利用されなくなってしまっては意味がありません。したがって、ファイル共有に利用するツールは「導入してすぐに使えるほどシンプル、かつ社員が迷わずに使えるツール」を活用しましょう。
そのため、今回ご紹介する「Stock」のように、ITリテラシーに左右されず非IT企業のメンバーでも使えるファイル共有ツールを使ったファイル管理が必須となります。
Stockは「ノート」にファイルを添付するだけで情報を共有でき、同時にテキストで付属する情報も簡単に残せます。さらに、ノートに「メッセージ」も紐づいているので、ファイルに関する情報が錯綜しない点が大きな特徴です。
最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ
ここまで、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判について解説しました。
Zoho WorkDriveを導入すると、効率的なファイル共有・活用が実現する一方、操作には教育の手間がかかってしまいます。しかし、中小企業の場合は特にツールの教育に時間をかけられるケースは少なく、実際に利用しながら操作を覚えていかなければなりません。
そのため、複雑なツールでは業務に遅れが発生するうえ、最終的には使われなくなってしまうのです。効率化を目的に導入したツールが逆に業務を圧迫する事態は避けなければならないため、ビジネススピードを落とさず業務を円滑ツールが必要です。
そこで、今回ご紹介したITに不慣れな人でも説明不要で使えるファイル共有ツールのStockを使って、ファイル共有におけるストレスを解消すべきです。非IT企業を中心に200,000社以上導入され、ファイル共有の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のファイル共有を効率化しましょう。
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