昨今は、インターネット上でファイルを簡単に共有する手段として「オンラインストレージ」が一般的になりつつあります。たとえば、「Smooth File」もファイル転送・共有が可能なシステムのひとつで、ビジネスでも利用されています。
なかには、Smooth Fileの導入を検討しているものの、具体的な活用イメージがつかめず導入に悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Smooth Fileの機能や料金プラン・評判を網羅的に解説します。
- Smooth Fileとはどのようなツールか、機能を知りたい
- 実際にツールを利用しているユーザーの声を元に、導入可否を決めたい
- 高セキュリティでITリテラシーを問わず利用できるツールがあればすぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Smooth Fileの概要が分かり、自社にとって最適なツールかが判断できます。
目次
Smooth Fileとは
Smooth Fileとは、株式会社CYLLENGE（旧：株式会社プロット）が提供している法人向けストレージサービスです。
利用にはアカウントが必要となりますが、ユーザー数の制限がないため、社内はもちろん社外ユーザーとも円滑にファイル共有できます。
「Smooth File」と「他のストレージサービス」の違い
他のストレージサービスと違う「Smooth File」の特徴は、ネットワーク分離をしている企業でも問題なくファイルを共有できる「ネットワーク分離モデル」がある点です。
ネットワーク分離とは、「主に行政や教育機関などで、”機密を扱う業務”に使う端末をインターネットから切り離しているケース」を指します。
社内で”インターネットに繋げられる端末”と”繋げられない端末”が混在すると、インターネットを介する一般的なストレージサービスでは、情報のやりとりができないのです。
一方で、Smooth Fileの「ネットワーク分離モデル」であれば、分離されたネットワーク間でのファイル共有が可能です。
また、Smooth Fileは通常モデルであっても、「通信暗号化」や「IPアドレス制限」など高いセキュリティレベルで設計されています。そのため、ネットワーク分離をしていなくても、「安全にファイル管理したい企業」に向いているストレージサービスです。
【2023年11月29日更新】Smooth Fileの最新情報
Smooth Fileはランサムウェア攻撃により、2023年6月中旬以降、一時サービス停止していました。
現在はサービスを再開していて、新規の契約も可能になっています。また、2017年には「Smooth File 5」から「Smooth File」へのバージョンアップも実施され、一部機能が変更されています。
Smooth Fileの主な機能（旧バージョンとの比較）
以下は、Smooth Fileで利用できる主な機能です。旧バージョン（Smooth File 5）からの変更点を含めてまとめています。（左右にスクロールできます）
| ＜機能＞ | ＜内容＞ | ＜旧バージョンからの変更点＞ |
|---|---|---|
|
ファイル転送機能 |
アップロードしたファイルのURLを送付して、ファイルを転送する機能です。主に、社外の相手とのやりとりに利用されます。 |
「外部送信」「外部受信」に分かれていた機能が、「ファイル転送」として統合されました。 |
|
ファイル共有機能 |
「共有プロジェクト」を作成して、プロジェクト内のファイルを社内外のメンバーと共有する機能です。 |
Smooth Fileに登録しているユーザー同士であれば、URLを介さずにファイルをやり取りできる「ユーザー間転送機能」、上長の許可なしでファイルの送受信ができない「上長承認機能」などが追加されました。 |
|
ファイル管理機能 |
アップロードしたファイルを管理するための機能です。「ファイルへのコメント」「検索」「ファイルに関する通知」などが含まれます。 |
ファイルの宛先に「cc/Bcc」を設定する機能が追加されました。また、オプションだった「バージョン管理機能」が標準で使えるようになりました。 |
|
ユーザー管理機能 |
企業やユーザーの権限などを管理する機能です。 |
自社だけでなく、「契約企業」「ゲスト企業」も管理できるようになりました。さらに、メンバーの情報（アドレス帳）をCSV形式で一括インポートする機能も追加されました。 |
|
セキュリティ機能 |
ファイルや情報のセキュリティを管理する機能です。「ウィルスチェック」や「通信暗号化」も含まれます。 |
オプションだった「ファイル暗号化機能」が標準搭載になりました。 |
Smooth Fileの通常モデルには、以上のような機能があります。
さらに、「ネットワーク分離モデル」では、個人情報が含まれるファイルの送信を拒否する「プライバシーフィルター」や、ファイル経由の不正な攻撃を防ぐための「ファイル無害化機能（オプション）」などの機能も使えるのです。
Smooth Fileの料金プラン比較表
以下では、Smooth Fileを利用する際の料金プランを、「通常モデル」と「ネットワーク分離モデル」に分けてご紹介します。
通常モデルの料金プラン
Smooth Fileは、「クラウド」「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の3つのタイプがありますが、以下は「クラウド」タイプ料金プランとなります。（左右にスクロールできます）
| 100GBプラン | 500GBプラン | 1TBプラン | 2TBプラン | 3TBプラン | 5TBプラン | 10TBプラン | 30TBプラン | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 初期費用 |
55,000円 |
55,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
| 月額費用 |
27,500円/月 |
33,000円/月 |
55,000円/月 |
82,500円/月 |
99,000円/月 |
137,500円/月 |
198,000円/月 |
280,500円/月 |
| ストレージ |
100GB |
500GB |
1TB |
2TB |
3TB |
5TB |
10TB |
30TB |
通常プランの「クラウド」タイプの料金プランは以上になります。「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の料金についてはサービスページ上には記載がないため、別途問い合わせが必要です。
ネットワーク分離モデルの料金プラン
以下は、ネットワーク分離モデルの「クラウド」タイプの料金プランです。通常モデルと同じく、「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の料金については、問い合わせが必要です。（左右にスクロールできます）
| 1コアプラン | 2コアプラン | 4コアプラン | 6コアプラン | 8コアプラン | 12コアプラン | 16コアプラン | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 初期費用 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
| 月額費用 |
38,500円/月 |
66,000円/月 |
110,000円/月 |
165,000円/月 |
198,000円/月 |
264,000円/月 |
330,000円/月 |
| データ領域 |
100GB |
200GB |
400GB |
600GB |
800GB |
1,200GB |
1,600GB |
| 推奨ユーザー数 |
～250人 |
～550人 |
～1,000人 |
～1,500人 |
～2,000人 |
～3,000人 |
～4,000人 |
| コア数 |
1 |
2 |
4 |
6 |
8 |
12 |
16 |
以上が、Smooth Fileの料金プラン比較表です。Smooth Fileの料金はユーザー数ごとの課金ではないため、使用する容量にもよりますが、大企業向きのサービスと言えます。
Smooth Fileの安全性は？
Smooth Fileは、2023年6月にランサムウェア攻撃によりサービスを停止していました。しかし、サービス自体にはセキュリティ対策の機能が多く、安全性の高さが特徴のサービスと言えます。
たとえば、通信の暗号化や「WAF（ワフ）」という、サイトへの悪質な攻撃を防ぐ仕組みを導入しています。また、上長の承認なしにファイルをやり取りできないようにする「上長承認機能」などで、人的ミスも減らせるのです。
ただし、Smooth Fileでできるファイル共有の方法は多く、操作も複雑なため、権限やURLの管理を徹底していないとヒューマンエラーは防ぎきれません。
そのため、ITツールに不慣れな社員が多い企業では、シンプルな操作性のため操作ミスが起こりにくく、 「ISO27017」などの国際資格も取得している「Stock」のようなツールを検討しましょう。
【必見】安全にファイルを保管・共有できるおすすめのツール
以下では、高セキュリティな環境でファイルを保管・共有できるおすすめのツールをご紹介します。
企業で取り扱うデータファイルには、個人情報や機密情報が含まれるので、情報漏えいを防ぐために慎重に管理しなければなりません。したがって、ファイル共有ツールはセキュリティが強固であることが必須なのです。
ただし、セキュリティが高すぎるあまり動作が重くなったり、操作性が悪く目的の情報が見つけにくかったりすると、運用するうえで強いストレスが発生します。したがって、「高セキュリティかつ簡単に使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、ファイル共有には、非IT企業の65歳以上のメンバーでも扱えるほど簡単で、国際レベルのセキュリティ基準を満たしたツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、直接ファイルを添付するだけで任意のメンバーにファイルを共有できます。さらに、ファイルの情報は第三者が不正にアクセスできないようにセキュリティ保護されているため、ビジネスでも安心して利用可能です。
最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Smooth Fileの口コミ・評判
以下では、Smooth Fileを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。利用者の声も参考にすると、導入時のイメージを掴みやすくなります。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Smooth Fileの良い口コミ・評判
まずは、Smooth Fileに関する良い口コミ・評判をご紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「インターネット経由でファイルをアップロードでき便利」といった声が挙がっています。
非公開ユーザー 投稿日時：2023年01月27日プロジェクトごとに容量を制限。ファイルの共有でアクセス権限を管理できる。ファイルの更新についてメールでアップロード通知が可能。ダウンロード回数の確認がわかりやすい。管理画面からは操作履歴閲覧可能。
非公開ユーザー 投稿日時：2022年03月15日・利用時は利用者のID、パスワードが求められ、またデータを送信する毎にファイルのパスワードが作成されるため、安心して利用ができる。・インターネット上からのアップデータや社外の大容量ファイルのやりとりなどに使用しており、シーン毎に他のツールと使い分けができるのも良いです。
非公開ユーザー 投稿日時：2021年11月29日職場のデータは重要度において二重のクラウドで管理しており、そのクラウド間でのファイルの移動が安心して簡単に行えます。児童生徒が閲覧可能なクラウドと機密文書等を扱うクラウドが二重に用意されており、双方向でのデータのやり取りが行えます。
非公開ユーザー 投稿日時：2018年11月30日Boxや、Dropboxと使い比べたが、相手がアカウントを発行しなくてもファイルをアップロードできるのは便利。 宅ふぁいる便などの無償サービスだと、保存期限の制約があるが、それよりも長期保存できる
Smooth Fileの改善点に関する口コミ・評判
次に、改善点に関する口コミを紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「直感的に操作できない点」を中心に改善要望が寄せられています。
非公開ユーザー 投稿日時：2022年3月15日欲しい機能・分かりづらい点・UI、UXの抜本的な改善その理由・管理画面をはじめ、ツール全体の画面がわかりづらいです。シンプルな設計、シンプルな操作(送信ファイル選択からアップデートに移行するまでの入力など)で利用できるようになるとユーザー満足度は高まるのではないでしょうか。
非公開ユーザー 投稿日時：2021年11月29日インターフェースがあまりよくなく、少し使いにくいです。また、複数のファイルを同時に移動させることには向いていないと思います。例えば数十枚、数百枚の写真データを一度に移動させる場合など。
非公開ユーザー 投稿日時：2020年07月17日管理画面のインターフェイスとユーザビリティが悪く、直感的に使うことができません。シンプルな仕組みながらも、説明を受けなければ使い始めることができず、最初は戸惑いばかりでした。
Smooth Fileの2つの注意点
以下では、Smooth Fileをメインのオンラインストレージとして利用するときの注意点を解説します。Smooth Fileは便利にファイルが共有できる一方、以下の点を考慮する必要があります。
（1）操作が難しい
Smooth Fileの注意点として、操作が難しい点が挙げられます。
Smooth Fileのユーザーからは「操作方法が直感的ではない」との声が挙がっており、導入時には操作方法を従業員に教育する必要があると言えます。しかし、ITに不慣れな社員が多いと教育に多くの時間がかかり、スムーズに運用できない恐れがあるのです。
したがって、とくに非IT企業においては操作方法が難しくない、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
（2）カスタマーサポートのレスポンスが遅いことがある
Smooth Fileは、カスタマーサポートからのレスポンスが遅いことがあるという点にも注意が必要です。
操作の不明点があったときに迅速なサポートを受けられると、スムーズな問題解消につながります。しかし、Smooth Fileの口コミを見ると、サポートの回答レスポンスが遅いケースが見受けられます。
したがって、ツールの選定時にはサポートの早さにも着目して選びましょう。たとえば、1営業日以内に問い合わせへの回答がある「Stock」のようなツールを選ぶと、万が一困ったことがあっても安心して利用できます。
Smooth Fileの機能や料金プラン・評判のまとめ
ここまで、Smooth Fileの機能や料金プラン・評判を網羅的に紹介しました。Smooth Fileを活用すると、大容量のデータファイルを編集・共有できる点がメリットです。
また、機密情報を扱う企業においては、高セキュリティな環境でのファイル共有が欠かせません。ただし、セキュリティの強度を優先するあまり使いにくいツールでは、かえって業務の効率を下げてしまう恐れがあります。
そのため、ファイル共有の円滑化を実現するためにも「すべての社内メンバーが問題なく使いこなせる、セキュリティ対策が万全なツール」を使いましょう。
したがって、自社の情報管理には、ITに不慣れなユーザーでも説明なしで使える、高セキュリティなファイル管理ツール「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、ファイル共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社のファイル共有を効率化しましょう。